Формы работы с документами. Табель форм документов. Требования к регистрации документов

Министерство  образования и науки Российской Федерации 

ГОУ ВПО  Нижегородский государственный  педагогический университет 

им. Козьмы Минина 

Технолого-экономический  факультет 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ 

  На  тему: «Формы работы с документами. Табель форм документов. Требования к регистрации документов» 
 
 
 
 

Выполнила: студентка 745 гр.

 Сухарева  Елена 
 
 
 
 
 
 
 
 

Нижний  Новгород

  2011

 

Содержание

Организационные формы работы с документами……………………………..3

Табель форм документов………………………………………………………..6

Требования к  регистрации документов………………………………………..10

• Регистрируемые и нерегистрируемые документы……………………..10
• Особенности регистрации документов в организации………………...11
• Формы регистрации документов………………………………………..13

Список источников……………………………………………………………...16

Приложение № 1………………………………………………………………...17 

 

  Организационные формы работы с  документами 

  Практика  выработала три формы организации  работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.

  Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

  Централизация отдельных операций по обработке  документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы дело производства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

  Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

  Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

  Вариантом смешанной формы является такая  организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других — децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.

  Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

  В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы  — один из самых сложных. Действующие  государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

  В каждом конкретном случае выбор организационной  формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

  Регламентация выбранной формы работы с документами  закрепляется в инструкции по делопроизводству. [1]

 

  

  Табель  форм документов

  Табель  – это перечень разрешенных к  применению унифицированных форм документов необходимых и достаточных для реализаций функций и задач    управленческой деятельности с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся документов, так и процедуры их подготовки. В табель включают только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

  Табель  форм документов предназначен для:

  ♦ оптимизации состава применяемых  в организации форм документов и  их закрепления в едином нормативном  документе,

  ♦ классификации применяемых в  деятельности организации форм документов по функциям управленческой деятельности (или по структурным подразделениям),

  ♦ унификации и нормативного закрепления  процедуры подготовки (или ее    отдельных   важных    этапов)   управленческих   документов   в организации,

  ♦ унификации форм документов в организации,

  ♦ упорядочения документальной базы организации  в целях повышения эффективности      использования      компьютерных     технологий   в управленческой деятельности.

  В текущей деятельности организации  табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов, используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов. 

    Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:

         1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (на предприятии) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.

        2. Выбор формы Табеля. В проекте новой ГСДОУ предлагается примерная форма табеля. 

  Примерная форма Табеля форм документов

№ места хранения документа	Наименование  формы документа	Код по ОКУД	Код по локальному классификатору	Подразделение. Ответственное за подготовку документа	Согласование	Подписание	Утверждение	Печать
1	2	3	4	5	6	7	8	9

 

  Таким образом, табель представляет собой  таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника.

       3. Определение структуры табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту наименований документов.

       4.Отбор форм документов для  включения в табель. Этап сбора  и анализа материала преследует  две основные цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления деятельности организации и создаваемых в процессе их реализации документов.

  В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной последовательностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Сбор материала проводится в структурных    подразделениях   организации     по   всем    направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносится следующая информация:

       ♦     Полное наименование  формы документа, включая заголовок, если он имеется,

       ♦     Код формы,

       ♦     Имя файла (если  имеется электронный вариант  документов),

       ♦     Функция управления  и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ. Например, штатное расписание создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава».

    ♦      Сведения     об   основных     этапах     подготовки     документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение        документа        (подписание,        утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника (или копии, если   первый    экземпляр      документа    отсылается     в    другое учреждение).