Делопроизводства в России

В 1921 году была создана Государственная общеплановая комиссия (Госплан), которая занималась разработкой общехозяйственного плана с учетом текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы постепенно становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

Конституция 1936 года существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом. Установилась система полномочий в издании видов документов для каждой иерархической структуры. Новые введения упростили и упорядочили процессы документирования в высших органах власти.

В 1941 году на первом межотраслевом совещании  по оргтехнике была выдвинута программа по вопросу документационного обеспечения управления, но этой программе ВОВ.

Экономический упадок и проблемы восстановления народного  хозяйства отодвинули на второй план проблему документационного обеспечения  управления.

В 1960 году состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Поднятые вопросы во многом совпадали вопросами межотраслевого совещания 1941 года.

С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при  Совете Министров СССР стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организации и предприятий.

В 1963 году ГАУ изданы № Основные правила  постановки документальной части делопроизводства и работы архивов, учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.    

В 1965 году была разработана единая государственная  система делопроизводства (ЕГСД), а  в 1973 году « Основные положения ЕГСД»  одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и были использованы в министерствах, ведомствах и организациях, как положение не имеющее официального статуса. В 1988 году была создана новая редакция государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Важным  событием 70-80-ых годов в делопроизводстве стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39 – 72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Это значительно улучшило оформление документации, облегчило процессы поиска, учета и хранения разнообразной информации.

В 1991 году с распадом СССР в республике были созданы самостоятельные структуры, которые занимались проблемами научного и нормативно-методического обеспечения  делопроизводственных служб. Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано в Комитет по архивам и делопроизводству в Республике Беларусь.

Таким образом, делопроизводство - это термин, используемый  в конторской практике для набора правил работы с документами. Бывают системы документооборота, которые настраиваются  на  правила делопроизводства. Есть системы, которые изначально ставят  своей целью выполнение именно этих правил и содержат более общие функции в достаточной мере, чтобы их назвали системами документооборота.

 

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Организационное построение службы делопроизводства.

 

Существует  три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в  едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или  у секретаря. Децентрализованная форма  предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями  учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных  структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные  группы и т.д. При смешанной форме  операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение  документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации  делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в  подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и  организаций используют смешанную  форму организации делопроизводства.

Наиболее  рациональной формой организации отдельных  делопроизводственных процессов и  операций является централизация, поскольку  она позволяет:

1)снизить стоимость делопроизводственных операций;

2)улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

3)обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

4)использовать прогрессивные и производительные технические средства;

5)обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных  условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно  только в сравнительно небольших  учреждениях. В крупных учреждениях  следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций  делопроизводства, таких, как прием  и отправка документов, регистрация  и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание  документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших  учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация  или учреждение имеют большой  объем документов, то вводится структурное  подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью  регламентации делопроизводственного  процесса, определения приемов и  способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

Управленческий  процесс в любой сфере жизни  общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску, использованию информации(знаний) для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение — это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Для человека, вне сферы служебной деятельности, чаще всего используется устная информация, не закрепленная письменно на каком-либо носителе (на бумаге, на дискете). Лишь при необходимости человек пользуется письменной информацией: пишет письма, получает требующиеся ему документы в различных учреждениях на предприятиях (паспорт, трудовую книжку, диплом, рекомендательное письмо, а так же любой другой документ.

Таким образом, служебная деятельность человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом (а значит частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов. Отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах) образуют информационные ресурсы страны. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений требует создания соответствующих условий, обеспечения гарантий реализации предоставляемых законодательством прав.

 

 

 

 

Заключение

 

             Делопроизводство - это термин, используемый  в конторской практике для набора правил работы с документами. Бывают системы документооборота, которые настраиваются  на  правила делопроизводства. Есть системы, которые изначально ставят  своей целью выполнение именно этих правил и содержат более общие функции в достаточной мере, чтобы их назвали системами документооборота.

              Служебная деятельность человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.), напротив, требует преимущественно письменной информации, которая может служить подтверждением конкретных фактов, событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом (а значит частью документооборота или делопроизводства), а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов. Отдельные документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных и других информационных системах) образуют информационные ресурсы страны. Удовлетворение информационных потребностей граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений требует создания соответствующих условий, обеспечения гарантий реализации предоставляемых законодательством прав.

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. – М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2005г.
2. Кудряев В. А. Организация работы с документами. М., 2007.
3. Основные нормативные акты по бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности (с комментариями).- М.:ООО «НИТАР АЛЬЯНС», 2001. – 272 с.
4. Организация работы с документами. Инфра М.,2008 г.