История появления документа (письма)

2 Специальная часть

2.1  Появление документа 

С давних времен люди пробовали передавать свои знания и опыт из поколения в поколение. Вначале, в первобытном обществе с помощью нечленораздельных звуков, мимики и жестов. Потом возникли наскальные изображения, чуть позже, с появлением речи, накоплением знаний и опыта, возникает необходимость фиксации информации. И возникают берестяные письма, одни из первых носителей информации. На следующих этапах это уже написание на бумаге талмудов, дневников, книг.

А в  наше время можно выделить конкретную ветвь управленческой деятельности, занимающуюся фиксированием и обработкой информации (документированием). Это  очень тяжелый, кропотливый труд, требующий огромного внимания и напряжения.

С давних времен дошли до нас разные виды документов, с помощью которых  мы имеем возможность узнать историю  собственной страны, её героическое  прошедшее, особенности быта собственного народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношении между обществом и государством, а также между людьми.

Необходимость создания документов появилась сразу  с появлением письменности. Более  того, считают, что конкретно потребность  в разработке разных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как метода изложения информации не только личного, но и государственного значения.

Уже в V в. до н.э.  древнеримский плебс  требовал введения четких "писаных" законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также основным требованием средневековых восстаний. Когда же возникли законы, от делопроизводителя требовалась абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием  письменности документы стали методом  общения и передачи информации. Дошли  до нас письмо о философской доктрине Эпикура, письма древнеримских государственных  деятелей Цицерона и Плинея. В послании индийского царя Иоанна к греческому царю Мануилу, которое в пору крестовых походов было понятно как сказание об индийском царстве, описывается мощное и богатое азиатское правительство, которое придет на помощь христианской Европе.

2.2 Особенности документов в столбцовом (приказном) делопроизводстве на Руси

Зарождению  документов на Руси способствовало появление  письменности. Начало письменности на Руси относится еще к дохристианским временам. По мере развития  государственности  и культуры, письменность все больше совершенствовалась. Миссионерская деятельность просветителей IX века Кирилла и Мефодия, становление Киевской Руси, принятие ею в 988г. христианства способствовали формированию первых документных сводов.

К основным видам документов того времени относились:

- дипломатические  акты;

- административные акты;

- договоры  между князьями;

- жалованные  грамоты;

-уведомительные  грамоты;

- бытовая  документация.

Особое  значимыми среди указанных документов были:

- юридические;

- поземельные.

До  наших дней дошло не более  полутора сотен документов, сохранившихся  со времен Киевской Руси, важнейший – Повесть временных лет, содержащая в своем составе ряд утраченных впоследствии дипломатических и юридических документов.

На  ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Становлению учреждений и системы делопроизводства в них предшествовал период возникновения и развития документирования, т.е. документационного оформления явлений частной и общественной жизни людей. Управленческие функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без сотрудников, либо с очень ограниченным штатом чиновников. В этих условиях единая система делопроизводства еще не в полной мере была востребована самой системой управления.

Однако  письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в Х в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Свидетельства этого — договоры с Византией 911г. (князь Олег) и 945 г. (князь Игорь). Примечательно, что в обоих договорах упоминается об уже существовавшей практике составления документов. В первом случае — письменных завещаний, во втором — подорожных грамот для купеческих кораблей.

Известно, что в период правления Владимира I (978—1015 гг.) в Киеве, столице Древнерусского государства, существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности «печатников» — хранителей княжеской печати, «металников» — судейских секретарей, писцов при князьях и крупных феодалах и «диаков» — сотрудников, ответственных за княжеское делопроизводство.

В этот период в основном документируются  правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. Археологические раскопки сначала в Новгороде в 1951—1952 гг., а потом и в Пскове, Смоленске, Витебске, Старой Руссе и других городах позволили обнаружить частную переписку на бересте рядовых жителей (как мужчин, так и женщин) северо-западных областей Древнерусского государства XI—XV вв.

В этот период возникают и достаточно крупные, еще не разделенные на документные архивы и книжные библиотеки, собрания письменных материалов.

С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами: «Русская Правда», Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная грамота — создаются и документы, в которых фиксируются конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности6

- уставных, вкладных, купчих грамот;

- заемные,  закладные кабалы, фиксирующие заем  денег;

-  житийные записи — при срочном найме работников;

- полные  грамоты — при продаже в  рабство; отпускные грамоты и т.д.

С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбранным в покровители конкретного города. В крупных городах существовал ряд хранилищ документов.

 Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и диаконов, не случайно с XIV в. термин «дьяк» как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, которые и становились своеобразными «пособиями» по делопроизводству.

Устанавливаются приемы засвидетельствования документов и их составления. Документы начинают проходить стадии написания — чернописи, редакции и беловика. Устанавливаются такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках), элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии его хранения и использования. Зафиксированы и случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

Объем документов определить не представляется возможным, однако характерно, что в Городище под Новгородом и в самом Новгороде найдено около 350 свинцовых печатей — булл, употреблявшихся для скрепления документов. Примерно столько же их было найдено позднее при проведении раскопок в Пскове.

В Древнерусском  государстве выработалась и процедура  отмены юридической силы документов. Материалы вынимались «лар-ником», который не только заведовал ларем, хранящим документы, но и был уполномочен скреплять частноправовые акты городской печатью (Псков), и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией, часто публично, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто смывались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.

Достаточно  распространенная практика подделки и  подчистки текстов потребовала  официального внесения в судные грамоты  указаний об аннулировании подложных  документов.

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и «хартией», и просто «телятиной». Лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов.

Самой древней  формой документа на Руси была грамота  — отдельный лист пергамента шириной  около 3,5 вершков (15— 17 см). Размеры документа  могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации.

С увеличением  объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально  документы составлялись манерой  письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями (устав), в XIV в. стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов.

Древнерусские документы, как и книги, длительное время  писались сплошным текстом без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.         

Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. Это период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе и от несанкционированного доступа и подделки. Все это осуществлялось на нормах обычного права, когда практика составления и обработки документов опирается, прежде всего, на обычаи, вырабатываемые практикой традиции.

Исследователи отмечают, что еще на заре клинописи письменные памятники отличались использованием устойчивых текстовых формулировок с определенным расположением материала, поскольку одними из важнейших признаков документа являются устойчивый состав его информационных элементов (реквизитов, языковых формул) и их расположение в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа.

 Документы хранились в сундуках в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей, а особо ценные — вместе с казной, как правило, в церкви как наиболее надежном месте, под двумя замками, т.е. под контролем двух независимых должностных или выборных лиц. Четкой единообразной системы учета документов, их сведения в комплексы еще не существовало, но уже появлялись установленные законами правила аннулирования и уничтожения перестававших действовать документов.

С образованием централизованного  государства, центром которого стало Московское княжество, начинает складываться и аппарат его государственного управления, необходимый в хозяйственной и политической жизни любого государства

Высшим государственным  учреждением стала Боярская Дума, сложившаяся из эпизодически собиравшихся князем совещаний бояр и «ближних людей» для решения вопросов государственного значения.

Вопросы для рассмотрения в Думе поступали разными путями:

- документы и задания непосредственно от государя: «поговорити», «помыслити»;

- челобитные от конкретных лиц, общин, сословных собраний, передававшиеся в Думу из челобитного приказа также по инициативе государя;

- дела, поступавшие из подведомственных учреждений, если его руководитель затруднялся в решении вопроса или прецедент не был предусмотрен в действующем законодательстве (с 1550 г. обязательно).

В целом  полномочия Думы были неопределенны  и безграничны. Она осуществляла всю дипломатическую деятельность, вела с помощью «боярских ответных комиссий» все переговоры, готовила проекты необходимых документов, конечные итоги работы докладывались государю. В качестве своеобразного вспомогательного аппарата для переводческой работы, технического обеспечения, ведения документации действовал с 1549 г. один из старейших Посольский приказ.

Дума  осуществляла надзор за деятельностью  и кадровым составом центральных и местных учреждений, в ее подчинении было высшее ведение ратного дела, межевание земель, управление Москвой, коллективное управление страной «по уходу» (в отсутствие) государя. Для обеспечения этой деятельности подобно Посольскому (с 1549 г.) непосредственно с Думой работали и другие «государственные» приказы:

- Разрядный (с 1531 г.) для учета военных и гражданских служилых людей;

- Поместный (с 1577 г.) для учета землепользования и землевладения.

Кроме того, при Думе функционировал и  Счетный приказ для учета финансовой деятельности различных учреждений. Представители этих учреждений входили в состав Думы (думные дьяки), вели ее делопроизводство.

В целом  офисы того времени, называвшиеся приказными избами, или приказами, формировались под практические потребности по разрешению отдельных вопросов государственного управления. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом — по названию первых государственных учреждений — приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII в.

За  ошибки, допускаемые в официальных  документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.

На  местах воеводы имели свою «канцелярию» — приказную избу и помощников в виде «меньших» воевод и дьяков. В приказной избе хранились государственная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство.

Процедура подготовки документов в приказном  делопроизводстве включала следующие основные этапы:

- поступление документа на рассмотрение;

- подготовку дела к «докладу»;

- рассмотрение и решение дела;

- оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение  дела в приказе начиналось по инициативе царя или по поступлении документа: жалобы, извета, челобитной или отписки. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через тех, кто был в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение, если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение — рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или поручал это кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими «памятями» (записками) подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

При поступлении  документа на нем на обороте делалась запись о получении документа  с датой. При необходимости судья  или дьяк делал помету «выписать», что означало подготовить справочный материал, т.е. начать рассмотрение дела. Подготовкой дел к рассмотрению занимались столы или повытья, где в соответствии с поручением старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу) или инициативный документ по своему разумению; все .последующие правки делались на этом же проекте на широком левом поле (4— 5 см) или поверх писанного текста.

После вынесения окончательного решения  дьяк «чернил» подготовленный документ, т.е. исправлял его. Только после этого младший подьячий переписывал документ набело, подьячий «справлял», т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял — справлял его своей подписью — «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого необходима была «припись», которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа. Черновик документа — «отпуск» определялся на хранение.

В случае необходимости  решение по делу принималось после его коллективного обсуждения. Руководители приказов: судьи и дьяки, участвовавшие в принятии решений, — не ставили своих подписей на документах, это входило в обязанность того дьяка, который отвечал за ведение делопроизводства приказа. В Боярской Думе это было обязанностью думных дьяков: «...а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам... руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки». Подпись долгое время заменялась печатью.

Царь и бояре  собственноручно подписывались  только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или «припись», дьяка была весьма своеобразна и носила другое значение. Если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ постранично, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке так, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г., последняя часть подписи ставилась на лицевой стороне, как бы закрывая текст. Это предохраняло документ от фальсификации, дописывания и другого подлога.

 В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от «текущих». Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и ряд мер по охране документов, например снабжение сундуков замками.

С изданием Уложения 1646 г., а также в целом ряде указов, принятых позднее, можно говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов.

В XV в. дорогостоящий  пергамент вытеснила бумага, которую  первоначально привозили из западно-европейских  стран, а со второй половины XVII в. стала использоваться и отечественная. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков — наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, и он почти не выцветал. Документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

С появлением так  называемой скорописи — начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма — свободно читать такие тексты стало довольно сложно, для этого требовались определенные знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться достаточно древняя «столбцовая техника делопроизводства» — собирался свиток из подклеенных друг к другу листов — столбец, стол-пик. Важные государственные акты могли иметь большие размеры, так, например, грамота царя Алексея Михайловича одному из монастырей на земли имеет длину более метра, а, например, Соборное уложение 1649 г. насчитывает 309 метров.

Составные части  столбца назывались поставами, так же или мостами стали называть и сами места склейки листов. Столбец мог быть и одним многостраничным документом, а мог включать совокупность документов по какому-либо признаку — географическому, корреспондентскому, вопросному. Собирались столбцы и по конкретным вопросам. Они имели по существу характер «дела», последовательно отражавшего все «производство» по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной, памяти), включая все промежуточные документы, являвшиеся справками или выписками из других дел, и заканчивая документом, содержавшим решение.

При необходимости  вставить документ столбец расклеивался, позднее вставки заверялись обычным  порядком — по склейкам. Текст в  столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюций, адреса. Документы хранились свернутыми в рулон, иногда для особо важных документов изготавливались специальные футляры (меха).

Такая форма документа  не всегда была оптимальной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений, сама склейка не была достаточно прочной. Все это приводило к быстрому ветшанию и износу столбцов.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться книжная (тетрадная) форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись боярские списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно большое число разновидностей книг — более трехсот. Это учетно-статистические стрелецкие, городовые, умолотные, денежные и другие книги.

В тот период сформировались системы бухгалтерской, военной, дипломатической, статистической и других обосабливающихся систем документации.

Все остальные  документы, не сформированные ни в столбцы, ни в тетради, собирались в связки, где порой вместе оказывались  самые разнообразные документы.

Видовой состав документов приказного делопроизводства не был особенно разнообразным, все существовавшие в тот период документы группируются в несколько основных видов: грамоты, приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

Отписки — документы, поступавшие в приказы  с мест, от воевод; грамоты — документы, посылаемые из приказов на места боярам, воеводам, приказным людям. Царю и в Думу приказы представляли отписки или доклады, воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы, приказы между собой сносились памятями, обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных. Личная переписка часто называлась грамотками. Но эти названия, как правило, не проставлялись над текстом документа. Они взяты историками из самих текстов или из ссылок на них в других документах.

Другие  информационные элементы: обращение, адресат, дата документа, обозначение автора — и собственно содержание документа так же составляли один сплошной текст. Документ, как правило, начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата.

Челобитные  и отписки начинались с обращения, при обращении к великому князю служилые люди писались холопами, посадские люди и крестьяне, жены, вдовы и дети — сиротами, духовные лица — богомольцами: «Царю государю и великому князю... бьет челом холоп твой...»

В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где  она была написана: «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день».

Челобитная  заканчивалась и заверительной надписью: «К сей челобитной Демьянко Блисов руку приложил», а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной

Кроме этих элементов можно говорить и  о некоторой стабильности текста для отдельных групп документов, например по единому образцу, писались наказы воеводам о порядке вступления в должность, финансах, полномочиях, обязанностях и т.п., выдававшиеся из разных приказов.

Таким образом, история делопроизводства в XVI—XVII вв. показывает, что в связи с созданием системы центральных и местных учреждений создается и система делопроизводства, складываются кадры служащих, появляются устойчивые формы документов, приемы их составления, хранения и учета.

Однако  государство еще не создало общих  административных и делопроизводственных правил. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления отдельных документов.

2.3 Оформление документов в коллежском делопроизводстве

Отсутствие  в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили правительство искать новые формы государственного устройства.

После переработки иностранных (шведских) образцов появляются учреждения нового типа и нормативное обеспечение, определяющие точно их состав, организацию, компетенцию и делопроизводство. Прежние учреждения — приказы — были заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами.

В результате реформ в области управления сложилась  система учреждений: Сенат, Синод, Государев  кабинет и коллегии — в центре; губернатор, воевода, комиссары и  другие органы — на местах. Всего  за 1718—1720 гг. вместо упраздненных полусотни  приказов было создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейств-коллегия, Камер-коллегия, Штатс-контор Коллегия, Ревизией-Коллегия, Юстиц-коллегия, Берг-Коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Вотчинная Коллегия и Главный магистрат.

Первоначально каждая коллегия руководствовалась своим регламентом, затем законодательной основой реформы стал «Генеральный регламент», утвержденный Петром I в 1720 г., по которому «государственные коллегии, також и все оных принадлежащих к ним канцелярий и контор служители не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении чина своего подданнейшие поступить имеют» (приложение Б).

 «Генеральный регламент» ввел систему делопроизводства, получившую название коллежской по названию типа учреждений. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллективный способ принятия решений присутствием коллегии, в состав которой, как правило, входили президент, вице-президент, два-три советника и асессоры. Этой форме принятия решений Петр I уделял особое внимание, отмечая, что «все лучшее устроение через советы бывает».

 С целью введения строгого контроля за исполнением документов при Сенате учреждается особая должность экзекутора — для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указов. При малейшей просрочке исполнения указа экзекутор обязан был доносить об этом генерал-прокурору.

Все пакеты, адресованные на имя Сената, принимал обер-секретарь, распечатывал их и докладывал членам присутствия. Исключение составляли пакеты с надписью «Секретно», они передавались лично генерал-прокурору Сената. Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению в заседании).

По  завершении подготовки дела к докладу  обер-секретарь скреплял его по листам и докладывал на заседании присутствия сенаторам. Прочтя дело, обер-секретарь давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени он имел песочные часы). В сложных случаях обер-секретарь по просьбе сенаторов мог прибавить им полчаса и более, но так, чтобы на обсуждение дела ушло не более трех часов.

После обсуждения сенаторы письменно записывали свое мнение, после этого формулировалось и принималось решение. По приговорам Сената канцелярия составляла указы, которые подписывались обер-секретарем и после регистрации, скрепленные государственной печатью, отсылались по назначению.

На полученные из Сената указы все присутственные места и должностные лица должны были направлять рапорт о получении  указа, а по исполнении — рапорт о его исполнении. За не присылку в Сенат рапорта полагались штрафы: за 1 месяц промедления — 100 руб., за два — вдвое больше и т.д., наконец, пятимесячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры.

 Особенностью регистрации документов в коллежской системе делопроизводства было то, что регистрация сопровождала документы в течение всего процесса производства дела, а после — и в архиве. Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении и, не распечатывая, передавал в присутствие.

Указы, присылаемые  из Сената, распечатывались в присутствии  самим президентом коллегии, а  остальные бумаги — старшим членом присутствия. Вслед за этим все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались для записи в регистрационных книгах, при этом на самом входящем документе проставлялся регистрационный номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение.

Нотариус также вел «роспись», или журнал нерешенных дел, подлежащих слушанию. По нему определялась очередность их рассмотрения, там же отмечалось, какие дела рассмотрены («вершены»), но не исполнены. Эта роспись постоянно находилась на столе присутствия перед президентом коллегии, чтобы можно было видеть, сколько скопилось нерешенных дел.

Другая роспись  велась по вершенным и исполненным  делам, и в ней секретарь против каждого отмечал, у кого оно находится  в производстве после принятия на заседании решения.

Вводились и первые типовые сроки исполнения документов, так, в первую очередь в коллегиях рассматривались государственные дела, затем — частные. На решение государственных дел полагалась неделя, при необходимости наведения справок в губерниях устанавливался поверстный срок — по два дня на сто верст в один конец и столько же в другой. Через неделю после получения справки дело должно было быть решено под угрозой смертной казни. Частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Первоначально эти сроки выдерживались, но по мере накопления нерешенных дел коллежское делопроизводство стало отличаться медлительностью. Известно, что некоторые сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами и не каждый из участников доживал до разрешения спора.

После заседания и подписания протокола канцелярия готовила так называемые исполнительные бумаги, содержавшие решение вопроса и отсылавшиеся на места для исполнения. Особое внимание обращалось на то, что при отсылке исполнительных бумаг коллегия должна была оставлять у себя копии.

 Специальная глава «Генерального регламента» устанавливала порядок пользования печатями, приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей. Для каждой коллегии впервые учреждалась своя печать с изображением государственного герба и «с подписанием звания коллегии», до сегодняшнего дня известная как гербовая.

Стремлением сохранять в тайне государственные  дела, т. е. защитить информацию, было обусловлено введение присяги для канцелярских чинов, запрета на хранение служебных документов дома. Особо строго каралась подделка документов, их хищение, разглашение тайны голосования, неправильное составление документов, искажение их смысла. Наказания предусматривались весьма строгие: смертная казнь, ссылка на галеры с вырезыванием ноздрей, конфискация имущества, денежные штрафы, лишение чина и др.

Еще в 1699 г. Петр I вводит в обращение  для написания жалоб граждан  платную гербовую бумагу, т. е. с проставленной  в правом углу печатью с гербом как знаком оплаты. В 1700 г. издается указ об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной) по сугубо рациональной причине: « ...дела до нынешнего времени писали в столбцы на одной странице и в том исходило бумаги много... А как, учнут писать в лист, и на обеих сторонах тетради, расходу бумаге будет меньше».

Тетради обычно состояли из четырех листов бумаги, сложенных пополам и сшитых ниткой, и не имели переплета. Несколько тетрадей, сшитых вместе и заключенных в переплет, составляли книгу, однако книги не всегда переплетали, так как переплет стоил дорого.

Существенные  изменения претерпевают формы документов. Для многих из них разрабатываются  «генеральные формуляры» — образцы, по которым следовало их составлять. В частности, в указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам, а титул государя указывать только один раз в начале, что делало документы максимально удобными для чтения.

Несколько ранее, указом от 22 февраля 1714 г., губернаторам предлагалась единая форма ведомости для присылки сведений о произведенных сборах налогов и казенных расходах, состоявшая из 22 пунктов.

В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата, во многих документах она пишется теперь под текстом с левой стороны листа:

Рисунок 1 – Оформление даты на документах

Сама  дата с того же 1700 г. переведена на летоисчисление не от Сотворения мира, а на 5508 лет позже, от Рождества Христова.

Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа, в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: «Рапорт о получении указа», хотя общее требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) еще не сформировалось.

Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд специальных отметок, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, регистрационные индексы, отметки о согласовании, контроле, направлении в дело и др.

В делопроизводстве появились совершенно новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденция, инструкция и др. Между собой коллегии переписывались промемориями, в подведомственные места направляли указы, получая от них рапорты.

В результате массированного проникновения в  русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований, документы, вышедшие из приказного делопроизводства, также получили новые названия. Приговоры, указные грамоты, наказы были заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями, челобитные - прошениями, памяти и отписки были заменены отношениями, рапортами, доношениями, реляциями, ведениями, известиями.

XVIII в. в развитии делопроизводства — это усиление на законодательном уровне регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формирование и закрепление общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.

2.4 Порядок составления документов в исполнительном делопроизводстве

 Российская империя в 1801—1811 гг. проводит реформы высшего и центрального аппарата государственного управления.

Процесс их создания был своеобразным, наряду со старыми высшими учреждениями с начала века появляются новые, подчиненные непосредственно императору. В 1801 г. был создан Непременный совет, преобразованный в 1810 г. в Государственный совет — высшее законодательное учреждение. В сентябре 1802 г. был создан Комитет министров — высшее административное учреждение, осуществлявшее надзор за правительственным аппаратом. Для укрепления центрального аппарата управления манифестом от 8 сентября 1802 г. были созданы первые восемь министерств.

 Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все «письмоводство» (т.е. делопроизводство).

Для решения общих дел, относившихся ко всем департаментам, а также дел, подлежавших непосредственно разрешению министра, в каждом министерстве была создана канцелярия. Она делилась на отделения и столы, управлялась директором, как и любой департамент. При директоре департамента, имевшего несколько отделений, создавалась «особенная канцелярия». В ее штат входили правитель, журналист, экзекутор, казначей и их помощники.

 «Общим учреждением министерств» устанавливался единообразный порядок «производства дел» во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства делился на следующие этапы:

- порядок вступления дел;

- движение их, или собственно так называемое производство;

- отправление дел;

- ревизию;

- отчеты.

Таким образом, были выделены основные этапы  работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством.

До 60-х  гг. XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта. Однако и в этом случае дела достигали солидных размеров.

Законами  устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или «расположение обстоятельств дела», подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

Адресат обозначался в сношениях, прошениях, жалобах, отзывах. Правила его написания определялись соподчиненностью учреждений. В сношениях равных и низших с высшими адресат начинался с предлога «в», например: «В Правительствующий Сенат». В сношениях высших с низшими адресат писался в дательном падеже, например: «Тульскому губернскому правлению».

Если  документ адресовался конкретному  должностному лицу, то при обращении  низшего должностного лица к высшему  перед обозначением должности и  фамилии указывался полный титул, например: «Его высокопревосходительству господину министру внутренних дел генерал-адъютанту, генералу от инфантерии».

В сношениях  равных между собой властей и  старших с младшими чинами титул опускался, например: «Господину министру внутренних дел».

Употребление  наименования разновидностей документов стало обязательным и также регламентировалось. Разновидность документа часто определялась положением корреспондентов на иерархической лестнице. Наименование таких документов, как представление, рапорт, донесение, объяснение, а также прошение, жалоба, донос, подаваемых должностным лицам, обозначалось вместе с указанием автора, например: «Старшего столоначальника второго отделения хозяйственного департамента коллежского советника Николая Васильева сына... прошение».

Обязательное  наименование разновидности имели  также акты по торговым делам, векселя.    

Изложение содержания документа стало полностью  зависеть от его формы. Так, в переписке (сношениях) было принято непрерывное  изложение содержания, но также с выделением «приступа, изложения обстоятельств и заключения». В приступе (введении) излагалась причина создания документа с использованием фраз: «по встретившейся надобности», «намереваясь», «до сведения моего дошло» и т.д.

Изложение обстоятельств давалось в повествовательной форме, в постепенном логическом порядке; в заключении излагалась сама просьба, давалось распоряжение или предписание, высказывалось мнение.

Текст прошений, жалоб, отзывов излагался  по пунктам, в первом из которых указывалась причина написания документа, в последующих излагалось само существо дела, в конце документа писалась просьба.

Изложение содержания актов, фиксирующих сделки и договоры, было непрерывным, без абзацев, введения и заключения. Акт начинался указанием времени его составления, обозначением имен и званий лиц, вступивших в договор. Далее говорилось о самом «обстоятельстве» — купле, продаже, займе, найме и т.д. От составителей требовалось соблюдение строжайшей формы написания документа.

Сложились определенные правила подписания документов. Каждый вид документа имел свою специфику подписи. Так, документы, посылаемые присутственным местом в Сенат, подписывались председательствующим и всеми членами; все другие документы — председателем и одним из членов присутствия.

Подпись сношений была двух видов. Вид определялся  характером документа и соподчиненностью учреждений. Так, документы, оформлявшие переписку равных учреждений, имели в составе подписи только обозначение чина, например: «Тайный советник и кавалер...» (фамилия, имя и фамилия), «Действительный статский советник граф...».

В состав подписи сношений низших учреждений с высшими входило наименование чина и служебного положения, например:

«Курский  гражданский губернатор действительный статский советник...».

Особо подписывалась просительская документация. Подпись в прошениях, жалобах  разбивалась по одному слову или  по несколько слов под каждым пунктом, например: «к сему прошению (жалобе) отставной поручик Петров Иванов сын... руку приложил».

Подпись прошений и жалоб, подаваемых на имя  императора и составляемых без разделения текста на пункты, ставилась в конце  документа отличным образом: «Вашего императорского величества верноподданный майор Семен Иванов сын...».

Журналы заседаний подписывали все члены присутствия с указанием своего чина и служебного положения, иногда под каждой статьей. Протоколы, постановления, определения, решения, мнения, приговоры подписывались также всеми членами присутствия.

Подпись на актах ставилась на той же строке, где кончалось изложение содержания, и включала имена сторон и свидетелей.

Особое внимание обращалось на оформление выписок и  копий. В конце их указывалось, кто подписал подлинник:

Рисунок 2 – Оформление подписания выписок и копий

Заверяли копии следующим образом:

Рисунок 3 – Оформление заверения копии

Часто так подписи ставили и лица, сверявшие копию с подлинником: «Сверяли: начальник отделения..., столоначальник...».

Кроме подписи документы «скреплялись». Подпись секретаря или другого лица свидетельствовала о правильном составлении и оформлении документов в соответствии с правилами и законами. Она ставилась на официальных отношениях, отчетах. Обязательно скреплялись все документы, посылаемые в высшие инстанции.

Таким образом, порядок составления документов и оформления реквизитов документов каждой разновидности зависел не столько от назначения документа, сколько от инстанции государственного управления, куда он посылался. Поэтому одна и та же разновидность документа имела разные варианты оформления реквизитов.

Тяжелым был и стиль документов. В исполнительном делопроизводстве родились такие выражения, как: «своим долгом поставляю уведомить», «честь имею покорнейше просить», «таковой», «каковой», «вышепоименованный» и т.п.

В XIX в. документы стали изготавливаться  на бланках. Бланком назывался лист, в левом верхнем углу которого делались «бланковые надписи»: наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

На  бланках в основном писались документы, возникавшие в процессе переписки учреждений: отношения, сообщения, ведения, отчеты и др. Другие документы, например указы, протоколы, записки, писались без бланков.

Законами  было установлено, и на какой бумаге какие документы писать. Все канцелярское делопроизводство: переписка, журналы, реестры, записки и прочее — велось на простой бумаге.

Протоколы, прошения, жалобы, отзывы, акты писались строго на гербовой бумаге, увеличилось по сравнению с коллежским периодом и число документов, составляемых на гербовой бумаге, и разнообразие видов (разборов) гербовой бумаги: простая, крепостная, контрольная, стоимостью от 15 копеек для прошений, например, в уездное  правление, до 10 рублей для апелляционной жалобы в Сенат.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов. Начальники отделений проверяли исполнительскую дисциплину по столам и давали сведения директору департамента. Директору департамента предписывалось законом ежемесячно проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. В конце года составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министра.

При ревизии дел должно было проверяться:

- в порядке ли дела содержатся;

- верно ли составляются им заглавия;

- нет ли медленности в делопроизводстве;

- не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности.

Все документы отправлялись из отделений после записи их в общем журнале. Кроме того, документы, отправляемые по почте или с рассыльным, записывались в рассыльную книгу, в которой указывались структурная часть учреждения или лицо, отправлявшее документ, номер его. Специальное место отводилось для расписки за документ.

Отправлялись  документы за печатью департамента или канцелярии министра. Печать с изображением губернского, уездного или другого герба и с наименованием учреждения имело каждое присутственное место.

2.5 Российские технологии оформления документов в XX веке

Современные российские технологии документационного  обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.

Октябрьский переворот 1917г. был нацелен на коренной слом старого управленческого аппарата, на приобщение к его деятельности широких трудящихся масс. Действительно, по форме государственный аппарат изменился кардинально. Всероссийский съезд Советов стал высшим органом государственной власти. В период между его съездами избирался Всероссийский Центральный Исполнительный Комитет (ВЦИК) — орган, сочетавший и законодательную, и исполнительную власть. Для непосредственного управления страной было сформировано правительство — Совет Народных Комиссаров. Для руководства отдельными отраслями государственного управления были созданы 13 Народных комиссариатов (наркоматов).

 Для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения управления понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления.

Необходимо  было законодательно укрепить деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917г. правительство издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов».

Для улучшения качества оформления документов было принято постановление от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

При рационализации технологии управления использовался опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.

 Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям:

- документооборот учреждений и методы его оптимизации;

- способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации;

- контроль исполнения документов;

- хранение документов.

 Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

- организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

- регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;

- отказ, где возможно, от регистрации вообще;

- число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

- справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;

- контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

- наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

Одновременно для сокращения видов и форм документов в конце 1920-х гг. были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и других документов. Стандартизировались и материалы, применяемые в делопроизводстве: бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.; средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. При этом учитывался и зарубежный опыт, в частности, при стандартизации форматов бумаги успешно использован опыт Германии.

В 1920-е  гг. развивались и системы специальной документации, акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учет, контроль. В статистической документации в качестве основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные бланки. Статистическая документация становилась единообразной по форме и включаемым показателям.

Постепенно  более упорядоченными по структуре, показателя и форме становились  и документы, создаваемые в сфере  планирования. При рационализации бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран.

Значительное  сокращение масштабов централизованных исследований в области управления и делопроизводства не означает, что в 1930-е гг. работы в этой сфере не велись. Новые рациональные технологии реализовывались в деятельности только отдельных крупных ведомств. В них издавались отраслевые нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т.п.

В 1941 г. собирается первое межотраслевое  совещание по оргтехнике, в проект программы которого были включены:

- создание организационно-методического центра для руководства постановкой делопроизводства в стране;

- разработка нормативной базы деятельности служб делопроизводства;

- механизация труда канцелярских работников;

- проведение унификации и трафаретизации управленческой документации;

- установление единой системы подготовки и переподготовки работников делопроизводства;

- создание Всесоюзного научно-исследовательского института для разработки комплекса проблем документационного обеспечения.

Систему управления документацией 1920-х гг. планировалось  восстановить и дополнить некоторыми новыми элементами. Но сделать это  из-за вскоре начавшейся Великой Отечественной  войны не удалось. Спустя почти двадцать лет, в 1960 г., участники Всесоюзного совещания по вопросам механизации инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата практически повторили эти рекомендации.

С 1958 г. архивная служба была наделена правомочиями контролировать постановку документальной части делопроизводства и стала с тех пор ведомством, «отвечающим за координацию деятельности федеральных органов государственной власти в области архивного дела и делопроизводства, развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

В 1966 г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский  институт документоведения и архивного  дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта «Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения» ЕГСД были одобрены Госкомитетом СМ СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования, но как работа, не имеющая официального статуса.

Документ  получился комплексным и включал  не только вопросы делопроизводства, но и содержал рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Авторы обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования.

К сожалению, элементы новых информационных технологий, уже частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были. Причин, не позволивших учесть и интерпретировать опыт передовых стран, было немало: недостаточная осведомленность, полное отсутствие литературы и финансов на его практическое изучение и др.

Этот  пробел должен был быть отчасти восполнен  созданием теми же авторами новой  редакции работы под названием: «Государственная система документационного обеспечения управления» (ГСДОУ).

Утвержденная  в 1988 г. начальником Главного архивного  управления «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

ГСДОУ — это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основная цель разработки — упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Предусматривалось, что в дальнейшем в развитие ГСДОУ  могут разрабатываться нормативные и методические документы по совершенствованию делопроизводства:                      

- межотраслевые — Росархивом и Госстандартом;

- отраслевые — министерствами и ведомствами;

- территориальные — правительствами и администрациями субъектов Российской Федерации.

В сложившейся  отечественной практике руководитель максимально освобожден от личного исполнения или создания каких-либо документов. Сразу после смены государственного строя усилилась роль руководителя организации по контролю за работой сотрудников с документацией и сложилась практика удостоверения (подпись, резолюция) руководителем практически всех документов. Передача права подписи другим сотрудникам стала трактоваться как делегирование руководителем своих полномочий. Сотрудники по существующей традиции и правилам имеют право подписи только документов личного характера: заявлений, объяснительных и докладных записок.

При системе удостоверения подавляющего большинства документов руководителем организации повсеместно сложилась практика многократного визирования и согласования не только при решении сложных и спорных вопросов, но и как форма контроля и размывания ответственности. Для удобства ознакомления с проектами документов и минимизации трудозатрат сложилась нерегламентированная практика представления руководителю более высокого ранга полностью выправленного и перепечатанного после очередного визирования проекта документа.

Центральное место в системе общего учета  всех документов организации заняла сводная номенклатура дел, с помощью  которой достигается полный учет всех документов (полученных и созданных) в подлинниках или копиях, собранных в документные комплексы-дела. Система регистрации документов методически основана на построении номенклатуры дел.

Введен  единый архив всей организации как часть канцелярии или самостоятельное структурное подразделение.

Внедрение в офисы новых информационных технологий в общегосударственном масштабе связывалось не с комплексным совершенствованием документационного обеспечения, а с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС) и подгонки под них в дальнейшем делопроизводства.

Концепция ОГАС была в 1980-х гг. реализована  в народном хозяйстве лишь частично. В 1990-е гг. та же участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Существенная разница заключается в том, что идеи ОГАС были хотя бы частично реализованы, а последняя концепция до настоящего времени даже окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.

Особенно  наглядно отставание в технологиях  делопроизводства выявилось в 1980—1990-е  гг., когда теоретические изыскания  в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели в ведущих странах к широкой информатизации, внедрению в реальную управленческую деятельность фирм новых технологий, к разработке концепций «безбумажного офиса».

Принятие 10 января 2002 г. Федерального закона «Об  электронной цифровой подписи» должно послужить в будущем серьезным стимулом к расширению ведения внешней переписки с помощью электронных документов, безусловно имеющих юридическую силу. Этот же закон при его практическом внедрении будет способствовать более тесному взаимодействию в практической деятельности организаций электронных и бумажных документов, более объективному выбору наиболее удобного носителя для фиксации конкретной документной информации и передаче ее «в пространстве и во времени».

3 Охрана  труда

3.1 Организация рабочего места

Создание  и поддержание оптимальных условий  труда секретаря является одной  из важнейших предпосылок его  эффективной и безопасной работы.

Основным  документом, определяющим условия труда  на персональных ЭВМ, являются “Гигиенические требования к видео дисплейным терминалам (ВДТ), персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ) и организации работы. Санитарные нормы и правила” (СанПиН 2.2.2.542-96), которые были утверждены и введены в действие постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 14 июля 1996 г. № 14.

В соответствии с данным документом руководители предприятий (вне зависимости от формы собственности  и подчиненности) в порядке обеспечения  производственного контроля обязаны  соблюдать основные требования санитарных правил и норм к рабочим местам пользователей ПЭВМ, в том числе секретаря руководителя.

Требования  упомянутого документа распространяются на:

• помещения, в которых работает секретарь;
• микроклимат помещений;
• шум и вибрацию внутри и в непосредственной близости от помещения;
• освещение помещения и рабочего места секретаря;
• организацию и оборудование рабочего места секретаря;
• организацию режима труда и отдыха секретаря;
• организацию медицинского обслуживания секретаря.

В упомянутом документе также указаны обязательные санитарные нормы, которые должны соблюдаться при создании нормальных условий труда, а именно:

• визуальные эргономические параметры ВДТ и пределы их изменений;
• допустимые значения параметров неионизирующих электромагнитных излучений;
• оптимальные и доступные параметры температуры и относительной влажности воздуха в помещениях;
• уровни ионизации воздуха помещений при работе на ПЭВМ;
• уровни звука, эквивалентные уровни звука и уровни звукового давления в октавных полосах частот;
• допустимые нормы вибрации;
• основные размеры мебели для работы с ПЭВМ;
• время регламентированных переводов в зависимости от продолжительности рабочей смены, вида и категории трудовой деятельности с ПЭВМ.

В документе  также изложены комплексы упражнений для глаз, комплексы упражнений физкультурных  минуток, комплекс упражнений физкультурных пауз, даны сведения о расположении рабочих мест относительно освещения, характеристики светильников общего освещения.

Таким образом, перечисленные требования направлены на предотвращение неблагоприятного воздействия вредных факторов, сопровождающих работы с ПЭВМ, а, в конечном счете – на обеспечение безопасных условий труда секретаря.

3.2 Требования безопасности при работе на компьютере

К работе на персональном компьютере допускаются  лица, прошедшие обучение безопасным методам труда, вводный инструктаж, первичный инструктаж на рабочем месте.

При эксплуатации персонального компьютера на работника могут оказывать  действие следующие опасные и  вредные производственные факторы:

• повышенный уровень электромагнитных излучений;
• повышенный уровень статического электричества;
• пониженная ионизация воздуха;
• статические физические перегрузки;
• перенапряжение зрительных анализаторов.

Работник  обязан:

• выполнять только ту работу, которая определена его должностной инструкцией;
• содержать в чистоте рабочее место;
• соблюдать режим труда и отдыха в зависимости от продолжительности, вида и категории трудовой деятельности.

Рабочие места с компьютерами должны размещаться  таким образом, чтобы расстояние от экрана одного видеомонитора до тыла другого было не менее 2,0м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов – не менее 1,2м.

Рабочие места с персональными компьютерами по отношению к световым проемам  должны располагаться так, чтобы  естественный свет падал сбоку преимущественно слева.

Оконные проемы в помещениях, где используются персональные компьютеры, должны быть оборудованы регулируемыми устройствами типа: жалюзи, занавесей, внешних козырьков.

Рабочая мебель для пользователей компьютерной техникой должна отвечать следующим  требованиям:

• высота рабочей поверхности стола должна регулироваться в пределах 680-800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм;
• рабочий стол должен иметь пространство для ног высотой не менее 600 мм, глубиной на уровне колен не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног не менее 650 мм;
• рабочий стул (кресло) должен быть подъемно – поворотным и регулируемым по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также – расстоянию  спинки от переднего края сиденья;
• рабочее место должно быть оборудовано подставкой для ног, имеющей ширину не менее 300 мм, глубину не менее 400 мм, регулировку по высоте в пределах до 150 мм и по углу наклона опорной поверхности подставки до 20 градусов; поверхность подставки должна быть рифленой и иметь по переднему краю бортик высотой 10 мм;
• рабочее место с персональным компьютером должно быть оснащено легко перемещаемым пюпитром для документов.

Для нормализации аэроионного фактора  помещений с компьютерами необходимо использовать устройства автоматического регулирования ионного режима воздушной среды.

Женщины со времени установления беременности и в период кормления грудью к  выполнению всех видов работ, связанных  с использование компьютеров, не допускаются.

За  невыполнение данной Инструкции виновные привлекаются к ответственности согласно правилам внутреннего трудового распорядка или взыскания, определенным Трудовым Кодексом Российской Федерации.

Перед началом работы необходимо подготовить  рабочее место. С этой целью следует :

- отрегулировать освещение на рабочем месте, убедиться в отсутствии бликов на экране;

- проверить  правильность подключения оборудования  к электросети;

- проверить  исправность проводов питания  и отсутствие оголенных участков  проводов;

- убедиться  в наличии заземления системного блока, монитора и защитного экрана;

- протереть  антистатической салфеткой поверхность  экрана монитора и защитного  экрана.

Следует проверить правильность установки  стола, стула, подставки для ног, пюпитра, угла наклона экрана, положение  клавиатуры, положение «мыши» на специальном коврике, при необходимости произвести регулировку рабочего стола и кресла, а также расположение элементов компьютера в соответствии с требованиями эргономики и в целях исключения неудобных поз и длительных напряжений тела.

Работнику при работе на ПК запрещается:

• прикасаться к задней панели системного блока (процессора) при включенном питании;
• переключать разъемы интерфейсных кабелей периферийных устройств при включенном питании;
• допускать попадание влаги на поверхность системного блока (процессора), монитора, рабочую поверхность клавиатуры, дисководов, принтеров и других устройств;
• производить самостоятельное вскрытие и ремонт оборудования;
•   работать на компьютере при снятых кожухах;
• отключать оборудование от электросети и выдергивать электровилку, держась за шнур.

Продолжительность непрерывной работы с компьютером  без регламентированного  перерыва не должна превышать двух часов.

Во  время регламентированных перерывов  с целью снижения нервно – эмоционального напряжения, утомления зрительного анализатора, устранения влияния гиподинамии и гипокинезии, предотвращения развития познотонического утомления выполнять комплексы упражнений.

Во  всех случаях обрыва проводов питания, неисправности заземления и других повреждений, появления гари, немедленно отключить питание и сообщить об аварийной ситуации руководителю.

Не  преступать к работе до устранения неисправностей.

При получении травм или внезапном  заболевании немедленно известить  своего руководителя, организовать первую доврачебную помощь или вызвать скорую медицинскую помощь.

По  окончании работы необходимо:

- отключить  питание компьютера.

- привести  в порядок рабочее место.

- выполнить  упражнения для глаз и пальцев  рук на расслабление.