Деловая документация. Правила оформления

Документ, утверждаемый  коллегиальным  органом,  прилагается  к

протоколу.

Протокол подписывается   председательствующим  на  заседании  и

секретарём.

  Акт -   документ,  составляемый  группой лиц,   подтверждающий

установленные  ими  факты (акты инвентаризации,  несчастных случаев,

приёма-передачи материальных ценностей и др.).  Акты могут содержать

выводы,   рекомендации,   предложения   составителей  (акты  ревизий

финансово-хозяйственной  деятельности  организаций,  акты  проверки,

акты приёма объектов в эксплуатацию и др.

     Акт содержит   следующие  реквизиты:  наименование  организации

(подразделения),  составившего  акт,  название вида документа,  место

составления,  дату  и  регистрационный  номер,  заголовок  к тексту,

подписи,  при необходимости - гриф  утверждения и согласующие  визы.

Реквизиты располагаются  в установленном порядке.

     Дата акта  должна соответствовать  дате  актируемого  события  и

проставляться   должностным   лицом   (как   правило,  председателем

комиссии), подписавшим  документ.

     Заголовком  к   тексту   акта  является  содержание  актируемого события:  "О выделении к уничтожению документов и дел",  "О списании имущества" и др.

     Текст акта  состоит из вводной и констатирующей  частей.

     В вводной   части  указывается  основание  для составления акта и перечисляются лица,  составившие  акт  и присутствующие  при этом. Фамилии указываются в алфавитном порядке с наименованием должностей. Если акт составлен комиссией,  указываются  фамилии  председателя  и

членов комиссии.

     В констатирующей  части акта даётся краткое  описание проделанной работы (её сущность,  характер, методы, сроки)  и  фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения и заключения. Если в акте отражается ряд фактов, текст акта делится на пункты.

Выводы и предложения  составителей акта могут  быть  изложены в

распорядительной  форме  с указанием сроков исполнения предписываемых

действий.  При наличии  к  акту  приложений  отметка  о  приложениях

указывается после текста.

Докладная записка  -    документ   информационного характера,

адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения  и

содержащий  обстоятельное  изложение какого-либо вопроса с  выводами и

предложениями составителя.

     Докладная  записка  может  быть  составлена  как по инициативе ее

автора (внесение предложений,  изложение просьбы,  фактов, явлений),

так  и по указанию соответствующего руководителя (отчётные докладные

записки о ходе,  состоянии,  завершении каких-либо работ, поручений,

планов и др.).

Внешние докладные  записки   (адресуемые     руководителям

вышестоящего  органа)  оформляются  на  бланках,  внутренние (на имя

руководителя организации) -  на обычной бумаге формата А4 или А5.

Реквизиты докладной     записки:    наименование    организации

(структурного  подразделения),  название  вида  документа,  дата   и

регистрационный  индекс,  адресат,  заголовок  к тексту (для формата

А4), текст, подпись.

Инициативные докладные  записки, требующие исполнения (решения),

регистрируются;  при  необходимости,  их  исполнение  контролируется

согласно резолюции  соответствующего руководителя.

Приказ - правовой акт,  издаваемый  руководителем организации,

действующим на основе единоначалия для  разрешения  основных  задач,

стоящих перед данной организацией.

Отдельно от  приказов  по  основной  деятельности   организации

издаются приказы по личному составу:  о  приёме  на  работу, перемещениях  по  службе,  увольнении   с   работы,   предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и др.

Составление вместо  приказов  записок  о  приёме   на   работу, увольнении, переводах не допускается.

Служебное письмо. Письма следует  оформлять  на  бланках  формата  А4  или  А5  в зависимости от объёма текста.

Реквизитами письма являются: наименование организации -  автора документа,  почтовый и телеграфный адрес организации, номер телефона

приёмной руководителя,  номер счета в банке,  дата и регистрационный

индекс,  адресат,  ссылка  на  индекс  и  дату  входящего  документа.

заголовок к тексту,  текст, подпись, фамилия составителя  документа и

номер его служебного телефона.

Текст (содержание) письма должен касаться,  как правило, одного

вопроса. Основное требование к тексту - его краткость.

В зависимости от содержания различают  следующие  разновидности

служебных     писем;     письма-запросы,    письма-ответы,    письма

сопроводительные,    рекламационные,    гарантийные,    напоминания,

извещения, приглашения  и др.

Указание. Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части  раскрываются цели и причины издания  указания. Она обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

Распорядительная часть  указания может начинаться словами  «Обязываю» или «Предлагаю», которые пишутся прописными буквами с новой строки. В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель – действие – срок исполнения.

В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением указания.

 

 

 

 

 

 

 

Выводы

1.Технологический прорыв: на смену бумажному делопроизводству приходит электронный документооборот.

2.Досконально рассмотрены правила оформления различных видов документов.

3.Проделанная работа поможет в дальнейшем применению знаний на практике.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  литературы:

 

1. Богатеев Р.Х. «Основы делопроизводства». – 1999.
2. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь «Об утверждении инструкции о порядке взаимодействия Министерства юстиции Республики Беларусь, Национального центра правовой информации Республики Беларусь и управлений юстиции областных исполнительных комитетов по вопросам включения нормативных правовых актов в Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, а также об особенностях оформления и представления текстов нормативных правовых актов в электронном виде».
3. Приказ «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь».
4. «Секретарское дело» спецвыпуск журнала. – Тула, 1996.
5. Стенюков М.В. «Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению предприятия». - Минск, 1996.
6. Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.