Основы делопроизводства

 

 

 

 

 

     1.5   Информационно справочные документы

К информационно-справочным документам можно отнести следующие:

• Письмо
• Гарантийное письмо
• Информационное письмо
• Письмо иностранному партнеру
• Факс
• Докладная записка
• Справка с места работы
• Протокол
• Акт сдачи-приемки выполненных работ
• Акт обследования и др.

Письмо

Закрытое акционерное  общество  
"Альбатрос"

Директору фирмы "Дело"  
Семенову С. С.

от 10.02.2013г. № 04/452  
на№_______________________

Уважаемый Семен Семенович!

Наша фирма работает в  области проектирования, дизайна  и строительства уже несколько  лет и занимает стабильное положение  на Российском строительном рынке. Мы будем рады видеть Вас в числе  наших клиентов. Подробную информацию о фирме Вы найдете в прилагаемом  информационном листе, а также в  буклете, посвященном нашим работам  в сфере проектирования и реализации интерьеров.

Если Вас заинтересовало это предложение, то мы можем выслать, любую дополнительную информацию или  встретиться с Вами лично.

С уважением,

Генеральный директор Иванов И. И.

Гара нтийное письмо

Гарантийное письмо является документом, регламентирующим порядок  оплаты заказа на выполнение работ.

Закрытое акционерное  общество  
"Альбатрос"

Генеральному директору  ООО "ВИЗИТ"  
Соколову О. О.

от 10.02.2013г. № 04/460  
на№_________________________

ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО  
Уважаемый Олег Олегович!

Прошу Вас выполнить заказ  на изготовление визитных карточек для  сотрудников фирмы в количестве 5000 шт.

Оплату гарантируем с  нашего расчетного счета 40702910100000000095 в  АКБ, "Столичный", к/с 30101010100000000218, БИК 044536218, ОКПО 23456789, ОКОНХ 12000.

Приложение: Список сотрудников  на 1 листе.

Генеральный директор Иванов И. И.

Главный бухгалтер Кошкина Л. Л.

Информационное письмо

Закрытое акционерное  общество  
"Альбатрос"

Всем сотрудникам

 

 

ИНФОРМАЦИОННОЕ ПИСЬМО

Прошу в срок до 10 февраля 2013 года представить в секретариат  список детей сотрудников, желающих посетить новогодние представления.

Административный директор ЗАО "Альбатрос" П. П. Петров

Письмо иностранному партнеру

Письмо в адрес иностранных  партнеров имеет отличную от нашей  структуру письма, общепринятую в  международной переписке. Письмо начинается с адреса, расположенного в левом  верхнем углу. Во всем мире порядок  написания адреса принят прямо противоположным  нашему: сначала пишут "кому", а  затем уже "куда".

С правой стороны пишут  дату отправления письма. Принятые у нас сокращения типа 10.12.01 в международной  переписке не употребляются. Допустимо  лишь сокращение месяцев.

• January-Jan.
• February - Feb.
• April-Apr.
• September - Sept.
• October-Oct.
• November-Nov.
• December-Dec .

Еще ниже слева пишут вежливое обращение. Оно традиционно состоит  из слов Dear Mr или Dear Mrs и фамилии адресата. Следующей строкой после обозначения "Re:" в деловой переписке  принято кратко обозначить предмет, тему письма.

Знаки препинания в деловых  письмах ставятся в соответствии с принятыми для английского  языка правилами пунктуации. В  деловом письме запятой отделяются число и месяц от года, а в  адресе разделяются название адресата, улицы, города, района, страны. Между  номером дома и названием улицы  запятая не ставится. После вступительного обращения в английской переписке  ставится запятая, а в переписке  с адресатом из США - двоеточие  или двоеточие и тире. Заключительное приветствие заканчивается запятой. Заканчивают письмо обычно словами Sincerely Yours (Искренне Ваш) или просто Yours (Ваш) и подписью с указанием под  ней вашей фамилии и должности.

Mr. F. Simpson  
American Book Co  
P.O. Box 99  
Afton,WY83110  
USA

October 20,2001

Dear Mr. Simpson:

Re: International Exhibition

We are pleased to once again invite you to participate in our International Exhibition of Technical and Scientific Books, held annually. The exhibition will be arranged from 10 to IS November 2001 at the Exhibition Center, Moscow.

We do hope that you will exhibit your books at our exhibition and would request you to send your publications to be displayed as well as catalogues, leaflets and any promotional material. We expect your books to have arrived by 5th November 2001 but we are prepared of course to receive your most recently published books that are considered of outmost impor-. tance even up until the opening of the exhibition.

Please find enclosed the detailed information leaflet as well as Application Form.

We look forward to your early reply and will await your application with the greatest of pleasures.

Sincerely yours, Lena Bukvareva Public Relations Dept.

Enc. Application Form (1)

Leaflet (1)  
............................................................................................

США  
83110 Вайоминг, Афтон  
а/я 99  
Компания  
"Американские книги"  
г-ну Симпсону С.

от 10.02.2013г. №07/155  
на№ ___________________

О международной выставке

Уважаемый господин Симпсон!

С удовольствием приглашаем Вас еще раз принять участие  в ежегодной выставке технической  и научной книги. Выставка будет  открыта с 10 по 15 ноября 2001 года в  выставочном центре в Москве.

Мы надеемся, что Вы представите  ваши книги на выставке и просили  бы Вас прислать свои выставочные  публикации, равно как и каталоги, листовки и любую другую рекламную  информацию. Мы ожидаем прибытие Ваших  экспонатов к 5 ноября 2001 года, хотя готовы, разумеется, получить только что изданные книги особой важности вплоть до самого открытия выставки.

Прилагаются листовка с более  подробной информацией о выставке и бланк заявки неучастие.

Мы рассчитываем на скорое получение Вашего ответа вместе с  заявкой и книгами.

Приложение: Бланк заявки на 1 листе

Листовка на 1 листе

Директор по международным  связям Л. Л. Букварева

Факс

Факс оформляется также, как и деловое письмо. Факсы  могут составляться на бланках письма.

Закрытое акционерное  общество  
"Альбатрос"

Директору фирмы "Дело"  
Семенову С. С.  
факс(095)1223344

от 10.02.2013г. №04/467  
на№ ___________________

О бронировании мест

Уважаемый Семей Семенович!

Сообщаю Вам, что на Ваше имя забронировано место на рейс 805 Москва - Лондон на вторник 25 декабря. Отправление из аэропорта "Шереметьево-2" в 09-30, прибытие в Лондоне 12-30.

С уважением, Менеджер по продажам С. С. Полетов

Административному директору  
ЗАО "Альбатрос"  
Иванову И.И.

 

 

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

10.02.2013г.

О выполнении приказа №  ПО-2

Сообщаю Вам о выполнении пункта 5 приказа от 30 ноября 2001 г. №  ПО-2 "О возгорании в здании ЗАО  «Альбатрос»".

5.1. Во всех технических  помещениях организованы должный  порядок, дежурство закрепленного  персонала, исключающее нахождение  в них посторонних лиц.

5.2. Работники сторонних  организаций допускаются в технические  помещения в сопровождений персонала  предприятия.

5.3. Распоряжение о закреплении  ответственных лиц подготовлено  и находится на согласовании  служб. Будет представлено на  Подпись Генеральному директору  сегодня, 3 декабря 2001 г. ^:

5.4. Проводится укомплектование  всех необходимых помещений универсальными  огнетушителями. Будет закончено  до 10 декабря 2001 г.

Начальник службы безопасности Крылов В. В.

Справка с места работы

Закрытое акционерное  общество  
"Альбатрос"

от 10.02.2013г. №05/39  
на№__________________

 

 

 

СПРАВКА

Петрова Юлия Александровна  работает менеджером по продажам в  Отделе маркетинга ЗАО "Альбатрос" с окладом 6000 (Шесть тысяч) рублей в месяц. Справка дана для предоставления по месту требования.

Генеральный директор Иванов И. И

Главный бухгалтер Антонова А. А.

МЛ.

Протокол

Протокол - документ, в котором  фиксируется ход обсуждения и  принятия решений на заседаниях коллегиальных  органов, совещаний, конференций. Протоколы  могут оформляться на чистых листах или на бланке с указанием наименования вида документа. Текст протокола  состоит из двух частей: вводной  и основной. Во вводной части указываются: председатель, секретарь, присутствующие, повестка дня. В основной части используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Протокол подписывается  председателем, секретарем, при необходимости  всеми или частью присутствующих.

Закрытое акционерное  общество  
"Альбатрос"

 

 

 

ПРОТОКОЛ  
производственного совещания

10.02.2013г. №31

Председатель Иванов И. И.

Секретарь Птичкина А. А.

Присутствовали; Петров П. П., Серов С. С., Фролов Ф. Ф., Скворцов Н. Н. Приглашенные: представитель фирмы "Реклама-М" Грачев Г. Г., представитель фирмы "RECCOM" Анисимов А. А., представитель фирмы "Сувенир" Машкин М. М.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Представление участников конкурса и выбор фирм из числа представленных на изготовление рекламной продукции.

СЛУШАЛИ:

Петров П. П. представил на рассмотрение документы и рекомендации рассматриваемых фирм.

ВЫСТУПИЛИ:

Анисимов А. А. представил предложения своей фирмы.  
Грачев Г. Г. представил предложения своей фирмы.  
Матрешкин М. М. представил предложения своей фирмы.

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Организация "Сувенир"  наиболее удовлетворяет требованиям,  предъявляемым ЗАО "Альбатрос"  к качеству, оперативности, стоимости,  срокам проведения работ и  условиям оплаты.

1.2. Заключить с фирмой "Сувенир" договор на изготовление  рекламной продукции.

Председатель Иванов И. И.

Секретарь Птичкина А. А,

В дело №________

 

 

 

 

 

      1.6       Документы по личному составу

К документам по личному  составу относятся документы, которые  составляются службой персонала  организации и регламентируют отношения  работодателя и сотрудников организации.

В настоящий комплект образцов включены следующие документы:

• Трудовой договор (контракт)
• Приказ по личному составу
• Анкета
• Резюме
• Характеристика с места работы
• Командировочное удостоверение

Трудовой договор (контракт)

ДОГОВОР №21-2001  
(трудовой контракт)

г. Москва 2001 года

Городская поликлиника № 1 г. Москвы в лице главного врача  Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, именуемая в  дальнейшем Заказчик, с одной стороны  и Савин Павел Иванович, программист, именуемый в дальнейшем Исполнитель, с другой стороны, заключили настоящий  договор о нижеследующем:

 ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.6.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя сопровождение информационного и программного обеспечения автоматизированной информационно-вычислительной системы сбора и обработки медико-статистической информации в поликлинике № 1.

1.6.2. Исполнитель принимает на себя:

- установку и запуск (инсталляцию)  рабочей версии ПО;

- инструктаж/консультирование  пользователей;

-анализ сделанных замечаний  и предложений по устранению  ошибок, совершенствованию ПО и  технологии его применения;

- коррекцию информационного  и программного обеспечения;

- консультирование и оказание  технической помощи при выполнении  наиболее сложных процедур обработки  и возникновении нештатных ситуаций.

1.6.3 Заказчик принимает на себя:

- определение состава  и характеристик входной и  выходной информации;

- ввод данных и ведение  БД;

- обеспечение "режима  наибольшего благоприятствования"  в поликлинике при выполнении  работ по договору.

1.6.4 Срок сдачи работ по договору - 31 декабря 2001 года.

 РАЗМЕР И ПОРЯДОК  ОПЛАТЫ

1.6.5 За выполнение обязанностей, предусмотренных настоящим контрактом, специалисту выплачивается денежное вознаграждение, включающее ежемесячные выплаты в размере 2000 руб.

1.6.5 Оплата производится по завершению работ. Платеж осуществляется в течение месяца по истечении отчетного.

 

 

ПРИКАЗ

30 ноября 2001 г. №6

г. Москва

О назначении на должность

ПРИКАЗЫВАЮ:

Назначить на должность главного бухгалтера Кошкину Ларису Леонидовну с 30 ноября 2000 г. Вменить в обязанности  главного бухгалтера обязанности кассира.

Основание: заявление Кошкиной Л. Л. Генеральный директор Иванов И. И.

Анкета кандидата

Служба персонала организации  при наличии вакансии составляет анкету кандидата, которая заполняется  кандидатом до или в процессе собеседования.

АНКЕТА КАНДИДАТА

Закрытое акционерное  общество  
"Север"

00.00.02

Просьба заполнять анкету печатными буквами

1. Основные данные

Фамилия

Имя

Отчество

Телефон для связи

и время удобное для  звонков

Дата заполнения анкеты "___"_____________2001г.