История развития делопрозводства в России

История развития делопроизводства в России 

Делопроизводство  в Древнерусском  государстве 

До конца XV в. единая система делопроизводства в  Древнерусском государстве не была востребована самой системой управления. Функция управления выполняли отдельные  должностные лица. Но в целом культура написания документов существовала (договоры с Византией 911 и 945г.)  
 

В этот период в  основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и  вкладные грамоты, завещания, многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот; житейные записи – при срочном найме работников; полные грамоты – при продаже в рабство и т.д.  
 

Жалоба прогнанной мужем жены 

Дело о покупке  краденой рабыни 

Документ об отдаче вещей на хранение 

Документ о  расчете по бессудной грамоте 
 

С увеличением  числа документов обозначились места  для безопасного их хранения - центральные  храмы. В крупных городах существовали хранилища документов. Центрами ведения  документации и ее хранения были также  гостиные дворы и монастыри. Происходило формирование круга специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псалмовщиков и дьяков. С XIV в. термин «дьяк» закрепился за лицами, ведущими делопроизводство.  
 

В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, накапливался опыт документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, несанкционированного доступа и подделки, формировался профессиональный цех специалистов по работе с информацией.  
 

Приказное делопроизводство 

Приказное делопроизводство на Руси существовало на рубеже XV – XVII вв.  
 

Система органов  государственного           

        управления:

            Царь

    Боярская  дума

           Приказ 
 
 
 

Структура приказов:

  

    Приказной судья 

              Дьяк 

          Подьячие 
 

Основные  формы документации: 

• Столбец (столп, столпик) - свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Текст  в столбцах имелся только с одной  стороны, оборотная использовалась для проставления помет, резолюций, адреса.
• Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались и составляли книги.

Основные  виды документов

• Грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места - боярам, воеводам, приказным людям;
• Приговоры
• Наказы
• Доклады
• Памяти - имели хождение между приказами и затем переправлялись в нижестоящие инстанции
• Отписки - направлялись из местных учреждений, от воевод в приказы
• Челобитные - письменное обращение частных лиц в государственные учреждения

 

Столбец

Указная грамота 

Челобитная грамота 
 

              Процедура подготовки   
                  документов: 
 
- поступление документа на рассмотрение;  
 
- подготовка документа к «докладу»;  
 
- рассмотрение и решение дела;  
 
- оформление документа, содержащего решение.  
 

В этот период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы  документов и примеры их составления.  
 
 

Коллежское  делопроизводство

Становлением  системы коллежского делопроизводства начал заниматься Петр I.  
 
1699г. -  ввод в обращение гербовой бумаги. 
1700г. -  указ об отмене столбцовой формы документа и переходе к тетрадной форме. 
1720 г. - утвержден "Генеральный регламент", который вводил систему коллежского делопроизводства. 

Коллегии 

• Иностранных дел
• Военная
• Адмиралтейская
• Камер-коллегия
• Штатс-контор-коллегия
• Ревизион-коллегия
• Берг-коллегия
• Мануфактур-коллегия
• Коммерц-коллегия
• Юстиц-коллегия
• Вотчинная
• Главный магистрат

 
 

Процедура рассмотрения и решения  дел:

• вступление дела;
• подготовка дела к слушанию (рассмотрению и решению);
• слушание дела и принятие решения;
• оформление решения и доведение его до исполнителя;
• контроль за исполнением решения;
• архивное хранение дел (чего не было прежде).

 
 

Система документации:

ЗАМЕНА

• Приговоры, указные грамоты, наказы -

указами, регламентами, инструкциями, резолюциями;

• Челобитные – прошениями;
• Памяти и отписки – предложениями, сообщениями, рапортами, доношениями.

 

НОВОВВЕДЕНИЯ

• Финансовая сфера - термины «дебет», «кредит», «баланс», «бухгалтер»;
• Военная сфера – реляции, предписания, диспозиции;
• Договорная международная сфера – ноты, меморандумы, депеши;
• Судебная сфера – допросы, показания, приговоры;
• Статистическая сфера – подушные переписи («ревизские сказки»), губернские сводки.

 
 

Использующиеся  реквизиты:

• дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: «Октября 17 дня 1723 года»;
• наименование документа: в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа;
• подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др. (отражали различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов).

 
 

Грамота

Указ 

Министерская  система управления и делопроизводства

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства – министерской, основанной на принципе единоначалия. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен из новой системы. Но Министерское начало окончательно победило с изданием 28 января 1811г. «Общего учреждения министерств». Министры назначались императором и были ответственными только перед ним; директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру; начальники отделений – директорам департаментов, столоначальники – начальникам отделений.  

Первые  министерства:

• Военно-морских сил
• Иностранных дел
• Внутренних дел
• Коммерции
• Финансов
• Народного просвещения
• Юстиции
• Государственное казначейство

 
 

Виды  дел, поступающих  в министерства:

• Текущие дела (на общих основаниях в соответствии с установленным порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка и др.;
• Чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям;
• Срочные, по обнаруженным злоупотреблениям – «не терпящие времени».

 
 

Виды  документов, создающихся  в процессе «производства  дел»: 

• документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.);
• документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - "исполнительные бумаги".

 

Виды  отчетов:

• отчеты в суммах;
• отчеты в делах;
• отчеты в видах и предположениях к усовершенствованию каждой части

 
 

Использующиеся  реквизиты:

• Наименование учреждения;
• Наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол);
• Дата документа;
• Регистрационный индекс документа;
• Заголовок к тексту документа(располагался непосредственно под реквизитами бланка);
• Ссылка на поступивший документ.

 
 

Советская эпоха государственного делопроизводства (1917-1941 гг.)

• 30 октября 1917 г. - Декрет "О порядке утверждения и опубликования законов".
• 8 декабря 1918 г. - Постановление "О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты".
• 1923 г. -  образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ)
• Январь 1925 г. - Государственное бюро организационного строительства  (Оргстрой), февраль 1926 г. - Государственный институт техники управления (ИТУ).
• 1931г. - проект "Общих правил документации и документооборота"

 

История управления и делопроизводства в 1945-1990 гг.

• 1958 г. - утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР "Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР" ;
• 1964 г. – в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ) открыт первый в СССР факультет государственного делопроизводства;
• 1966 г. – при Главном архивном управлении был создан Всесоюзный НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД);
• 1973 г. – разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД);
• 1988 г. – вторая редакция  ЕГСД – Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ);
• 70-80-х гг. издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы;
• 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации

 
 

С начала 1980-х  гг. ни одна унифицированная система  документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое  распространение компьютерные программы  подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов