Пример 8 

     11. Могут быть отметки номера  дела, в которое отправлено данное заявление.

     Приведем  пример заявления с наличием в  нем всех необходимых реквизитов.

     Пример 9 

1.4. Особенности оформления  и придания юридической  силы уведомлениям (меморандумам)

     Работодатель  пишет уведомления для того, чтобы  о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске, согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником сокращается (ст. 79 ТК РФ) и др.

     Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

     Ниже  приводятся выписки из Трудового  кодекса, подтверждающие требование именно письменной формы уведомления в некоторых случаях соблюдения требований трудового законодательства.

     Фрагмент документа

     Во  всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления  работника за определенный срок, который  отвечает требованиям трудового  законодательства. Поэтому такие  уведомления вручаются работнику  под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

     Уведомление имеет все те же реквизиты, которые  должны быть на любом кадровом документе.

     Пример 10 

     Система регистрации документов внутренней переписки

     Работодателю  будет легче защищаться в случае трудового конфликта (в том числе  судебного), если в организации грамотно построена система регистрации  документов. Система регистрации  в компании необходима для:

     учета наличия документов и отслеживания их движения;

     придания  юридической силы документам компании;

     оптимальной организации внутреннего документооборота на предприятии;

     защиты  интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае журнальная система регистрации подтвердит факт создания документа в определенную дату.

     Количество  журналов (книг учета), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли  не только функцию регистрации документов, но и могли в случае конфликта послужить доказательством того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов.

     Журналы должны:

     иметь твердую обложку (для соблюдения сроков хранения);

     иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности  удаления листа или добавления листа  в существующий журнал);

     иметь пронумерованные страницы от начала до конца;

     быть  прошиты;

     содержать заверительную запись. Она состоит  из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи  руководителя организации и даты оформления журнала. Заверительная подпись проставляется на задней обложке журнала извне или снаружи нее;

     Пример 11 

     быть  удостоверены печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета  трудовых книжек, которые должны быть удостоверены сургучной печатью или пломбой (п. 41 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

     Внутренний  вид журналов, в которых можно  вести регистрацию документов внутренней переписки, разрабатывается самими организациями, так как унифицированных форм журналов нет. Ниже приводится их примерная форма.

     Пример 12 

     Пример 13 

1.5. Копии документов  и дубликаты

     Часто документы внутренней переписки  передаются должностным лицам в  виде копий или дубликатов, в частности, если оригинал документа направлен вышестоящему должностному лицу либо подшит в материалы дела, но по документу необходимо принимать какие-то дальнейшие действия.⁵

     Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

     Работник, отвечающий за документы, заверяет копии. Заверение копий оформляется  проставлением слова «Верно»  или «Копия верна» и указанием  подписи, ее расшифровки и даты ответственного лица. Заверительная запись проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа в любом свободном месте.

     Пример 14 

     Если  документ представляется в другие организации, на копиях документов (выписках из них) обязательно проставлять печать.

     Дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.

     Итак, документы внутренней переписки  нельзя недооценивать – часто  от их правильного оформления и обработки  зависит признание законности проведенной  процедуры. Но именно с этими документами  в настоящее время чаще всего  и не умеют обращаться работодатели. Такие бумаги не регистрируются, не учитываются, не согласовываются, что негативно сказывается не только на юридической силе документа, но и на управленческих процедурах, проводимых в компании. Часто из-за этого работодатель не может доказать вину конкретного работника и не может применить законные способы применения дисциплинарного взыскания или расторжения трудового договора с работником. Многие компании начинают строить систему работы с документами уже на своих ошибках, но лучше все-таки предотвращать негативные последствия, чем бороться с их результатом.

2. Ценность документа

     Ценность  документа – информационные возможности  документа, обуславливающие его  политическое, культурное, научное  и иное общественное значение. Работа по отбору документов начала проводиться в 1 половине XIX века в связи с переполнением ведомственных архивов документами. Тогда экспертиза ценности документов (ЭЦД) не называлась экспертизой и не была ею в современном понимании этого слова. Задачи ЭЦД были несравненно уже. На хранение отбирались те документы, которые не потеряли практического значения для деятельности учреждения. Остальное уничтожалось, тем самым хранилища освобождались от «излишних» документов. Такая ЭЦД именовалась «разработкой решенных дел с целью уничтожения ненужных бумаг». Документы подвергались «разработке» не систематически, а по мере накопления. Каждое ведомство имело свои правила хранения и уничтожения «решенных дел». Единых критериев оценки документов, обязательных для архивов всех учреждений, разработано не было (начали формулироваться в 20-х годах ХХ по 70-е).

     Основная  задача ЭЦД сегодня – в определении  категорий документов, подлежащих постоянному  или временному хранению. При этом устанавливается группа учреждений, в зависимости от их места и значения в системе государственного аппарата и определяются категории документов. Департаментом по архивам и ДП ведутся общие списки организаций – источников пополнения государственных архивов.

     Вторая  задача экспертизы – определить состав документов, соответствующих профилю каждого государственного архива. В задачу ЭЦД входит также обеспечение полноты состава документов в организации, восполнение утраченных документов. Если постоянно хранятся подлинники, но были утрачены, то будут приняты копии приказов в установленном приказе.⁶

     Систематическое увеличение количества документов влияет на задачи и методы ЭЦД. Одна из существенных задач ЭЦД – изыскание путей  уменьшения количества документов, оставляемых  на хранение, но при условии обеспечения  науки и государства необходимыми сведениями, отражающими все стороны экономической, культурной и иной жизни страны. Подвергая документы ЭЦД, руководствуются определенными принципами и критериями для установления их ценности. ЭЦД проводится на основе принципов историзма (учет исторической ситуации, в которой создавался документ), комплексности (оценка с учетом других документов, не вырывать документы из контекста других) и всесторонности оценки документов (с точки зрения, на сколько он отражает все стороны политической, культурной и т.д. Насколько информационно емкий.) путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Заключение 

     Эффективность работы предприятия, результативность проводимых им сделок не в последнюю очередь зависят от того, как организована деятельность этого предприятия, насколько четко определен круг вопросов, которые решает каждое подразделение, насколько верно с точки зрения производственных интересов установлены права и обязанности каждого сотрудника и полномочия должностных лиц, какова система принятия решений и их исполнения и каков порядок документооборота. Все это регламентируется организационно-распорядительными документами предприятия. К таким документам относятся положения о структурных подразделениях, регламенты работы отделов и отдельных специалистов, инструкции о должностных обязанностях, постановления, распоряжения, приказы, фиксирующие управленческие решения, протоколы, отражающие ход заседаний коллегий и собраний.

     Нередко на предприятиях не придают должного значения этим документам. Составляют их некорректно или вовсе предпочитают обходиться в работе " без формальностей" и не фиксируют, скажем, в приказах и протоколах важные производственные решения. Но это оборачивается зачастую негативными последствиями во взаимоотношениях с работниками предприятия, налоговыми органами, учредителями, партнерами по бизнесу. Из-за отсутствия документально оформленных протоколов и приказов суд может признать некоторые договоры ничтожными.

     Достаточно  часто предприятиям приходится делать копии документов например, когда  велика вероятность утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

     Копия должна в точности повторять текст  и оформление оригинала.

     Заверить  копию документа, изданного самим  предприятием, может руководитель этого  предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник  отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких  документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы

 
      

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. –  Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 60.
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30 – 2003. «Унифицированная система организационно-распорядительонй документации. Требования к оформлению документов.
3. Алексеев А.В. Правила и порядок составления и оформления организационных документов. Книжный мир.- М., 2007.
4. Анохина И.Г. Англо-русский коммерческий словарь-справочник. - М.: Моби, 1992.-432 с.
5. Бурнашева Г.А. Делопроизводство. - М.: Высшая школа, 2006, 231 с.
6. Павлюк Л.В., Кисилёва Т.И., Воробьёв Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание четвёртое перераб. и доп. Москва – Санкт-Петербург, 2008 г.
7. Стенюков М.В. Справочник секретаря. Приор.- М., 2008.
8. Тарасов К.Р. Делопроизводство. Норма. – М., 2008.
9. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Москва, 2007.