Формирование личных дел сотрудников

      Переплет  личного дела. По завершении нумерации личного дела осуществляется его переплет и оформление обложки дела в соответствии с Приложением 11 к Основным правилам.

  Личные дела уволенных сотрудников могут учитываться двумя способами:

 * каждое по отдельности;

* по комплексам дел.

  Под комплексом личных дел понимается объединение нескольких личных дел сотрудников по алфавиту фамилий, имен и отчеств внутри года их увольнения с учетом допустимого объема одного дела - не более 250 листов. Образец заголовка отдельного листа - "Личное дело Сергеева Алексея Николаевича, уволенного в 2006 г.", комплекса дел - "Личные дела сотрудников, уволенных в 2006 г. А-Я". Если сотрудник в период работы в учреждении изменил фамилию, его личное дело учитывается по последней фамилии, а прежняя заключается в скобки. Заголовок личного дела в случае изменения фамилии выглядит так: "Личное дело Козловой (Галкиной) Марии Александровны, уволенной в 2006 г.".

      Сдаточная опись. Для передачи в архив личных дел необходимо оформить сдаточную опись. Она составляется по форме, указанной в Приложениях 12, 13 Основных правил. Сдаточная опись за определенный календарный год включает все дела данной категории.

      В первой графе указываются порядковые номера дел;

      Во второй - индексы дел по номенклатуре;

      В третьей - заголовки дел;

      В четвертой - крайние даты (проставляются по документам дел);

      В пятой - указывается количество листов дел;

      В шестой - сроки хранения;

      В седьмой - необходимые примечания.

      Сдаточная опись должна быть оформлена передающей и принимающей сторонами и  утверждена руководителем учреждения, являющегося источником комплектования архива. 

      6.Доступ к личным делам

      Сотрудник имеет доступ к своему личному  делу и вправе сделать копии нужных ему документов (согласно ст. 89 ТК РФ). А вот работодатель обязан соблюдать режим секретности, поскольку все сведения о работнике можно получить только у него самого (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Если другой организации понадобились сведения о каком-либо работнике, то их можно предоставить только по письменному запросу. Запрос должен сопровождаться заявлением самого бывшего работника со словами: "Прошу сообщить обо мне такие-то сведения организации такой-то, в которой я работаю в настоящее время". В противном случае возможны судебные разбирательства.

 Доступ  к личным данным разрешен только  специально уполномоченным лицам,  например работникам милиции  или прокуратуры.

      7.Вопросы при формировании личных дел.

  При подготовке личных дел к архивному хранению в них нередко обнаруживаются документы, не имеющие дат (по вине лиц, которые оформляли документы сотрудника, принимавшегося на работу). Как сформировать такие документы? Для начала необходимо проверить, указаны ли рассматриваемые документы в описи документов личного дела. Если недатированные документы названы в описи, лучше сформировать их после основных документов дела, имеющих даты, но перед описью. В случае если данные документы не названы в описи - сформировать после нее.

  В личном деле сотрудника приказ о приеме на работу датирован ранее его заявления. В каком порядке сформировать указанные документы в личном деле? Как правило, документы личного дела располагаются в хронологической последовательности. Следовательно, работник сначала пишет заявление, а уж потом издается приказ. Но поскольку ситуация выглядит иначе, в соответствии с Основными правилами следует указать причину непоследовательности операций в соответствующем предисловии, текст которого может выглядеть таким образом: "В личном деле работника приказ о приеме на работу датирован ранее заявления. Этот порядок не был сохранен в процессе систематизации документов данного личного дела. Документы представлены в логической последовательности, то есть в том порядке, который должен быть соблюден при оформлении приема на работу". 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Библиографический список

1. Журнал "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 5, май 2007 г.
2. "Основные правила работы архивов организаций" одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.

3. "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утв. Росархивом РФ от 06.10.2000 г.

4.     Трудовой Кодекс Российской Федерации  в редакции: Новая редакция (по состоянию на 10 декабря 2006 г).—Новосибирск: Сиб.унив. изд-во, 2006.- 240 с.

5.     Указ Президента РФ от 1 июня 1998 г. №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

6.        Журнал «Кадровые решения» №9.- 2005.- 65 с.

7. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Юридический словарь-справочник кадровика. М., 2003.- 456 с.

8.     Борисова С.А. Словарь-справочник кадровика.- М.,- 2005.- 350 с.

9.     Федеральный закон от 07.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных"