Документоведение. Экспертиза, сводная номенклатура

К отличительным признакам  документа относятся:

а) наличие смыслового семантического содержания. Документ - носитель смысла, который передается совокупностью последовательных знаков.

б) стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени;

в) предназначенность для использования в социальной коммуникации. Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации;

г) завершенность сообщения. Фрагментарное незавершенное сообщение не может быть полноценным документом. Требование завершенности является относительным, поскольку имеется ряд незавершенных сообщений, имеющих особое значение для научных исследований (наброски, черновики, эскизы).

Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или  иные необходимые обществу функции. Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ - объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций, весь спектр которых можно условно поделить на три группы:

а) главная, наиболее обобщающая функция документа - это хранение и передача (распространение) информации во времени и пространстве;

б) общие функции документа характерны для всех документов, независимо от их типа и вида:

1. информационная функция - это способность документа удовлетворять потребности общества в информации, т.е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации и т.д. Информационная функция присуща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления любого из них. Информационная функция имеет сложную структуру. В ее состав входит фиксация, сохранение, передача информации;
2. коммуникативная функция - это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:
• документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);
• документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы);
3. кумулятивная функция - это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений;

в) специальные функции присущи не всем, а определенным видам и типам документов, где они проявляются в большей степени в соответствии с социальными потребностями общества. К ним относятся:

1. управленческая или регулятивная функция - выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, распоряжения, решения, приказы, протоколы). Управленческие документы отражают стадии управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, организации;
2. правовая функция - это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), исторические источники, служащие средством свидетельствования. Сюда же можно отнести все договорные документы, фиксирующие договорные отношения;
3. функция учета дает количественную характеристику информации - это регистрация и группировка в цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Документы, наделенные функцией учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации (статистические и финансово-экономические документы);
4. познавательная или когнитивная функция - способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общего и профессионального процесса обучения (учебник, практикум, хрестоматия и т.д.), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, отчет о НИР и ОКР);
5. общекультурная функция - способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурных традиций, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе (литературно-художественное, научное издание, кино-фильм, видеофильм, фотография, открытка, гравюра и др.);
6. мемориальная (памятниковая) функция - способность документа служить "внешней памятью" человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающим особой социально-культурной и исторической ценностью (рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы);
7. гедоническая функция - способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы и т.п.).

К специальным функциям документа  можно также отнести статистическую, источниковую, подтверждения авторского авторитета и др. Количество специальных функций документа, как и потребностей общества, неисчислимо.

Документ всегда сочетает в себе одновременно несколько функций, которые тесно переплетены между  собой. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли одной его функции (учебник - учебная, указ - правовая, афиша - рекламная). Значение той или иной функции со временем изменяется, т.к. изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции время действия которых ограничено (коммуникативная, управленческая, правовая), и функции, постоянно действующие (информационная, социальная).

Знание функций документа  позволяет уяснить целевое (для чего создан конкретный документ) и читательское (для кого создан документ - для детей, взрослых, специалистов, студентов и т.д.) назначение документа, с тем, чтобы наиболее эффективно использовать его потенциальные возможности. От целевого и читательского назначения документа зависит характер информации, содержащейся в нем, тип и вид документа.

Знание функций документа  позволяет:

• определить подлинную ценность документа, социальную значимость его содержания;
• правильно понять роль документной информации (в отличие от устной, недокументной) в удовлетворении разнообразных читательских потребностей общества;
• осуществить научную классификацию и типологию документа (распределение документов по разным признакам на виды и типы);
• определить наиболее оптимальные пути и средства его изготовления, переработки, распространения, хранения и использования в библиотеках, архивах, книжных магазинах и т. д.;
• разработать теоретические основы документоведения, сформировать его понятийный аппарат и т.д.

Функции документов выражены не в единичном документе, а в  комплексе документов, крупном документальном массиве.

 

2. Экспертиза ценности документов.

 

Завершающий этап работы с  документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего  хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное  научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным — до 10 лет, временным — свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.

Экспертиза  ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, с.4.).

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих  политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей  передачи их на постоянное хранение в  государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное  хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению  документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение  сроков хранения документов.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

 

3. Составьте сводную номенклатуру дел ЗАО «Лотос».

 

Закрытое акционерное  общество

«Лотос»                                                                                УТВЕРЖДАЮ

                                                                                               Генеральный директор

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                                     ЗАО «Лотос»                                                        

                                                                                               И.В. Иванов

23.12.2011 № 1                                                                     29.12.2011г.

Элиста

Индекс дела	Заголовок дела  (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Приме- чание
1	2	3	4	5
01 – КАНЦЕЛЯРИЯ
01 -01	Устав организации	1	Пост. Ст.13а
01-02	Учредительный договор	1	Пост. Ст.14
01-03	Свидетельство о регистрации  организации	1	Пост. Ст.15
01-04	Штатное расписание организации	1	Пост. Ст.32а
01-05	Положение о структурных  подразделениях организации	1	Пост. Ст.16
01-06	Приказы по основной деятельности	1	Пост. Ст.6а
01-07	Приказы по административно-хозяйственной  деятельности	1	5 лет Ст.6а
01-08	Журнал регистрации отправляемых документов	1	5 лет Ст.72в
01-09	Журнал регистрации распорядительных и нормативных документов организации	1	3 года Ст.72б
01-10	Журнал регистрации поступающих  документов	1	3 года Ст.72б
02- ОТДЕЛ ПЛАНИРОВАНИЯ  И ПРОГНОЗИРОВАНИЯ
02-01	Перспективный план развития организации на 2005-2010 г.г.	1	Пост. Ст.84
02-02	План экономического и  социального развития организации  на 2005г.	1	Пост. Ст.87а
02-03	Бизнес-план организации	1	Пост. Ст.88
02-04	Годовой план организации  по основным видам деятельности на 2011 г.	1	Пост. Ст.90а
02-05	Справки об итогах социально-экономического развития организации	1	5 лет ЭПК ст.154
02-06	Переписка по вопросам планирования	1	5 лет Ст.98
02-07	Аналитические записи  о  выполнении планов	1	5 лет ЭПК Ст.97
03- ФИНАНСОВЫЙ ОТДЕЛ
03-01	Годовой отчет о выполнении финансового плана на 2011 г.	1	Пост. Ст.114б
03-02	Годовой финансовый организации на 2011г.	1	Пост. Ст.105 б
03-03	Годовой план финансирования и кредитования на 2011г.	1	Пост. Ст.105 б
03-04	Отчет по кассовому плану	1	5 лет Ст.133
03-05	Квартальные планы  финансирования и кредитования на 2011г.	1	5 лет Ст. 105 в.
04- БУХГАЛТЕРИЯ
04-01	Годовой бухгалтерский баланс	1	Пост. Ст.135б
04-02	Годовой отчет по налогам	1	Пост. Ст.170 а
04-03	Лицевые счета работн-в	1	75 лет ЭПК Ст154
04-04	План счетов бухгалтерского учета	1	5 лет Ст.142
04-05	Заказы на бланки учета  и отчетности	1	1 год Ст.150
05- ОТДЕЛ КАДРОВ
05-01	Правила внутреннего распорядка	1	Пост. Ст.10
05-02	Коллективный договор	1	Пост. Ст.275
05-03	Приказы по личному составу	1	75 лет ЭПК Ст.6б
05-04	Личные дела работников	1	75 лет ЭПК Ст.339
05-05	Табели учета рабочего времени	1	1 год Ст.281