Опыт и перспективы применения информационных технологий в работе государственных архивов субъектов РФ

А.К. Макарова  (г. Магнитогорск)

ОПЫТ И ПЕРСПЕКТИВЫ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В РАБОТЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ СУБЪЕКТОВ РФ

Архивное дело представляет собой отрасль деятельности человеческого общества, охватывающую все теоретические, правовые и практические аспекты, являющихся частью исторической памяти о прошлом. Значительный вклад в изучение истории архивного дела и создание концепции отечественного архивоведения внесли отечественные ученые: В.В.Максаков [4] , А.В.Чернов [7], В.Н.Автократов, [1], В.Н.Старостин, Е.В. Старостин [6], В.П.Козлов и др.

В современных условиях нет  необходимости говорить о месте  и значимости автоматизированных информационных технологий для архивного дела. Отошли в прошлое дискуссии о направлениях и допустимых границах использования компьютеров, на повестке дня - обсуждение приоритетов в этой сфере, особенностей конкретных технологических решений, наиболее эффективных способах их использования. Информационные технологии сегодня применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности, хотя и в разной степени. Наиболее полно и результативно технологии используются в сфере научно-справочного аппарата и государственного учета, началось продвижение в области комплектования. Определенные шаги сделаны также в той части сферы обеспечения сохранности архивных документов, которая связана с информацией о состоянии документов. Что касается использования, то сделано и делается немало, но впереди - необозримое поле деятельности.

В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в  архивах целесообразно создание интегрированной информационной системы (ИИС) архива, реализованной на унифицированном программном обеспечении. Эта система должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описание архивных документов, автоматизированную поддержку учёта и поиска архивных документов; контроль за обеспечением сохранности документов; ведение списков источников комплектования; учёта использования документов архива.

Однако возможно использование  архивами и собственных программных разработок, в которых должен предусматриваться: включение в структуры информационных массивов обязательных реквизитов, т.е. обязательного перечня полей баз данных (БД) с их спецификациями; обязательные процедуры обработки данных и представления результатов обработки (выходных форм) по основным направлениям деятельности архива в традиционной или электронной форме. Очень важной частью работы по внедрению информационных технологий является сопровождение программного обеспечения (ПО), включающего:

- усовершенствование ПО  в соответствии с дополнительными  требованиями архива, возникшими  в ходе эксплуатации;

- адаптацию, т.е. приспособление  ПО к изменяющимся условиям  работы установление связей с другими программами;

- коррекцию, т.е. исправлению  ошибок в программе, выявление  на стадии эксплуатации..

Для эффективного ведения  и использования БД, организации распределенных баз данных, обмена файлами и сообщениями, коллективной подготовки документов и т.п. в архиве целесообразно установление локальной вычислительной сети (ЛВС), работой которой руководит администратор сети. [3, 2, c. 258]. 

Для сохранения массива данных очень важное значение имеет защита информации от несанкционированного доступа и своевременное конвертирование данные в новые версии программы. Доступ к архивным базам данных регулируется системой парольной защиты компьютеров и информационных массивов, которая обеспечивает доступ, как правило, на трех уровнях в режимах «пользователя», «редактора», и «администратора».

Так же следует отметить, что в использовании архивных документов есть функции факультативные и строго обязательные. Можно не подготовить виртуальную выставку, не опубликовать отчет о мероприятии, но нельзя проигнорировать миллионы социально-правовых запросов. Современные информационные технологии могут, по крайней мере, сократить сроки их исполнения, ощутимо компенсировать хроническую нехватку архивных кадров на этом направлении. Росархив в течение последних лет не прекращает попыток получить необходимые финансовые средства для создания и ведения единой базы данных по местам хранения документов по личному составу (сначала - по федеральным архивам, затем по архивам отрасли, архивам организаций). В настоящее время появились перспективы получения государственной поддержки этого нужного направления и для архивов и для граждан; определены конкретные методики построения и функции специализированных архивных технологий; определены составы и структуры формируемых информационных массивов баз данных; внедрено или находится в процессе разработки общеотраслевое программное обеспечение по основным направлениям архивной деятельности; введены в базы данных и практически используются значительные архивные информационные ресурсы.

Результаты  свидетельствуют, в частности, о  том, что общими усилиями создана  основа для построения интегрированной  информационной системы государственного (муниципального) архива, и эта задача, сформулированная как стратегическая более 10 лет назад, переходит теперь в практическую плоскость. Необходимость такой интегрированной информационной системы архива очевидна, ибо она позволит оптимизировать информационные массивы и потоки, устранить дублирование функций и данных при информатизации различных направлений архивной деятельности.

Важно учесть, что далеко еще не полностью освоенной и оцененной архивистами сферой применения информационных технологий в архивном деле является сеть Интернет [3]. Перед архивными сайтами открыты огромные возможности, которые неуклонно расширяются вместе с технологическим прогрессом.

Основные цели присутствия архивов в Интернете  в самой сжатой форме выглядят следующим образом: предоставление общей справочной информации об архивных документах и архивах; постоянное информирование об архивной деятельности; содействие поиску архивных документов и получению архивных услуг; взаимное информирование архивистов и обсуждение профессиональных архивных вопросов; популяризация архивного дела, формирование позитивного имиджа архивов у граждан и общества.

За последние  годы на архивных сайтах размещен огромный и разнообразный материал, в целом соответствующий сформулированным целям, растет интерактивное взаимодействие архивов с пользователями сайтов. Для обсуждения этой проблематики есть своя площадка - научно-практический семинар-совещание «Российские архивные сайты: опыт, проблемы, перспективы развития» (май 2008 г., Московская область).

В соответствии с рекомендациями проведен мониторинг сайтов федеральных архивов, органов  управления архивным делом и государственных  архивов субъектов РФ (экспертную оценку по 53-м критериям осуществляла Е.В.Боброва, контент-девелопер портала «Архивы России»). Первые пять мест заняли сайты ГА Пермской области, Главархив Москвы, Архивная службы Республики Татарстан, ГАС Удмуртской Республики, РГАНТД и «Архивы Карелии» (поделили пятое место). Процесс архивного сайтостроения только разворачивается, причем в трудных кадровых и финансовых условиях. В настоящее время представительство отрасли в сети выглядит так: отраслевой портал «Архивы России» 6 сайтов федеральных архивов; всего лишь 34 сайта органов управления архивным делом и 26 сайтов региональных государственных архивов [5].

Здесь учтены только самостоятельные сайты, количество кратких страничек на сайтах вышестоящих  и сторонних организаций как  минимум удвоило бы приведенные цифры. Однако все эти странички никак нельзя признать сколько-нибудь полноценным архивным представительством в Сети, они содержат лишь краткую справочную информацию, дополненную иногда текстом Положения об архиве или органе управления, в редких случаях также общим перечнем архивных услуг.

Число архивных сайтов существенно возросло. Стимулом послужила одобренная Распоряжением  Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 632-р «Концепция формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г.». В документе под термином «электронным правительство» подразумевается « новая форма организации деятельности органов государственной власти, обеспечивающая за счет широкого применения информационно-коммуникационных технологий качественно новый уровень оперативности и удобства получения организациями и гражданами государственных услуг и информации о результатах деятельности государственных органов». Среди приоритетов Концепции - создание всеми органами власти самостоятельных сайтов и обеспечение через них доступ к ведомственным информационным системам. Применительно к архивной отрасли речь пойдет, несомненно, о широком открытом доступе к научно-справочному аппарату.

С наступлением 21 века компьютерные технологии затронули все сферы деятельности человека, в том числе и архивные учреждения [2, c.245]. Внедрение новых информационных технологий в работу архивохранилищ и библиотек расширяет доступ (в том числе удаленный) к документной информации увеличивает возможности научного анализа информационных богатств архивов, создает новый инструментарий архивной эвристики, новые формы издания документов и справочников на нетрадиционных носителях (прежде всего на CDи DVD), интеграцию информационных ресурсов архивов в мировое киберпространство.

Литература (источники)

1. Автократов В.Н. Теоретические проблемы отечественного архивоведения / В.Н. Автократов, - М.:РГГУ,2001.-396 с.
2. Архивоведение: учебник для нач.проф. образования; учебник пособие для сред.проф. образования / Е.А.Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М.Бурова; под.ред. гл.-корр. РАН В.П.Козлова.- 6-е издание., стер.-М.: Издательский центр «Академия»,2007. – 272 с.
3. Киселев И.Н. Архивные информационные технологии на современном этапе Доклад Заместителя начальника отдела обеспечения сохранности, государственного учёта и автоматизированных архивных технологий Росархива И.Н.Киселева.,2008г. [Электронный ресурс] – Режим доступа: http://www.rusarchives.ru/news/council_90_k.shtml
4. Максаков В.В. История и организация архивного дела в СССР (1917-1945 гг.) / В.В. Максаков, М., 1969. - 431 с.

5. О сайте Отраслевой Портал Архивы России  [Электронный ресурс] – Режим доступа:  http://www.rusarchives.ru/site.shtml

6. Старостин Е.В. Зарубежное архивоведение: проблемы истории, теории и методологии / Е.В. Старостин, М., 2001. - 327 с.
7. Чернов А.В. История и организация архивного дела в СССР: Краткий очерк. Под ред. Д.С. Бабурина. М., Гл. арх. Упр. НКВД СССР. 1940. 268 с.