Документирование информации

В первой четверти 20 столетия были изобретены и широкое распространение в  радиотехнике получили электронные лампы.

В результате на рубеже 1930-х – 1940-х  годов сразу в нескольких странах  мира, в том числе и в СССР, возникла идея создания программно управляемых вычислительных машин. В нашей стране серийное производство ЭВМ было налажено в 1952 г.

С появлением компьютеров началось быстрое развитие автоматизации  процессов документирования информации, её передачи, хранения и использования. Всё более широкое распространение получают документы на машинных носителях, т.е. документы, созданные с использованием материальных носителей и способов записи, обеспечивающих обработку документированной информации электронно-вычислительной техникой.

На первых порах в процессе работы с ЭВМ использовался преимущественно  перфорационный метод закрепления, передачи и хранения кодированной информации, т.е. необходимая информация с помощью специальных машин – перфораторов и контрольников фиксировалась на машинных перфокартах или перфолентах в виде круглых либо прямоугольных пробивок в определённых информационных точках. Впоследствии закрепление закодированной информации стало осуществляться преимущественно на магнитной ленте, магнитных дисках и др.

С начала 1960-х годов в Советском  Союзе стали действовать первые вычислительные комплексы, предназначенные для автоматизированной обработки управленческой информации. К середине 1980-х годов в стране насчитывалось уже более 6000 автоматизированных систем управления. Это привело к массовому созданию управленческих документов на машинных носителях. В 1982 г. было создано первое в СССР архивохранилище машиночитаемых документов.

С конца 1980-х гг. в нашей стране начинается широкое использование  персональных компьютеров. К настоящему времени в большинстве организаций, учреждений, на предприятиях работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Таким образом, электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения управления. Во второй половине 1990-х годов вошёл в употребление и сам термин “электронный документ”.

Электронные документы имеют технологическую  специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком  в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

Подобная специфика порождает  дискуссии вокруг понятия “электронный документ”. Не случайно сам этот термин пока отсутствует в Государственном стандарте. Вместо него в ГОСТе Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” сохранён прежний термин - “документ на машинном носителе”, который определяется как “документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной”. Предлагаемые же в документоведческих исследованиях определения электронного документа нуждаются в совершенствовании и уточнении.

Заключение

В процессе эволюции человечества возникла и вполне закономерная потребность  в развитии документирования различной  информации. Документирование может  осуществляться на естественном языке (в этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации с помощью электронно-вычислительных машин).

Запись информации на материальном носителе осуществляется с помощью  специальных средств документирования, начиная от простейших (ручка, карандаш и т.п.) и заканчивая электронными средствами. В зависимости от используемых средств различаются способы документирования и типы создаваемых документов.

С помощью простых орудий создаются  рукописные письменные документы, изобразительные документы и графические документы. При использовании фототехники создаются фотодокументы, кинотехники – кинодокументы. Звукозаписывающая техника позволяет создавать фоно(аудио)документы, компьютерная техника – документы на бумажном носителе, а также электронные документы.

Список использованных источников

1.ГОСТ 13699-91. Запись и воспроизведение информации. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1991.

2 ГОСТ 7.69-95 “СИБИД. Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения” // Вестник архивиста. 1997. № 5. С.67-71.

3 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.

4 В.А. Истрин. Возникновение и развитие письма. - Москва: Наука, 1965.

5 А.А. Кузин Н.Г., Филиппов. Техническое документирование: Учеб. пособие.- Москва: МГИАИ, 1973.

6 Т.В.Кузнецова, Е.А.Степанов, Н.Т. Филиппов. Делопроизводство и техническая документация. - Москва: Высшая школа, 1991.

7 В.М. Магидов. Кинофотодокументы как объект источниковедения (историография вопроса) // Советские архивы, 1991. № 4. С.27-38; № 5. С.12-23.

8 Н.А. Павленко. История письма. - Минск, 1987.

9 А.Ю. Пигарев. Курс современной стенографии: Учеб. Новосибирск: ЮКЭА, 2000.

10 С.А. Рейсер. Русская палеография нового времени. Неография. Москва: Высшая школа, 1982.

11 В.И. Тихонов. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов // Делопроизводство, 1999. № 2. С.48-56.

12 Фотография: Энциклопедический справочник. - Минск, 1992.

13 К.В. Чибисов. Фотография в прошлом, настоящем и будущем. - Москва: Наука, 1988.