Деловая документация. Правила оформления

Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительной документации, например бланк для положения, бланк для протоколов и т.д.

Бланк для писем используется исключительно  для оформления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информационное письмо и т.п.).

Бланки документов изготавливаются  на бумаге формата А4(210*297 мм) и А5 (148*210 мм). Формат А5 рекомендуется в  целях экономии бумаги и используются при подготовке небольших по объему документов, например сопроводительных писем.

Бланк должен в обязательном порядке иметь поля: левое – 30 мм, правое – не менее 8 мм, верхнее и нижнее – 20 мм, при этом нанесение полей или их ограничительных отметок на бланк необязательно.

Гербовые бланки подлежат обязательному  учету. С этой целью на бланках  проставляются учетные порядковые номера.

Учет гербовых бланков при их поступлении в организацию ведется  раздельно по видам в учетно-регистрационной  форме по следующим реквизитам:

- наименование вида гербового  бланка;

- дата поступления, индекс и  дата сопроводительного документа, организация – поставщик бланков;

- количество поступивших экземпляров,  серия и номер гербовых бланков,  наименование структурного подразделения  государственного органа, инициалы  и фамилия должностного лица  – получателя гербовых бланков, расписка в получении, отметка об уничтожении.

Лицо, ответственное за учет, использование  и хранение гербовых бланков, ведет  еще одну регистрационную форму  по выдаче этих бланков непосредственным исполнителям. В ней фиксируются:

- вид виданных бланков;

- получатель бланков; 

- должность, Ф.И.О. получившего  бланки;

- количество экземпляров; 

- дата получения; 

- расписка в получении; 

- номера и серии испорченных  бланков; 

- отметка об уничтожении. 

Бланки с изображением Государственного герба Республики Беларусь уничтожаются по акту с отметкой в журнале.

 

 

Большинство документов, создаваемых  учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о  фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. К справочно-информационным документам относятся: протокол, акт, докладная и объяснительная записка, справка, телеграмма и др.

                                                          Акт

Одним из видов информационно - справочных документов является акт. Акт - информационно - справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения  установленных фактов, событий. Акт  может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно - ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. Текст акта состоит из двух частей: вводной и  констатирующей.

В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта.

Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. Акты составляются на общем бланке. Формуляр акта состоит из реквизитов:

наименование министерства или  ведомства;

название организации;

наименование структурного подразделения;

наименование вида документа;

дата, номер;

место издания;

заголовок;

текст;

приложения;

подписи (членов комиссии);

гриф утверждения, согласования.

Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.

                                                        Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход  обсуждения вопросов и принятия решений  на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п. Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. Постоянная - слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали". Пишутся от начала левого поля. Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.

Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания. Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения. После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.

Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.

Протокол может фиксировать  решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует  текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления  и получает подпись. Датой протокола является дата проведения заседания. Формуляр протокола состоит из реквизитов:

наименование организации или  ведомства (если есть);

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ - крупно;

наименование структурного подразделения(если есть);

наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

дата заседания, номер (в течение  календарного года);

место составления (город);

заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);

текст вводной и основной части;

подписи;

гриф утверждения, согласования (если нужно).

                                                       Приказ

При составлении и оформлении приказов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую  силу документов, способствующих оперативному исполнению и последующему использованию  их в справочных и научно-исторических целях. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующая и распорядительная. В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий и причины издания приказа. Текст распорядительной части начинается словами «приказываю» крупным шрифтом на отдельной строке. Распорядительная часть делится на пункты, которые номеруются арабскими цифрами. Каждый, из которых начинается с указания исполнителя и конкретного действия, выраженным глаголом в неопределенной форме. В качестве исполнителя могут быть указаны организации или структурные подразделения. Должностное лицо указывается, если исполнение предписывается конкретному лицу. Исполнителя пишут в дательном падеже (фамилию, должность, наименование организации). Приказы подписываются руководителем или его заместителем. Документы вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. По содержанию приказы делятся на два вида: по личному составу и приказы основной деятельности. В приказах по личному составу оформляются: прием на работу, перевод, командирование, предоставление отпуска, изменение фамилии, увольнение, поощрение, взыскание и другие юридические факты, возникающие в процессе управления кадрами (персоналом). Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления.

Реквизиты приказа:

название документа «Приказ»,

дата,

индекс,

место издания,

заголовок к тексту,

текст,

подпись руководителя,

отметка о согласовании.

                                         Указание

Указание - распорядительный документ, издаваемый в органах социальной защиты преимущественно по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов. Указание имеет силу в пределах данного органа социальной защиты и его подведомственной сети. Подготовка и оформление указаний производится аналогично порядку подготовки и оформления приказов, только констатирующая часть завершается словами «обязываю», «предлагаю». Если указание содержит только разъяснения о порядке применения какого-либо нормативного документа, то слова «обязываю» и «предлагаю» могут быть опущены. В этом случае указание приобретает форму информационного письма, которая довольно широко используется в отрасли. Указание оформляется на общем бланке. Указания подписываются руководителем и его первым заместителем, другие заместители имеют право подписи по курируемым ими направлениям деятельности органа социальной защиты, если это право оговорено в каком-либо нормативном акте данного органа. Если в этих документах даются указания по вопросам, которые курируются несколькими заместителями, то они подписываются руководителем органа социальной защиты или его первым заместителем.

Подписанные указания регистрируются и формируются отдельно от приказов. Регистрационный номер указания состоит из порядкового номера документа  в пределах календарного года и буквенного индекса "у". Буквенный индекс "и" проставляется в том случае, если указание приобрело форму информационного письма (которое печатается уже на бланке письма). Отмена ранее изданных указаний или информационных писем может быть произведена приказами, указаниями, а также вышестоящим органом, или их действие может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

 

                                                     Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации  или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки  бывают:

а) информационные;

б) отчетные (по результатам командировки и т.д.).

В зависимости от адресата докладные  записки бывают: внутренние; внешние. Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор - составитель. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации. Датой записки является дата её подписания. Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно. Текст докладной записки делится на две части:

изложение фактов, послуживших причиной её составления;

выводы, предложения организации  или должностного лица.

Формуляр внутренней докладной  записки состоит из реквизитов:

наименование структурного подразделения(если есть);

наименование вида документа - докладная  записка;

дата, номер;

адресат;

заголовок;

текст;

приложения;

подпись.

Формуляр внешней докладной  записки состоит из реквизитов:

наименование министерства или  ведомства;

название организации;

наименование структурного подразделения (если есть);

наименование вида документа - докладная  записка;

дата, номер;

место издания;

адресат;

заголовок;

текст;

приложения;

подпись.

                                                   Письмо

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление  о чем-либо.

Виды служебных писем: письмо - просьба; письмо - предложение; письмо - претензия; письмо - запрос; письмо - извещение; информационное письмо; письмо - отказ; письмо - напоминание;

сопроводительное письмо и т.д.

Формуляр письма состоит  из реквизитов:

наименование министерства или  ведомства;

название организации;

наименование структурного подразделения (если есть);

адрес организации (почтовый, телеграфный);

номер телефона, факса, телетайпа;

номер счета в банке;

дата, номер;

ссылка на индекс и дату входящего  документа;

адресат;

заголовок;

текст;

приложения;

подпись;

печать;

фамилия и телефон исполнителя;

гриф ограничения доступа.

Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность. Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания. В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа по предмету “Делопроизводство”

Тема контрольной работы: “Деловая документация. Правила оформления”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                       2011