Контрольная работа по "Делопроизводство"

Контроль  исполнения порученного задания  является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и  контроль за сроками исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль за сроками исполнения ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно. 

Текущее хранение документов

   В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают  большое количество документов. После  их использования в оперативной  деятельности для решения текущих  вопросов документы становятся хранителями  ретроспективной информации, надобность которой может возникнуть вновь  через определенное время, т.е. они  выступают в роли памяти учреждения. Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в одну обложку - дело. Специальным классификационным справочников, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают (пока еще ориентировочно) срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. Выяснив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку - краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. Начинается заголовок с указания вида документа (приказы, распоряжения, решения и т.д.). В заголовках с распорядительной документацией, а так же с протоколами после указания вида документа, дается автор и год.

Например: "Приказы директора банка за 2000 г."

При составлении  заголовка каждого конкретного  дела необходимо учитывать сроки  хранения документов. Документы с  постоянным сроком хранения, временным  свыше 10 лет и временным до 10 лет  не могут группироваться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются  по перечням документальных материалов с указанием сроков хранения (типовым  и ведомственным) и уточняются экспертной комиссией (ЭК) организации. Нормативные документы и методические материалы по составлению  номенклатур дел рекомендуют первыми помещать дела, включающие распорядительные документы директивных и вышестоящих органов. Далее располагаются названия дел с распорядительными документами самого учреждения (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов).  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

   Распорядительные  документы – документы, посредством  которых решаются административные и организационные вопросы т.е. важнейшие вопросы деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Наиболее распространенные виды распорядительных документов это постановления, решения, приказы, указания. Этапы подготовки распорядительных документов представляет собой достаточно сложный процесс, отличающийся в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоначалия (приказ, распоряжение).

Можно выделить четыре основных стадии подготовки документов:

1. Изучение существа вопроса;
2. Подготовка проекта документа;
3. Согласование документа;
4. Подписание документа.

Процедуру составления и оформления распорядительного  документа желательно описать в  инструкции по делопроизводству. Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. Главное условие, обеспечивающее качество документа, достаточная компетентность лиц, его готовящих. Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из взаимозависимых двух частей - констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме (указывается действие или что нужно сделать т.е. требования). В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения - автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании. Подробное составление распорядительных документов описано выше. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  литературы:

1. АН.Бондарев "Секретарское дело", М., "Высшая школа", 1989 г.

2. А.Н.Кузнецова, Р.Н.Вангейнгейм "Машинопись", М., "Высшая школа", 1986 г.

3. В.А.Кудряев "Организация работы с документами", М.:ИНФРА, М., 1998 г.

4. Т.В.Кузнецов "Составление и оформление служебных документов", М.,1998 г.

5. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы // Книга: Исслед. и материалы. — М., 1995. — Сб. 70. — С. 24—40.

6. Ильюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. —М.: МГИАИ, 1977. — 132 с.

7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991