Организация защищенного документооборота

• организацию документооборота;
• создание информационно-поисковых систем по документам;
• контроль их исполнения;
• подготовку документов к передаче на архивное хранение.

По определению "Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение" образует документооборот. Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот   конкретного   должностного   лица,   структурного подразделения, организации, отрасли управления, государства в целом.

Действующие нормативные  акты и методические документы, в  том числе и «Государственная система документационного обеспечения  управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), исходя из прагматических соображений, рассматривают в качестве объекта регулирования только документооборот организации в целом и соответственно потоки входящих, внутренних и исходящих документов.

ГСДОУ требует закрепления  порядка движения документов внутри организаций в схемах, разрабатываемых службой делопроизводства и утверждаемых руководством организаций. В подобные схемы должны быть включены все, в том числе и компьютерные пункты обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. Самостоятельные схемы разрабатываются для различных категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и т.д. В эти схемы включаются, как правило, этапы создания документов от момента написания черновика. В случае утверждения схем движения документов руководством организации они приобретают нормативную силу.

Документооборот, или  порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

1. Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию.

2. Предварительное рассмотрение документов службой документационного обеспечения.

3. Рациональное движение документов внутри организации.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

2.2. Организация конфиденциального  делопроизводства

Правильная организация  конфиденциального делопроизводства в фирме является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет важное значение в достижении цели ее защиты. Как известно, специалисты, занимающиеся в области информационной безопасности утверждают, что порядка 80% конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства. Поэтому вопросы конфиденциального документооборота в фирме несомненно играют важную роль в достижении ею экономических успехов. В данной статье даны некоторые рекомендации, позволяющие упорядочить работу в фирме с конфиденциальными документами.

Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы:

• открытую;  
• с ограниченным доступом.

В свою очередь информация с ограниченным доступом может быть:

• государственной тайной;
• конфиденциальной информацией.

А, следовательно, и документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности". Конфиденциальные документы соответственно с грифами "Коммерческая тайна" и т.д.

В настоящее время видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных документов) насчитывается более 30. Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе, надо полагать, уменьшится. Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты.

По своей природе  конфиденциальные документы бывают:

• нормативно-методические;
• руководящие;
• распорядительные;
• информационно-справочные;
• организационные;
• финансово-бухгалтерские;
• кадровые (по личному составу).

Конфиденциальные документы  должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы. Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в общем делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.

В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на:

• входящие;
• исходящие;
• внутренние.

Прием входящих конфиденциальных документов осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства.

При этом проверяется:

• количество листов;
• количество экземпляров;
• наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).

В случае отсутствия в  пакете (конверте) некоторых перечисленных  документов - составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.

Регистрация документов производится в электронной базе, в журналах регистрации, либо на карточках.

На каждом зарегистрированном документе должен проставляться  штамп, в котором указывается:

• наименование;
• регистрационный номер;
• дата поступления.

После регистрации документы  передаются руководству органиизации для принятия решения. Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции.

С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале  регистрации входящих конфиденциальных документов.

По завершении работы над документом на нем проставляется  отметка о его исполнении и  направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело.

Все дела с конфиденциальными  документами и журналы их учета  вносятся в номенклатуру дел организации.

По окончании каждого  года руководителем организации  создается комиссия, которая должна:

• проверить наличие конфиденциальных документов;
• определить конфиденциальные документы для архивного хранения;
• определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.

В случае утери конфиденциального  документа руководителем организации создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем организации принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.

2.3.  Принципы  защиты конфиденциального  документооборота

Организация конфиденциального  документооборота должна строиться  на основе следующих принципов:

• Разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;
• Обеспечения пользователей всеми необходимыми им в силу служебных обязанностей конфиденциальными документами, но только теми, которые действительно необходимы для выполнения конкретных видов работы;
• Исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;
• Целенаправленного регулирования процессов движения конфиденциальных документов;
• Исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;
• Фиксированной передачи конфиденциальных документов;
• Обеспечения своевременного и качественного исполнения конфиденциальных документов;
• Персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных разрешений и ознакомление с конфиденциальными документами и на их отправление.

Как и многие другие задачи, проблема защиты конфиденциального документооборота решается только в том случае, когда служба ДОУ, отвечающая главным образом за «бумажную» работу, и служба информационных технологий, контролирующая сегодня электронные документы и материалы, объединяются в единое целое и действуют совместно.

2.4.  Уничтожение документов с  истекшими сроками хранения

Возможность вполне законно  уничтожить документы по истечении  срока хранения - чрезвычайно важный элемент всей работы по обеспечению  информационной безопасности. Это возможность уменьшить риск утечки конфиденциальной информации.

В бумажном делопроизводстве, уничтожение документов и предшествующий этап экспертизы их ценности считаются наиболее сложными видами работ, требующими как высокой профессиональной квалификации, так и умения взаимодействовать практически со всем коллективом организации. С электронными документами нужно решать все те же проблемы, что и с бумажными, плюс ещё несколько – порой очень трудно разыскать и уничтожить все имеющиеся копии электронного, к тому же, как выяснилось на практике, гарантированное уничтожение электронных документов требует физического уничтожения носителей этих документов, для чего требуются специальные технические средства.

2.5. Разрешительная система доступа  к конфиденциальным документам

Разрешительная система  доступа к конфиденциальным документам представляет собой совокупность установленных  руководством предприятия нормативных  положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ пользователей  к необходимому им для выполнения служебных обязанностей объему конфиденциальных документов. Системой должно быть определено, кто из руководителей предприятия и структурных подразделений, кому из пользователей и с какими категориями конфиденциальных документов может давать разрешение на ознакомление (работу), а также порядок оформления таких разрешений в зависимости от вида учета или категорий документов. При этом право давать разрешение на ознакомление и право работать с конфиденциальными документами может быть предоставлено только лицам, имеющим допуск к коммерческой тайне.

При установлении разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам необходимо учитывать следующие требования:

• соответствующий руководитель может давать разрешение на ознакомление с конфиденциальными документами, входящими в сферу его деятельности. Только подчиненным лицам и только по служебной необходимости;
• разрешение на ознакомление оформляется письменно;
• при необходимости ознакомления пользователя только с частью конфиденциального документа в разрешении на ознакомление должны быть указаны разделы, пункты или страницы, с которыми можно знакомить пользователя.

Разрешительная система  должна предусматривать и порядок  доступа к конфиденциальным документам лиц, не работающих на данном предприятии (при выполнении совместных работ и др.). За разглашение или неправомерное использование содержащихся в документах конфиденциальной информации сотрудники, получившие доступ к конфиденциальным документам несут перед обладателем этих документов гражданско-правовую ответственность.

Защищенность  документопотоков достигается за счет:

• одновременного использования режимных (разрешительных, ограниченных) мер и технологических приемов, входящих в систему обработки и хранения конфиденциальных документов;
• нанесения отличительной отметки (грифа) на чистый носитель конфиденциальной информации или документ, в том числе сопроводительный, что позволяет выделить их в общем потоке документов;
• формирования самостоятельных, изолированных потоков конфиденциальных документов и часто дополнительного их разбиения на подпотоки в соответствии с уровнем конфиденциальности перемещаемых документов;
• использования автономной технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, не соприкасающихся с системой обработки открытых документов;
• регламентации движения документов как внутри фирмы, так и между  фирмами, т.е. с момента возникновения мысли о необходимости создания документа и до окончания работы с документом и передачи его в архив;
• организации самостоятельного подразделения конфиденциальной документации или аналогичного подразделения, входящего (или не входящего) в состав  службы безопасности или аналитической службы;
• перемещения документов между руководителями, исполнителями и иным персоналом только через службу конфиденциального делопроизводства.

 

Заключение

Я постаралась учесть как можно больше аспектов по построению защищенного документооборота и представить ряд требований, которые позволяли построить систему безопасного обращения документов в любой структуре как государственной, так и коммерческой. К сожалению, в нашей стране проблеме построения защищенного документооборота уделяется не так много внимания, какое стоило бы уделить. На каждом предприятии в идеале должен учитываться человеческий фактор, ужесточены рамки наказания за разглашения секретной информации, должны быть поощрения за правильное ведение делопроизводственных операций.