Порядок ведения личных дел государственных служащих в органах исполнительной власти

В соответствии с постановлением Кабинета Министров  Украины от 02.08.96 N 912 "Об утверждении  Типового положения о кадровой службе органа исполнительной власти" формирования и ведения личного дела осуществляется кадровой службой соответствующего государственного органа.

Личное  дело формируется на каждого государственного служащего. Формирование личного дела начинается с началом рассмотрения вопроса о назначении на должность  государственного служащего.

Перед формированием личного дела необходимо проверить наличие на данного  работника дела в текущем архиве. Если оно имеется, следует сверить  с описанием наличие документов и приобщить их к документам, которые  подаются. При этом запись перечня  новых документов продолжается в  старом описании. При потребности  составляется новое описание.

Окончательно  личное дело работника оформляется  после назначения (избрания) его  на должность. Порядок назначения (избрания) на должности государственных служащих регулируются Конституцией Украины  и Законами Украины "О государственной  службе", "О местном самоуправлении в Украине", другими законодательными актами Украины.

При формировании личного дела в опись  включаются документы в соответствии с их размещением по делу с указанием  полного названия документа, организации, которая его выдала, номера и даты документа, а также даты включения  его в личное дело и количество листов. Материалы, которые поступили  после назначения работника на должность, вносятся в опись по мере их поступления.

Работник  кадровой службы должен проверить правильность заполнения материалов личного дела, соответствие отмеченных у них сведений с оригиналами документов (паспорта, военного билета, документа об образовании, в том числе о полном высшем образовании, и тому подобное).

Сформированное  личное дело регистрируется в книге  учета движения личных дел (дополнение 1) в течение недели со дня назначения работника на должность. После формирования и регистрации личного дела на бумажных носителях работник кадровой службы формирует личное дело в электронной  форме в порядке, определенном Главным  Управлением госслужбы (КАРТКА).

Не  позволяется разглашать данные, которые  содержатся в личных делах, изымать  из них документы, вносить в учетные  данные любые изменения без ведома работника, на которого оформлено личное дело, руководителя органа и руководителя кадровой службы.

Личное  дело государственного служащего при  прохождении им государственной  службы дополняется соответствующими материалами и ежегодно, до 15 апреля, то есть после представления декларации о доходах, уточняется. Об изменениях учетных данных государственных служащих орган исполнительной власти информирует Главное управление государственной службы и его территориальные органы в порядке, установленном приказом Главного управления государственной службы от 16.12.96 N 43 "Об утверждении Порядка информирования центральными и местными органами исполнительной власти, другими государственными органами об изменениях учетных данных руководителей, специалистов и лиц, зачисленных в кадровый резерв на эти должности", зарегистрированному в Министерстве юстиции Украины 20.12.96 за N 734/1759.

Изменения учетных данных работника вносятся в разделы II, III, IV, V, VI, VII, VIII личной карточки П-2 ДС, зарегистрированной Минюстом Украины  от 28 декабря в 1995 г. N 484/1020. Основанием для их внесения являются Указы и Распоряжения Президента Украины, приказы и распоряжения министров, руководителей других центральных и местных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, решения окружных избирательных комиссий, об избрании сельских, поселковых и городских председателей, решения сельских, поселковых, городских, районных, областных советов, сообщения учреждений и организаций, а также личных сообщениях работника. Все документы, на основании которых сделаны записи, подшиваются в личное дело и заносятся в опись документов. Нужно, чтобы документы, которые приобщаются к личному делу, имели необходимые подписи, даты и в случае необходимости были засвидетельствованы печатью.

При увольнении работника личное дело передается в текущий архив. В этом случае в личной карточке делается запись об увольнении работника (указывается дата и причина освобождения работника с должности, номер и дата приказа (распоряжения). Форма личной карточки П-2 ДС и инструкция по ее заполнению утверждены приказом Минстатистики Украины N 343 от 26 декабря 1995 года. Разделы I, VIII, IX и сведения о предыдущей работе заполняются работником лично. Автобиография пишется работником лично в произвольной форме, в конце ставится подпись и дата. В ней, кроме фамилии, имени и отчества, даты и места рождения, освещают вопросы, связанные с трудовой и общественной деятельностью, объясняются причины перехода с одной работы на другую, изменения местожительства, временного нетрудоустройства, об учебе и другое. При необходимости могут предоставляться объяснения по поводу важных моментов личной жизни и жизни своих близких родственников (отца, матери, братьев, сестер) и родственников жены (мужчины). Копии документов об образовании, в том числе о полном высшем образовании, о присвоении научной степени и звании и о повышении квалификации удостоверяют нотариально или руководителем кадровой службы.

Сведения  о доходах, обязательствах финансового  характера и имущественном состоянии (декларация) государственного служащего  или лица, которое претендует на должность государственного служащего, и членов его семьи, в соответствии с действующим законодательством, подаются при приеме на должность  государственного служащего и ежегодно до 15 апреля по установленной форме. Порядок заполнения деклараций определяется Государственной налоговой администрацией Украины.

Лицо, которое претендует на занятие должности  государственного служащего, в соответствии с законодательством предупреждается  об установлении ограничений. Текст предупреждения об установленных законодательством Украины ограничениях для государственных служащих, а также документ об ознакомлении с Общими правилами поведения государственного служащего подписываются претендентом на должность собственноручно.

В личные дела претендентов на должности, назначение на которые осуществляется после  предоставления допуска к государственной  тайне, прилагается справка о  наличии допуска к государственной  тайне.

Биографическая  справка составляется на основе личного  дела и трудовой книжки работника. Ответы на вопросы в справке должны быть сжатыми, но исчерпывающими. Сокращение слов, пропуски, исправления, не допускаются. Фамилия, имя, отчество, место и дата рождения указываются в соответствии с данными паспорта. Справка заверяется подписью руководителя кадровой службы и печатью. Представление о назначении претендентов на должности, назначения на которых в соответствии с законодательством  осуществляются по согласованию с центральным  и другим органом исполнительной власти, готовятся в произвольной форме. В представлении указывается  фамилия, имя, отчество, дата рождения претендента, занимаемая на время представления  должность, на какую должность рекомендуется (для заместителя руководителя - его функциональное направление), уровень  профессиональной подготовки, деловые  и другие качества претендента, ведомости, о подследственности претендента или наличие судимости.

Документ  о назначении (постановление, приказ, распоряжение) на должность или освобождение от должности должен содержать наименование органа, дату, номер, и название. При  назначении на должность или увольнении от должности руководящих работников, которые назначаются (увольняются) согласно действующему законодательству органом высшего уровня или по иной процедуре, издается приказ (распоряжение) руководителя соответствующего органа о вступлении работника в выполнение обязанностей (полномочий) или их прекращение.

В случае назначения работника на должность  по согласованию с органом высшего  уровня или по согласованию с председателями местных государственных администраций, к личному делу прилагается заключение органа, с которым согласовалось  назначение.

В приказе (распоряжении) о назначении или  увольнении работника указывается  полная дата (число, месяц, год) фактического выхода работника на работу (прекращение  трудовых отношений), размеры его  должностного оклада, надбавок и доплат, а также основания назначения (увольнения).

При рассмотрении вопроса о назначении на должность (продвижение по службе) для лиц, которые зачислены в  кадровый резерв, к личному делу работника прилагается справка  о пребывании в кадровом резерве. В справке указывается дата и  номер документа, на основании которого работник зачислен в кадровый резерв, сведения о работе по личному годовому плану, перечень заданий, выполненных  работником за время пребывания в  резерве, заключение руководителя структурного подразделения.

К личному  делу лица, которое успешно прошло стажировку и назначено на должность, прилагается приказ руководителя соответствующего органа о допуске работника к  стажировке, докладная записка стажера  о стажировке и заключение руководителя структурного подразделения о возможности  использования стажера на указанной  должности.

К личному  делу лица, которое прошло конкурсный отбор и назначено на должность, прилагается решение конкурсной комиссии. Сведения о назначении, переводе, на другую должность и об увольнении работника вносятся в трудовую книжку в соответствии с приказом (распоряжением).

К личному  делу лиц, которым продлен в установленном  порядке срок пребывания на государственной  службе, прилагается приказ (распоряжение) руководителя соответствующего органа и согласование начальника ГУ госслужби о продолжении срока пребывания работника на государственной службе. В приказе (распоряжении) указывается должность работника, срок продолжения пребывания на государственной службе, поручение соответствующему руководителю структурного подразделения о подготовке кадрового резерва на отмеченную должность.

Основанием  для сообщения об изменении учетных  данных могут быть заверенные кадровой службой копии свидетельств отделов  РАГСа, дипломов учебных заведений, приказов, распоряжений руководителей государственных органов, и другие документы. В случае внесения отдельных изменений в учетные данные (изменение домашнего адреса, номера телефона, семейного положения) по устным сообщениями, об этом делается соответствующее примечание: "по устному сообщению".

К личному  делу работника прилагаются копии (ксерокопии) документов о наличии  льгот, копии первой страницы военного билета (для военнообязанных) и ведомости, о прохождении военной службы, копии первой и второй страниц  паспорта и сведения о прописке. Копии военного билета и паспорта заверяются кадровой службой.

Для оперативного учета государственных  служащих и анализа сменяемости  кадров на той или иной должности  возможно ведение алфавитных и должностных  карточек. Алфавитная карточка ведется  в государственном органе, в котором  работает больше 100 государственных  служащих. Должностная карточка ведется  на руководителя и заместителей руководителя соответствующего органа, руководителей  структурных подразделений, их заместителей.

В соответствии с Программой кадрового обеспечения  государственной службы, утвержденной Указом Президента Украины от 10.11.95 N 1035, Главное управление государственной  службы и ее территориальные органы формируют базу данных государственных  служащих I - VII категорий. Для ее создания, постоянного ведения и обновления, центральные и местные органы исполнительной власти информируют  о назначении государственных служащих на должности и об изменениях учетных  данных, предусмотренных формой первичного учета П-2 ДС, а также о формировании кадрового резерва на эти должности. Порядок информирования определяется приказом Главного управления государственной  службы от 16.12.96 N 43 "Об утверждении  Порядка информирования центральными и местными органами исполнительной власти, другими государственными органами об изменениях учетных данных руководителей, специалистов и лиц, зачисленных  в кадровый резерв на эти должности", зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 20.12.96 за N 734/1759.

На  лицо, которое назначено (избрано) на должность I - III категории, личная карточка П-2 ДС и приложение к ней (автобиография, работа в прошлом) подаются в Главное  управление государственной службы в месячный срок со дня выхода документа  о назначении (избрании). Об изменениях учетных данных по всем разделам личной карточки соответствующие сведения подаются в Главное управление государственной  службы ежеквартально или посылается сообщение, что изменений в личном составе органа и в их учетных  данных не имелось. В случае увольнения руководящего работника соответствующего органа от должности, копия документа  об увольнении (Указ, Распоряжение Президента Украины, приказ (распоряжение) руководителя органа, об освобождении) подается в  Главное управление государственной  службы в недельный срок со дня  фактического прекращения трудовых отношений.

Личные  дела государственных служащих являются документами для служебного пользования, сохраняются в опечатанных металлических  шкафах или сейфах. Работу по ведению, хранению личных дел, обеспечивает кадровая служба или работник, на которого положено выполнение кадровых вопросов.

Каждое  личное дело подшивается в специально предназначенную для этого пронумерованную  папку. На первой странице сверху отмечается полное наименование органа. Порядковый номер дела определяется в соответствии с регистрационным номером в  книге учета движения личных дел  государственных служащих. Папки  для хранения архивных дел также  нумеруются и сохраняются отдельно от действующих дел.

Порядок выдачи личных дел устанавливается  руководителем соответствующего органа. Лица, которые пользуются личными  делами, хранят их наравне с тайными  документами без права передачи другим лицам, если это не вызвано  служебной необходимостью, и не разглашают их содержание. Работники, которые занимаются учетом государственных служащих, несут  ответственность за несоблюдение установленного порядка сохранения и выдачи личных дел согласно действующему законодательству.

Хранение  личных дел в электронном виде осуществляется в соответствии с  требованиями законодательства по вопросам защиты информации. Порядок хранения личных дел в электронной форме  определяется Главным управлением  государственной службы по согласованию из Госспецсвязью. 

Постановление Кабинета Министров  Украины от 25.05.1998г. № 731 «Об утв. Порядка  ведения личных дел  госслужащих в  органах исполнительной власти» по состоянию  на 2008 год.

Приказ  ГУ госслужбы при КМУ от 01.07.1998г. «Об утв. методических рекомендаций по применению Порядка ведения личных дел госслужащих в органах исполнительной власти и образцов оформления документов личных дел» по состоянию на 2008 год.