Документирование фактов хозяйственной операции

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе.[1, 154 с.]

Контроль за исполнением документов:

Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Контроль исполнения документов охватывает три группы вопросов:

• контроль исполнения документов по существу содержащихся в них заданий или поручений. Такой контроль предполагает оценку документа в целом, то есть насколько правильно и полно решен вопрос. Такую оценку делает руководитель, либо по его поручению – помощник;

• контроль за соответствием документов формам составления и требованиям ГОСТов. Такой контроль может осуществлять помощник, специальная контрольная служба или технический работник бухгалтерии. Суть этого контроля сводится к проверке правильности оформления документа, наличия определенного бланка, полноты реквизитов, наличия всевозможных сопутствующих материалов.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному  исполнению документов, обеспечение  получения аналитической информации необходимой для оценки деятельности организации и ее структурных подразделений, а также конкретных сотрудников. Для достижения указанной цели система контроля исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;

• проверку своевременности  доведения документов до конкретных исполнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов  контроля исполнения документов;

• регулярное информирование руководителей органа управления о  ходе исполнения документов;

• снятие исполненных документов с контроля.

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Передача документов в  архив:

Исполненные учетные документы  хранятся в архиве. Хранение документов играет значительную роль в деле правильной постановки бухгалтерского учета. Рациональная система хранения обеспечивает не только целостность и сохранность документов в течение установленных законом сроков, но и возможность пользования ими в любой момент для всякого рода справок.

Подлежащие сдаче в  архив документы предварительно располагаются в удобном для  отыскивания порядке и подшиваются  или переплетаются в особых папках, именуемых делами.

Сдача дел в архив из структурного подразделения производится по графику, который составляется работником архива и согласовывается с руководителями структурных подразделений. Эта работа проводится ежегодно. Дела с постоянным сроком хранения и сроком хранения свыше 10 лет, а также по личному составу, сдаются в архив по описи.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии  работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описей напротив каждого дела делается отметка о наличии каждого дела. В конце описи делается заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количества дел, которые переданы, с указанием отсутствующих номеров. Под заверительной надписью ставится печать, дата приема-передачи и подписи лиц, составляющих ее. Сверенные описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, корешками на обе стороны.

Дела временного хранения до 10 лет передаются в ведомственный  архив по номенклатуре дел. Так как во многих учреждениях архивы не имеют достаточных площадей, разрешают хранение этих дел центральной службой делопроизводства или структурным подразделением до истечения срока хранения, после чего дела подлежат уничтожению в установленном порядке. [6, 120 с.]

Порядок пользования документами  из архива:

1. Для получения документов  для дальнейшей работы из архива, обязательно разрешение руководителя предприятия.

2. Категорически запрещается  делать на документах пометки,  загибать листы, снимать копии без разрешения руководителя, переводить чертежи через кальку.

3. Сотрудникам, работающим  в данной организации, документы  выдаются под расписку без  права выноса за пределы учреждения.

4. Документы по письменным  запросам выдаются доверительным  лицам по доверенности.

5. При снятии копии  с документа, который находится  в архиве, на подлиннике проставляется, когда и кому была выдана копия.

6. Лица, работающие с документами  архива, несут полную ответственность за сохранение документов. В случае нарушения - привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

 

3. График документооборота

Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка  и передача в архив первичных  документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

 Графиком устанавливается  рациональный документооборот, т.е.  предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

 Ответственность за  соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и  доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации.

Для составления графика  документооборота применяются различные  методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

В зависимости от целей, поставленных перед графиком документооборота, предприятия  имеют право утверждать свои правила  внутреннего движения первичных документов.

Срок хранения первичных  документов может быть указан в графике  документооборота. Однако, поскольку он определен законодательно, достаточно предусмотреть в учетной политике по бухгалтерскому учету порядок сдачи документов в архив организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая  взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой  работы.

Без документирования не сможет долго просуществовать ни одна организация, во многих случаях оно является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности  обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Документ есть первоисточник информации для бухгалтера. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Так же, изучив данную тему, мною были сделаны выводы, что за последнее время происходит совершенствование документооборота. А именно, использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами и применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации; сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов; стандартизация или установление одинаковых форм и размеров документов одного названия; рационализация путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Борискина И.П., Лясковская Н.В. «Бухгалтерское дело: Учебное пособие».-Изд-во: Тула: НОО ВПО НП «ТИЭИ», 2008 г.;

2. Бортник Н. А., Бортник Н.Н «Бухгалтерское дело: Учебное пособие».-Изд-во: Дашков и Ко, 2009 г.– 400с.;

3. Бычкова С.М., Макарова Н.Н. «Бухгалтерское дело».- Изд-во: М.: Эксмо, 2008 г. — 336 с.

4. Ерина Т.А. «Бухгалтерское дело».-Изд-во: МИЭМП, 2010 г.- 121 с.;

5. Маренков Н.Л., Веселова Т.Н. «Бухгалтерское дело».- Изд-во: Феникс, 2005 г.- 544 с.

6. Швецкая В. М., Головко Н.А. «Бухгалтерское дело. Учебник».- Изд-во: Дашков и Ко, 2010 г.- 304 с.