Информационно-справочная информация предприятия

 

Содержание

Введение 3

1. Понятия и правила оформления информационно-справочной документации 4

2. Виды информационно-справочной документации 5

Заключение 15

Список используемой литературы 16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

Документационное обеспечение  управления (делопроизводство) – это  специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке  и хранению.

Можно без преувеличения  сказать, что качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих  должностных лиц составлять и  оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с  документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении  лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию  телефонных разговоров и т.д. Все  это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства  определенным должностным лицам  закрепленного подразделения.

Большинство документов, создаваемых  учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты и др. Они носят вспомогательный  характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными  для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к  сведению.

 Целью данного работы  является изучение справочно-информационных  документов, используемых в деятельности  предприятия.

Задачи работы: представить  основные требования, предъявляемые  к разным формам информационно-справочным документам; дать определения понятию «информационно-справочная документация»; указать правила их оформления.

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие и правила оформления информационно-справочной документации

  Значение  документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности  организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит больше половины времени.

 На  основе документов  принимаются соответствующие   управленческие решения. Документы  во многих случаях являются  главным аргументом в спорных  ситуациях, подтверждая тем самым  первичное определение термина  «документ» как «способ доказательства».  Только грамотно составленный, имеющий  юридическую силу документ является  гарантом успешной сделки.    Руководители  предприятия несут  персональную ответственность за  состав, сохранность и правильное  оформление документов. Беспорядок  в хранении документов может  обернуться риском потери ценной  информации. Неправильно оформленные  документы или их отсутствие  может послужить причиной нареканий  и штрафных санкций при различных  проверках предприятия, проводимых  аудиторами, налоговой инспекцией, ревизорами других органов.[1,с.412]

Основным документом, устанавливающим  состав реквизитов и требования к  их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Однако кроме данного стандарта существуют другие правовые акты и нормативные документы, положения которых должны соблюдаться при создании и оформлении документов.

Информационно-справочные документы  сообщают сведения, побуждающие принимать  определенные решения (инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот  или иной способ действий).

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к  организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу  вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к  руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы  могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.

В состав информационно-справочных документов входят: докладная записка, служебная записка, объяснительная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.[5, с.79]

2. Виды информационно-справочной документации

Докладная записка

Докладная записка – документ, адресованный руководителю вышестоящей  организации, руководителю подразделения  или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями  составителя.

Обычно докладная записка  информирует руководство об имевших  место событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации, требующих принятия решения. [2,с.187]

Докладная записка может  быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка  представляется руководителю вышестоящей  организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются  по инициативе работника или по заданию  его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность  деятельности организации.

Внешние докладные записки  составляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе  бумаги.

Текст докладной записки  состоит из двух или трех смысловых  частей:

• в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
• во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;

• в третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Вторая часть в докладной  записке может отсутствовать  – в этом случае текст докладной  записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную  записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную  записку подписывает руководитель организации. [2,с. 181]

Датой докладной записки  является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами  докладной записки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный  номер, место составления (для внешней  докладной записки), адресат, заголовок  к тексту, подпись.

Служебная записка

Служебная записка – записка  о выполнении какой-либо работы, направляемая должностным лицом другому должностному лицу.

Служебная записка оформляется  на стандартном листе бумаги и  адресуется конкретному должностному лицу.

Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебную записку подписывают  специалист или руководитель подразделения.

Датой служебной записки  является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами  служебной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный  номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.[5, с. 84]

Объяснительная записка 

1) документ, поясняющий содержание  отдельных положений основного  документа (плана, отчета, проекта);

2) сообщение должностного  лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое  вышестоящему должностному лицу.

Объяснительные записки, сопровождающие основной документ (план, отчет), поясняющие содержание отдельных  положений основного документа, оформляются на общем бланке организации.

Объяснительные записки, отражающие какие-либо происшествия, сложившиеся  ситуации, оформляются на стандартном  листе бумаге и адресуются конкретному  должностному лицу.

Текст объяснительной записки  состоит из двух частей: первая часть  содержит факты, послужившие поводом  к ее написанию, вторая – причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. [6,с.274]

Отличие объяснительной записки  от докладной записки заключается  в отсутствии смысловой части, в  которой излагаются выводы и предложения.

Объяснительную записку  подписывает ее составитель. Датой  объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами  объяснительной записки являются: наименование организации, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, место  составления, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Предложение

Предложение – разновидность  докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному  вопросу.

Предложения по служебной, административной деятельности отличаются от коммерческих предложений, которые, как правило, оформляются в виде письма-предложения.

Составляется аналогично докладной записке, как правило, по заданию руководства.

Текст предложения содержит две части: обоснование и заключение – перечень предложений.

Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются  составителем.

Предложения могут представляться в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится  в компетенции этих организаций.

Предложения, адресованные другому должностному лицу, оформляются  на стандартном листе бумаге, предложения, адресованные вышестоящей организации, – на общем бланке. [6, с. 277]

Обязательными реквизитами  предложения являются: наименование структурного подразделения, (наименование организации – при адресовании  вышестоящей организации), наименование вида документа, дата и регистрационный  номер, место составления (при адресовании  вышестоящей организации), заголовок  к тексту, адресат, подпись.

Представление

Представления составляют в  случаях поощрения работников, наложения  взысканий, проведения аттестаций.

Представление оформляется  на стандартном листе бумаги.

Текст представления содержит следующую информацию:

фамилию, имя, отчество; дату рождения; образование; занимаемую должность; наименование структурного подразделения; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценку служебной  деятельности; повышение профессионального  уровня; оценку политических, деловых и моральных качеств; информацию об участии в общественной работе; мотив назначения, перемещения или поощрения; наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить; структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить. [1, с.415]

Представление подписывается  руководителем структурного подразделения  и адресуется руководству организации.

Датой представления является дата его подписания.

Обязательными реквизитами  представления являются: наименование подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, подпись.

Акт

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные  факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий  и т.п.).

Акты отличаются широким  разнообразием по своему назначению и содержанию:

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
• испытаний (образцов, систем, технологий);
• выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
• передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
• нарушения установленных правил;
• ревизии, инвентаризации;
• расследования аварий, несчастных случаев;
• ликвидации организации и т.д.