Организация документооборота

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника  структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о  наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения до 10 лет  передаются в ведомственный архив  по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

Секретарем организации через 2 года проводится обработка дел и перекладывание их в другой шкаф, который образует начало будущего архива.

Архивы в зависимости от объема и характера хранимого в них  материала подразделяются на центральный  или общий и местные (текущий).

В центральном архиве хранятся дела законченных отчетных периодов (прошлых лет). В местных архивах хранятся дела по законченным операциям текущего отчетного периода (текущего года).

Порядок пользования документами  из архива:

1. Для получения документов для  дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предприятия.

2. Категорически запрещается делать  на документах пометки, загибать  листы, снимать копии без разрешения  руководителя, переводить чертежи  через кальку.

3. Сотрудникам, работающим в данной организации, документы выдаются под расписку без права выноса за пределы учреждения.

4. Документы по письменным запросам  выдаются доверительным лицам  по доверенности.

5. При снятии копии с документа,  который находится в архиве, на подлиннике проставляется, когда и кому была выдана копия.

6. Лица, работающие с  документами архива, несут полную  ответственность за сохранение  документов. В случае нарушения  - привлекаются к ответственности  в установленном законом порядке.

Заключение

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности  обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Документ есть первоисточник  информации для бухгалтера. Поэтому  в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Документооборот является одним из методов бухгалтерского учета.

Список используемой литературы

1. Делопроизводство: Учеб. Для нач. проф. образования/Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2002.

2. Каморджанова Н.А., Карташова И.В. Бухгалтерский учет. 4 издание. –М. 2003.

3. Справочник секретаря – референта: Практическое пособие. Автор – составитель М.И. Басаков – Ростов Н/Д «Феникс», 2001.

4. Сергеева Т.С., Николаева Г.А. Бухгалтерский учет в оптовой торговле. –М. 2002.

5. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 5-е испр. и дополненное – М.: ЗАО Бизнес – школа «Интел – Синтез», 2002.

6. Кирсанова М.В., Акселов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Нососибирск, 2001.