Факторы, способствующие формированию положительного имиджа руководителя

Содержание:

• Факторы, способствующие формированию положительного имиджа руководителя………………………………………………………………….3
• Регистрация документов.  Реквизит «Регистрационный номер документа»……………………………………………………………………7
• Составьте письмо-приглашение…………………………………………...10
• Список используемой литературы…………………………………………12
• Факторы, способствующие формированию положительного имиджа руководителя.
•      Имидж [image (англ.) — образ, изображение] — искусственный образ, формируемый в общественном или индивидуальном сознании средствами массовой коммуникации и психологического воздействия. Имидж создается пропагандой, рекламой с целью формирования в массовом сознании определённого отношения к объекту. Может сочетать как реальные свойства объекта, так и несуществующие, приписываемые. 
•   Имидж руководителя - существенной личностной и профессиональной характеристикой.
•    Именно имидж позволяет создавать первое впечатление о человеке как о руководителе. Имидж в данном случае - его фирменный знак, его внешняя вывеска. Чаще всего, чем он привлекательнее, тем выше профессиональный авторитет, выше общественная репутация организации, которую он представляет.
•    Имидж вообще во многом зависит от того, какие ценности пропагандируются в обществе в определенный период времени. В условиях быстро меняющегося и развивающегося общества, его потребностей важным показателем в пользу формирования благоприятного имиджа учреждения любой формы собственности будет служить степень соответствия его миссии, целей и задач требованиям социума. Имидж является составной частью управленческой деятельности, а обладание им - существенная профессиональная характеристика руководителя учреждения.
•    Новые социально-экономические условия в России актуализируют спрос на сильных, ярких руководителей с выраженными нравственными, интеллектуальными качествами и развитыми управленческими способностями и умениями, сознательно включающих все эти показатели в свой имидж.
•    Формирование имиджа не является изменением личности человека. Этот процесс не может сделать из одного человека совершенно другого. Поэтому для руководителя важно знание основ психологии для того, чтобы быть в состоянии оценить психологические особенности собственной личности и грамотно использовать свои сильные и слабые стороны. Понимание особенностей личности может помочь понять причины существования создавшегося, исходного имиджа.
•    Имидж представляет собой сложный многофакторный феномен и при его формировании должны приниматься во внимание следующие факторы:
• - персональные (физические, психологические особенности, тип личности, свойства характера, качества личности, индивидуальный стиль принятия решений);
• - социальные (образование, биография, стиль жизни, система ценностей, общественный статус, семейное положение). Со статусом тесно связаны модели ролевого поведения. Социальная принадлежность в значительной мере определяет нормы и ценности, которых придерживается руководитель. Социальные характеристики связаны, прежде всего, с обстановкой вокруг организации. Руководитель, ориентируясь на определённую целевую аудиторию, должен стараться в то же время заручиться поддержкой как можно большего количества людей, как имеющих прямое отношение к продукции, или услуге организации, так и связанных с ней косвенным образом. Он должен чутко улавливать их требования;
• - профессиональные (тип руководителя и его статус в коллективе, степень владения профессиональными методами и технологиями управления коллективом, наличие навыков стратегического планирования, организаторских умений, способностей к объективной независимой оценке, прогрессивному развитию).
•    Нельзя упускать из внимания и параметры имиджа руководителя, не относящиеся к его основной деятельности: прошлое, семья, окружение, досуг, интересы.
•    Каждая из групп характеристик вносит свой вклад в формирование имиджа лидера и в различной степени поддаётся сознательному конструированию.
•    Так как создание и коррекция имиджа происходят при ориентации на определенную аудиторию, то субъекту имиджа необходимо уметь представить, как он воспринимается другими, прогнозировать отношение к себе, что может являться основанием для изменения индивидуального имиджа.
•    Имидж руководителя учреждения (организации) может пониматься в двух смыслах - широком и узком.
•    Имидж в узком смысле - это исключительно визуальная, внешняя сторона субъекта, символический образ, оформляемый с помощью некоторого языка, который понимается как в синтаксическом, так и в семантическом значении.
• Имидж в широком смысле предполагает сложную взаимосвязь качественно различающихся, разнородных явлений телесной и духовной природы, гармоничную совокупность внутренних и внешних проявлений человека.
• Применительно к личности руководителя учреждения это понятие можно определить следующим образом: имидж -- это целостный непротиворечивый образ руководителя в сознании окружающих, соответствующий целям, нормам, ценностям, принятым в целевой группе, и ожиданиям, предъявляемым членами группы к руководителю.
•    Это определение выводит понятие имиджа за рамки личности руководителя и заставляет взглянуть на проблему с точки зрения организации в целом. В самом упрощенном виде это означает, что имидж руководителя, как целостный и непротиворечивый образ, должен соответствовать определенным характеристикам организационной культуры.
•    В структуре имиджа руководителя учреждения (организации) ведущую роль занимают:
• 1) личностные характеристики (эмоционально-волевые качества, нравственные, ценностные и коммуникативные качества);
• 2) профессиональные качества (когнитивные качества, творческий подход к работе, направленность на дело);
• 3) визуальные проявления (обаяние, аккуратность, хорошие манеры, выразительная речь).
•    Психологические условия формирования имиджа руководителя учреждения (организации) представляют его профессионально-психологические качества. К таким качествам относятся: ценностные ориентации, направленность на дело, стрессоустойчивость, готовность к риску, умение излагать свои мысли, потребность в саморазвитии, надёжность.
•    Работа над созданием имиджа должна начинаться с постановки цели. Часто основная задача человека, принявшего решение о совершенствовании своего имиджа, сводится к решению вопроса, зачем ему это нужно. Цель руководителя может состоять в усилении влияния на подчиненных, улучшении имиджа вверенного ему подразделения или достижения успеха на определенных переговорах. В зависимости от цели принимается решение о методах формирования имиджа.
•    Формирование имиджа не является изменением личности человека. Этот процесс не может сделать из одного человека совершенно другого. Поэтому для руководителя важно знание основ психологии для того, чтобы быть в состоянии оценить психологические особенности собственной личности и грамотно использовать свои сильные и слабые стороны.
• 2. Регистрация документов. Реквизит «Регистрационный номер документа».
• Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
• Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней.   Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.
• Существуют три формы регистрации документов:
• журнальная;
• карточная;
• автоматизированная.
• Журнальная форма
• Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы, например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.
• Карточная форма
• Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству
• Автоматизированная форма
• Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.
•    Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из организации, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
•    Например: распоряжение Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 21 декабря 2007 г. № 1576/954.
•    Регистрационный номер документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.
•    Пример оформления отметок для реквизита «Регистрационный номер документа» на бланке письма.
•    Пример оформления отметок для реквизита «Регистрационный номер документа» на бланке приводится в приложении Б к ГОСТу 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
•    Схема расположения реквизита "Регистрационный номер" приведена на рисунках 1 и 2.
• Рис. 1.  
  Расположение реквизита "Регистрационный номер документа" на формате А4 углового бланка  
  01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
  03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
  05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
  06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
  07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
  10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
  13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
  15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
  19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
• Рис. 2.  
  Расположение реквизита "Регистрационный номер документа" на формате А4 продольного бланка 
  01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;  
  03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;  
  05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;  
  06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);  
  07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;  
  10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;  
  13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;  
  15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;  
  19 - отметка о контроле; 20 - текст документа
• 3. Составьте письмо-приглашение
• Письмо-приглашение 
• Письма-приглашения относятся к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых контактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющего ту или иную организацию. При необходимости приглашения большого количества людей используются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и отчества. Система факсовой связи сегодня облегчает задачи распространения корреспонденции.

• Приглашение 
• Глубокоуважаемый Александр Васильевич! 
• 16 апреля 1997 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.
• Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляю Вам проект и прошу принять участие, в его обсуждении.
• Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: ул. Октябрьская, д.35 

•    
• Список используемой литературы:
• Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудрявцева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФА – М, 2003.
• Делопроизводство: Учебник для вузов/ Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В.Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544с.
• Как правильно подготовить и оформить деловое письмо: учебно-практическое пособие / М. И. Басаков.—М.: Изд.-торг. корпорация "Дашков и К": 2005.—112 с.
• Образцы документов по делопроизводству: руководство к составлению / М. В. Стенюков.—М.: Приор-издат: 2005.—176 с.
• Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие для студ. вузов / И.Ю.Крылова.—СПб.: Бизнес-пресса: 2004.—230с.