Комплектование архивов

-подлинность и копийность документа;

-юридическую силу документа;

-дублетность, повторяемость документа;

-поглощенность содержания документа;

- физическое состояние документа.

Этапы экспертизы ценности документов:

• в делопроизводстве организации - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел для передачи в ведомственный архив;
• в ведомственном архиве - при подготовке к передаче дел на постоянное хранение в государственный архив;
• в государственном архиве - при целостной комплексной экспертизе архивных документов с целью совершенствования архивных фондов и учетной документации.

Экспертиза ценности документов осуществляется рядом экспертных комиссий:

- в учреждениях, организациях, предприятиях - экспертная комиссия;

- в министерствах, ведомствах, главках - Центральная экспертная комиссия;

- в госархивах - экспертно-проверочная комиссия;

- в Росархиве - Центральная экспертно-проверочная комиссия.

ЭК и ЦЭК взаимосвязаны по соподчиненности, так же как ЭПК и ЦЭПК. Кроме того, архивные экспертно-проверочные комиссии курируют экспертные комиссии учреждений, организаций, предприятий, министерств, ведомств, главков.

Первичной экспертной комиссией является ЭК учреждений, организаций, предприятий. Положение о ней утверждено Росархивом 19.01.95. Согласно данному положению ЭК создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда РФ.

Комиссия является совещательным органом при руководителе учреждения, возглавляется его заместителем и состоит из ответственных за ведение делопроизводства и ведомственного архива лиц, сотрудников структурных подразделений, представителя госархива. В случае необходимости к работе комиссии могут привлекаться как эксперты представители других организаций. Комиссия утверждается приказом руководителя учреждения и курируется ЭПК госархива, с которой согласовываются решения ЭК. В основе работы ЭК находится архивное законодательство, типовые и ведомственные перечни документов. Комиссия собирается на свои заседания по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

Задачи экспертной комиссии:

1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводство при составлении номенклатуры дел и формировании дел;
2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии их подготовки к архивному хранению;
3. Организация и проведение отбора и подготовки документов на государственное хранение.

В основе деятельности экспертных комиссий находятся типовые и ведомственные перечни документов - систематизированные списки видов и категорий документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранении. Выделяются типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения и типовые с указанием подлежащих передаче на государственное хранение документов постоянного хранения.

В настоящее время наиболее распространены:

• Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения;
• Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций.

В результате деятельности экспертных комиссий составляются следующие документы:

     - протоколы их заседаний;

- описи дел постоянного хранения;

- описи дел временного хранения;

- акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

По результатам экспертизы ценности документов, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и в установленном порядке вносятся изменения в учетные документы архива.

В результате экспертизы ценности документов, поступивших в  архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел  временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу  и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Подлежащие уничтожению  архивные документы передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета  в установленном порядке. Сдача  дел оформляется приемо-сдаточной  накладной, в которой указываются  дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Развитие архивного  дела в России в предстоящие десятилетия будет характеризоваться противоречивым сочетанием разнонаправленных факторов и тенденций. Наряду с необходимостью сохранения в надлежащем порядке традиционных бумажных ресурсов, архивы встали перед необходимостью динамичного перевода систем управления архивным делом (учет, комплектование, ведение научно-справочного аппарата (НСА), хранение ресурсов) на электронные технологии.

Архивы будут играть важную роль в развитии новой информационной культуры, связанной с глобализацией мировых информационных потоков, становлением массовой компьютерной грамотности, ростом потребности граждан, государственных учреждений и общественных организаций в поиске и получении информации, в том числе и архивной, в электронном виде и по каналам электронной связи. Носители новой информационной культуры будут предъявлять все более высокие требования к услугам, оказываемым архивными учреждениями, что, в свою очередь, будет стимулировать развитие информационных технологий в архивах, приспособление этих технологий и богатейших информационных ресурсов традиционных архивов к новым потребностям.

В настоящее время деятельность государственных архивов регла-ментируется «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», сформулированными с учетом многолетней практической и иссле-довательской работы в архивах, что, несмотря на сложность архивных процессов, создает предпосылки для их полноценной формализации, т. е. описания в виде схем, алгоритмов и т. п.

Это, в свою очередь, позволяет эффективно применять современные информационные технологии для автоматизации деятельности архивов, результатом которой будет повышение эффективности их деятельности в десятки и сотни раз за счет перехода к созданию электронных информационных ресурсов архивов и средств оперативного доступа к ним.

 

Список  использованных источников и литературы

Источники

Опубликованные

1. Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22.10.2011 № 125-ФЗ  (по  сост. на 27.07.2010) // Консультант Плюс. Правовая система.
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.
3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. Утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18.01.2007 г. № 19 // Бюл. нормат. актов фед. орг. испол. вл. 2007. № 20. 5–92 с.

Литература

4. Алексеева, Е.В. Архивоведение: учебник / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред. В.П. Козлова. М., 2002. 76 с.
5. Глазунова, Т. В. Архивное право: конспект лекций  / Т. В. Глазунова. Омск: ОмГТУ, 2010. 52 с.
6. Малышева, С. Ю. Основы архивоведения: учебное пособие / С. Ю. Малышева. Казань: Хэтэр, 2002. 169 с.
7. Тельчаров, А.Д. Архивоведение:конспект лекций / А. Д. Тельчаров. М.: Приор-издат, 2005.160 с.