Электронный документ

Lan Docs

Lan Docs - разработанная специалистами  ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов. Предназначена для комплексной автоматизации делопроизводства, создание корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система Lan Docs позволяет унифицировать процедуры документирования и работы с документами, внедрить современные методы организации делопроизводственной деятельности, создать корпоративный архив электронных документов. Lan Docs реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, разграничение доступа пользователей к документной информации Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД; в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet; на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes).

Босс- Референт

Корпоративная система, поддерживает управление бизнес процессы, российские стандарт делопроизводства, организацию  управления, контроль исполнительной дисциплины, отслеживание договоров  с внешними клиентами. Предназначена  для работы всех сотрудников организации. Обладает функциональностью для  реализации делопроизводства. Основана на базе клиент-сервер. В качестве база данных использует свою базу назначения Nike, но возможно использование SQL Server.

Система Lotus Notes

Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер служащая для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения. Она позволяет пользователям  получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную  для документов. Эта информация может  поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео  и звук, и от различных источников: компьютерные прикладные системы, оперативные  системы, сканеры или факс-аппараты.

Основные системы Lotus Notes являются:

1. Единый, постоянный пользовательский  интерфейс для обращения ко  всем другим пользователям, сетевым  ресурсам и информации.

2.Гибкость при обработке  сложных документов, содержащих  данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, сканированные изображения и структурированные реляционные системы.

3. Среда быстрой разработки  прикладных программ для рабочих  групп.

4. Развитая система защиты  доступом к информации на всех  уровнях, вплоть до уровня отдельного  документа.

5. Применение тиражирования  для предоставления всем пользователям  доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении  предприятия, в его филиалах, у  удаленных пользователей, а также  у заказчиков и поставщиков.

6. Открытость, заключающаяся  в поддержке множества сетевых  и компьютерных операционных  систем, компьютерных приложений, внешних  источников данных, систем передачи  сообщений и прикладных программных  интерфейсов API.

7. Масштабируемость - возможность  поддерживать организации любого  размера, от рабочей группы  из двух пользователей до корпоративной  сети с десятками тысяч пользователей.

8. Полная интеграция набора  разнообразных элементов клиентских  и серверных программных модулей  (среда пользователя, распределенная  обработка документов, передача  сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии  бизнес процесса заказчика на  множестве платформ.

Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных  экранных окон, в которых размещены  пиктограммы, представляющие документные  базы данных системы Notes.

Евфрат-Документооборот

Евфрат – для малых  и средних организаций (от 5 до 120 компьютеров), стремящихся организовать эффективную работу с корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так и организации в целом, наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании, организовать электронный  архив документов различных типов.

Евфрат- это решение для  автоматизации делопроизводства, создания и ведения электронного архива документов самых различных типов: тексты, электронные  таблицы, графические изображения, аудио и видео. Система позволяет вносить документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать их, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранение первозданного вида документов, без вызова внешних программ.

Дополнительные возможности.

– Показ папок и картотек в виде таблицы значений реквизитов, с возможностью масштабирования  ячеек и экспорта в Excel. Возможность  фильтрации таблицы по реквизитам

– Печать или запись в  файл отчетов по документам в папке  или при разметке по картотеке

– Совместная работа с другими  приложениями - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop и т.д.

Новый подход к созданию документов

– Новый единый Диалог создания и корректировки документов из различных  источников

– Предварительный просмотр файлов перед внесением в систему

– Мастер создания документов, который сам предлагает пользователю варианты создания новых документов в системе

– Слежение за директориями. Евфрат автоматически отслеживает  все изменения, происходящие с документами  в указанных директориях на локальных  и сетевых дисках.

– Загрузка Интернет документов с показом WWW-сервера в виде дерева.

Новый вид документов, создаваемых  на основе формы. Формы могут использоваться для быстрого создания и заполнения бланков, анкет, квитанций, деклараций и т.д. Поля формы являются названиями реквизитов, и заполнение значений реквизитов эквивалентно заполнению полей  формы.

Евфрат также позволяет  производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы.

Функции и основные особенности  электронного архива “Евфрат”

– сочетает в себе надежность и скорость традиционной базы данных с простотой и гибкостью офисного программного обеспечения;

– является универсальной  и доступной для пользователя системой, использующей весьма эффективные  методы регистрации, классификации  и поиска произвольных объектов;

– ориентированна на российском документообороте;

– может функционировать  как в локальном (персональном) варианте, так и в режиме клиент-сервер, с возможностью доступа по сети;

– имеет дружественный  интерфейс пользователя: рабочий  стол, пиктограммы документов, иерархические  папки, регистрационные картотеки, панели быстрого доступа;

– полностью русифицирован  и имеет подробную встроенную контекстную помощь и документацию

– возможность автоматического  контроля исполнения документов;

–отслеживание изменений  местоположения файлов без ручного  вмешательства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 Первый этап перехода  к смешанному документообороту, когда компьютеры применяются  для подготовки бумажных документов, уже пройден. Большинство российских  организаций находятся на втором  этапе - электронные системы используются  для регистрации, учета и контроля  исполнения документов. Для ускорения  работы активно используются  электронные копии документов. Кроме  того, уже принят ряд законов,  позволяющих (в отдельных случаях  - требующих) вести определенные  документы только в электронном  виде.

На следующем этапе, который  в большинстве организаций уже  не за горами, подлинные электронные  документы постепенно начнут вытеснять  бумажные. Прежде всего это коснется массовых внутренних документов организации, таких как служебные и докладные  записки. На этом этапе важно грамотно отрегулировать работу в смешанном  документообороте во внутренних нормативных  документах - в частности, такие вопросы, как использование ЭЦП в документообороте организации.

Кроме того, электронные  документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию  изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники  и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа  к таким документам через определенный промежуток времени.

Сегодня  имеется  множество  систем  автоматизации   документооборота, отличающихся  как  по   своей   архитектуре,   так   и   по   функциональным возможностям. Для координации  деятельности  производителей,  работающих  а  этом рынке создана  даже  специальная  коалиция,  призванная  распространять стандарты,  обеспечивать  обмен  мнениями  и   предложениями   по   развитию функционального  наполнения систем класса  workflow.  Однако  следует  всегда учитывать, что системы класса  workflow  -  это  всего-навсего  инструменты, неправильное использование которых  иногда  может  принести  вред.  Это  чаще всего  происходит,  если  заказчик  пытается  сэкономить  на   предпроектных исследованиях  своего предприятия. К счастью, на примере  прошедшей уже  волны увлечения  оболочками для построения баз данных  многие  заказчики  осознали, что  ценность представляет не форма, а содержание - конкретная  информация  в базе данных. Аналогичным образом обстоит  дело и  с  системами  автоматизации  электронного   документооборота   -   четкая   проработка   бизнес-процессов предприятия является залогом успеха.

Очевидно, что рассмотренные  технологии  весьма  дорого  стоят  и  "по плечу"   только   крупным   организациям.   Но   затраты   окупаются    тем, что пользование  информационных  систем  для  управления  документами  делает любую  организацию  более   конкурентоспособной   за   счет   повышения   ее управляемости  и адаптируемости к изменениям рыночной  конъюнктуры.  Подобная автоматизация  позволяет:

   - Повысить эффективность  управления компанией за счет  обеспечения       руководителей  и специалистов максимально полной, оперативной и       достоверной  информацией на основе единого  банка данных.

- Улучшить делопроизводство  при помощи оптимизации и стандартизации       документооборота, автоматизации наиболее  трудоемких его процедур.

- Снизить расходы на  ведение дел за счет автоматизации  процессов       обработки  информации, регламентации и упрощения  доступа сотрудников       компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников,       избавляя их от выполнения  рутинной работы и давая возможность       сосредоточиться на профессионально  важных обязанностях.

- Обеспечить надежный  учет и контроль поступлений  и расходования             денежных средств на всех уровнях  управления.

-  Повысить эффективность  обмена данными между отдельными       подразделениями, филиалами и  центральным аппаратом.

- Гарантировать полную  безопасность и целостность данных  на всех этапах  обработки информации  и многое другое.

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

Литература

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Под ред. Титаренко. М.: ИНФРА-М, 1998. – 258 с.
2. Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике: Учебник, 2003
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. - 818 с.
4. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. – 2002. – №6. - С.49.
5. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Учеб. пособие для вузов. – М.: ЭМОС, 1999. – 208с.
6. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 2000
7. http://www.evfrat.ru
8. http://www.oldi.ru