Описание ведения номенклатуры дел предприятия

Приложение А. Пример Номенклатуры дел

 

 

ООО «----»	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор _____________ А.М.Молчанов  «10» декабря 2010г.
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 2011 год г. Москва

 

 

Индекс    дела	Название раздела, заголовок дела  (тома, части)	Кол-во дел  (томов,   частей)	Срок хранения дела  (тома, части)   и  № статей  по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
	01. Руководство
01-01	Устав, свидетельство о   государственной регистрации   организации		Постоянно
01-02	Договор об учреждении  общества, изменения и дополнения  к нему, протоколы   учредительных  собраний, реестр   учредителей (участников)		Постоянно
01-03	Положения о структурных   подразделениях организации,   филиалах и представительствах		Постоянно
01-04	Приказы по основной деятельности		Постоянно
	02. Бухгалтерия
02-01	Положение о бухгалтерии. Копия		Постоянно
02-02	Должностные инструкции работникам бухгалтерии		3 г	После замены новыми
02-03	Больничные листы		3 г
02-04	Акты сверок расчетов по платежам в бюджет		До минования надобности	После проведения налоговой проверки
	03. Отдел кадров
03-01	Положение об отделе. Копия		Постоянно
03-02	Должностные инструкции сотрудникам отдела		3 г	После замены новыми
03-03	Приказы о приеме, переводе, увольнении, премировании работников		75 л
03-04	Приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках работников		3 г
03-05	Обращения граждан и документы по их рассмотрению (акты, справки, переписка)		5 л
	04. Делопроизводство
04-01	Документы (служебные письма,  записки, докладные записки, справки и  др.)		5 лет ЭПК
04-02	Журнал регистрации входящих и   исходящих документов		3 года

 

 

Заместитель генерального директора           И.И.Кирсанов

10.12.2010

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дело, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Она используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел должна отвечать определенным требованиям, важнейшими из которых являются:

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Номенклатура должна охватывать весь объем документов, которые будут возникать в деятельности организации или ее структурного подразделения.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом предприятия, организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель предприятия. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

1) Делопроизводство (Организация  и технологии документационного  обеспечения управления): Учебник  для вузов / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с.

2) Комышев, А.Л. Основы документационного обеспечения управления: Учебное пособие для экономистов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров. – М.: Издательство «Дело и Сервис», 2000. – 224 с.

3) Организация работы  с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2001. – 592 с. – (Серия «Высшее образование»)

4) Доронина, Л.А. Составляем  номенклатуру дел на следующий  год // Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2007. - №12.

5) Подолина, О.Г. Как определить срок хранения документа? // Делопроизводство и документооборот на предприятии, 2007. - №10.

6) Степанов, Е.А., Корнеев, И.К. Информационная безопасность и  защита информации: Учеб. Пособие. –  М.: ИНФРА-М, 2001. – 304 с. – (Серия «Высшее образование»).

7) Кирсанова, М.В. Современное  делопроизводство: Учебное пособие  для вузов / М.В. Кирсанова. – 2-е изд. – М.; Новосибирск: ИНФРА-М, 2001. – 286 с.