Документаційне забезпечення управління

Документаційне забезпечення управління — важлива складова діяльності будь-якої установи, організації, підприємства. Ведення діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного фактора. Тому нині надзвичайно важливим є удосконалення системи діловодства.

Документаційна діяльність організації охоплює всі процеси з підготовки, складання, погодження та оформлення документів. Зафіксована в документах інформація становить основу будь-якого напряму роботи в будь-якій галузі.

Досить важливим для управлінської діяльності є юридичне значення документів, тому що вони є формою вираження права.

Кожен практичний працівник праводілової сфери постійно працює з різними документами і складає їх. Робота з документами входить до функціональних обов'язків як керівників, так і підлеглих працівників.

Діловодство — це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності. Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку.

Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення й пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ — це свідчення культури виконавця.

Документи з’явились разом з писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім, із розвитком писемності, стали засобом спілкування, передавання інформації. Документи є одним з важливих сховищ людської пам'яті.

Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських діл, тобто у створенні документів.

Документування управлінської діяльності — це сукупність дій, що здійснюються органами управління щодо створення та використання документів. Воно створюється за Типовою інструкцією з діловодства, яка визначає порядок ведення загального діловодства. Діловодство, що містить таємну інформацію з обмеженим доступом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами. Управлінські документи можуть виконувати різні дії: вони підтверджують чи фіксують факти, події, зв'язок; інформують, дозволяють чи забороняють здійснювати різні дії. Незалежно від характеру інформації, яка в них міститься, вони спрямовані на регулювання й упорядкування відповідних суспільних відносин. Офіційність управлінських документів підтверджується відповідними підписами, печатками, бланками тощо.

Багатоманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв'язок, притаманні управлінню форми і методи керівництва, а також види зворотного впливу об'єктів управління на функції суб'єктів — усе це відображається у документах, за допомогою яких реалізуються певні рішення.

Управлінська документація визначає спосіб оформлення господарських операцій відповідними документами, призначений для первинного спостереження за господарськими операціями як обов’язкова умова відображення їх в обліку. Документація відіграє також важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, забезпечує можливості контролю за збереженням майна господарства, раціональним його використанням. Вона має юридичне значення як письмовий доказ здійснення господарських операцій. Використовують документацію для аналізу господарської діяльності, фінансового контролю, аудиту й документальних ревізій.

На сьогоднішній день використовуються різні засоби документування: від простих (таких, як олівці і звичайні кулькові ручки) до більш складних електромеханічних (сюди відносяться магнітофон, відеокамера, фотоаппарат і т.п.) і автоматизованих, комп’ютерних. Від застосовуваних засобів залежать і способи документування. Воно може бути текстовим, електронним, кіно-і фотографічним.

Управлінська діяльність використовує, як правило, текстові документи, написані від руки або створені на комп’ютері. Тому вони отримали назву управлінської документації.

Документування – це завжди фіксація на конкретному носії інформації з особливими реквізитами, за якими потім здійснюється її ідентифікація. Документування управлінської діяльності створює засоби і підстави для регуляції діяльності як окремого посадовця, так і фінансових або організаційних дій цілого підприємства.

В Україні процес діловодства на підприємствах, в установах та організаціях різних форм власності організовується за допомогою положень Конституції України, законів України, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України та ін.. методичних документів. Водночас, поряд з існуванням великої кількості законодавчих актів, які регулюють і забезпечують досконалість діловодного процесу, не існує загальноприйнятих правил стосовно їхньої класифікації.

Автори навчального посібника «Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування» Іванова Т.В. та Піддубна Л.П. пропонують таку класифікацію нормативно-правової бази діловодства:

1. Укази та розпорядження президента України, постанови та розпорядження Уряду, які регламентують питання документаційного забезпечення управління в Україні;
2. Законодавчі акти України у сфері інформації, документації та документування;
3. Правові акти органів виконавчої влади як загальногалузевого, так і відомчого характеру;
4. Правові акти нормативного та інструктивного характеру;
5. Методичні документи з діловодства закладів, організацій, підприємств;
6. Державні стандарти на документацію;
7. Уніфіковані системи документів;
8. Класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації.

Загальна і найбільш характерна властивість усіх документів полягає в тому, що вони є джерелами або носіями інформації. Тому документи широко використовуються у нашій повсякденній діяльності. Як носії інформації, вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи мають ще ряд інших важливих властивостей, що становить цінність для управління. Вони є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають велике правове значення. Крім того, документи усе більшою мірою служать матеріалом для обробки та одержання необхідної інформації.

Завдяки названим властивостям документи широко використовуються при машинній обробці цифрових даних планово-облікового характеру.

Багато документів мають відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним за формою, так і за змістом.

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, інформація про які фіксується на різних носіях і оформлена за встановленими правилами, необхідними для здійснення управлінських дій.

Склад управлінських документів визначається компетенцією й функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення управління та уніфікованих систем документації.

Уніфіковані системи документації — це комплекс взаємопов'язаних документів, які створені за єдиними правилами та вимогами, містять інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності. Вони придатні для використання як з допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки документації.

Управлінські документи за найменуванням формою та складом реквізитів повинні відповідати уніфікованій системі документації. Відповідно до чинного законодавства та компетенції органи управління створюють такі розпорядчі документи: рішення, постанови, розпорядження, накази, вказівки, інструкції тощо.

Документування управлінської діяльності накладає конкретні обов’язки на посадових осіб або управлінські органи, що його здійснюють. Так, під час створення будь-яких офіційних документів повинні дотримуватися діючі законодавчі норми, правила оформлення, які є загальнодержавними. Крім того, кожен документ обов’язково повинен супроводжуватися реквізитами організації: її найменуванням та розшифровкою, підписами та печатками керівництва або певного відділу підприємства, датою складання і номером в реєстраційній книзі, грифами затвердження і т.п. Нарешті, документування управлінської діяльності має випускати документи строго в межах своєї компетенції.