Деловое письмо международного образца

     Как только Вы завладели  вниманием, вы должны создать интерес  к тому, что Вы предлагаете. Обещайте решение проблем – с помощью Вашего великолепного продукта, услуг, партнерства с Вами, чего угодно, о чем Вы пишете.

     Например, в типичном резюме для приема на работу пишите, что именно в Вас, ТАКОМ работнике, нуждается компания для решения ее проблем и достижения целей, будь то увеличение доходов, спасение детей в Дарфуре, борьба с глобальным потеплением и т.д. Вы повышаете их заинтересованность, описывая, как Вы достойны предлагаемой позиции и обещаете помочь им в достижении целей.

     После этого Вы “разжигаете  их страсть”, объясняя, как Вы можете это сделать. Например, показывая, как успешны Вы были в других ситуациях, на других позициях и должностях, или описывая, какие специальные тренинги, сопряженные с данной работой, Вы прошли. Избегайте жаргона, описывайте чисто, ясно и кратко выгоды от Вашего предложения.

     Например, если Вы предлагаете ввести новый  бизнес-процесс, Вы должны сказать что-нибудь типа: “Я разработал подобную систему  на моем предыдущем месте работы, и  это повысило производительность на 20 %, а доходность и еще выше. Этот новый процесс прост к введению и потребует только небольших  вложений и ресурсов, я смогу все  завершить к концу следующего квартала ”.

     Те, кто работают в маркетинге, знают  основной закон: никто не покупает что-либо только из-за его характеристик, вы должны объяснить, какие выгоды эти  характеристики принесут покупателю.

     Если  Вы учли все предыдущие пожелания, то покупатель, клиент, адресат неизбежно  спросят себя: “Как мне все это  получить?”. На этот вопрос Вы и отвечаете  в последней секции “тела” письма, предлагая им конкретное действие. Например, “Call me at (212) 555-1212 to arrange an interview” (“Звоните (212) 555-1212, чтобы договориться о встрече”) или “Let’s meet next Thursday to discuss this proposal” (“Встретимся в следующую среду, чтобы обсудить это предложение”), или “Order your copy today” (“Закажите Ваш экземпляр сегодня”). Не оставляйте Вашего реципиента гадать о действии, пусть инструкция будет четкой и ясной, ничего не должно быть написано “между строк”, этим Вы только обманываете и себя и его.

     Учитывая повседневную жизнь того, кому Вы посылаете письмо, - он может думать о тысяче вещей, столкнувшись с Вашим письмом. Может, у него будет важная встреча через пять минут, может, Ваше письмо одно из двухсот за день для Вашего получателя, и все он должен просмотреть, или Вы попали как раз на конец дня, когда он устал... Давая ему конкретную инструкцию, как получить все выгоды, предлагаемые Вашим письмом, Вы повышаете вероятность, что будете услышаны, как ясная и простая инструкция. Ваше предложение занесут в календарь, позвонят, посетят веб-сайт или ответят.

     Ну  и, наконец, уважайте Вашего получателя. Если Вы предлагаете реальное решение  реальных проблем, люди захотят знать  это. Следуя четкому и ясному формату письма, не загромождая структуру, стараясь писать точно, без ошибок и “завлекательно” - вы упрощаете их жизнь, давая легкий способ решить проблемы. Если вы написали “прочное”, “хорошо сбитое”, ясное письмо с обоснованием всех Ваших положений, то это доставит удовольствие и Вам и Вашему адресату. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Образец делового письма на английском языке

15 October 2008

Mr James Hilton 
General Manager 
JMK Co Ltd 
34 Wood Lane 
London 
Great Britain WC2 5TР

Dear James

2009 BUSINESS CONFERENCE, 10/11 DECEMBER 2009

I have pleasure in inviting you to attend our special conference to be held at Sheraton Hotel, London on Thursday/Friday 10/11 December 2009.

This intensive, practical conference for businessmen aims to:

• increase your business productivity
• enable networking with business partners

The seminar is power-packed with a distinguished panel of professional speakers who will give expert advice on many useful topics.

If you would like to join us please complete the enclosed registration form and return it to me before 30 August with your fee of ₤50 per person.

I look forward to seeing you again at this exciting conference.

Yours sincerely

John Smith 
Conference Secretary 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  литературы: 

1. http://www.dinternal.com.ua – сайт об английском языке в Украине
2. www.delovodstvo.ru – правила составления деловых писем
3. znamus.ru – международное деловое письмо