Порядок формирования и хранения кассовых документов

 

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

К разряду традиционных банковских операций можно отнести кассовые операции. Актуальность темы заключается в том, что кассовые операции играют огромную роль в деятельности экономических субъектов.

В современном законодательстве они не включены в состав базовых операций, из которых складывается банк, однако по своему назначению они отражают суть банковской деятельности. Трудно себе представить, что банк занимаясь депозитами, осуществляя кредитование и расчеты, не ведет кассовых операций.

Кассовые операции связаны с получением, выдачей, хранением и перевозкой денежной наличности.

Касса – самостоятельное структурное подразделение предприятия, предназначенное для сохранения денежных средств и проведения расчетов наличными.

Все предприятия независимо организационно-правовой формы хранят свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Порядок формирования и хранения кассовых документов

 

В рисунке 1, представлен порядок завершения рабочего дня заведующим кассой.

Рис.1. Порядок завершения рабочего дня заведующим кассой.

 

Законодательством установлен следующий порядок формирования и хранения кассовых документов:

1. Документы, представленные в рис. 1 должны быть сформированы не позднее следующего рабочего в дело (сшив) за каждый день.
2. Кассовые документы, оформленные на операции, осуществленные в послеоперационное время КО передаются заведующему кассой.
3. Кассовые документы по операциям в ВСП передаются в КО или хранятся в ВСП.
4. Формирование дела (сшива) производится заведующим кассой, кассовым работником ВСП.
5. При формировании дела кассовые документы подбираются в порядке возрастания номеров лицевых счетов, сначала по дебету, затем по кредиту.
6. Кассовые документы могут формироваться в одно или несколько дел (сшивов).
7. При формировании одного дела (сшива), документы:
1. Справка 0402114
2. Справки 0402112
3. Журналы 0402301
4. Справки 0402302
5. Контрольные ведомости 0402010
6. Распечатка листа книги 0402118

помещаются в дело (сшив) впереди кассовых документов.

8. Информация об итоговых суммах по дебету и кредиту кассовых документов, мемориальных ордеров 0401108 подписывается заведующим кассой, кассовым работником ВСП и помещается в дело (сшив) впереди всех документов.
9. Дело (сшив) с кассовыми документами снабжается штампом (ярлыком) с текстом для дела (сшива) с кассовыми документами 0402433.
10. Итоговые суммы кассовых оборотов по документам, должны быть сверены главным бухгалтером КО с данными бухгалтерского учета и заверены его подписью в тексте для дела (сшива) 0402433.
11. Кассовые документы за предыдущий календарный год и текущий год формирования кассовых документов хранятся заведующим кассой
12. Формирование дела (сшива) с кассовыми документами может производиться кассовым работником.

Таким образом по окончанию рабочего дня кассовый и контролирующий работник передают заведующему кассой НД, сумки, документы: справки, журналы, реестры, объявления, ведомости, ордера, накладные, акты, заявления. Заведующий кассой принимает НД и документы, сверяет суммы, проводит сверку документов. Кассовые документы должны оформляться в дело, сшив. Порядок оформления и хранения документов строго регламентируется законодательством.

Ниже приведены общие положения, установленные законодательством по хранению и ревизии НД в кредитной организации, ВСП.

1. НД КО хранятся в одном или нескольких хранилищах, хранение НД в ВСП может осуществляться в сейфах.
2. Ключи от хранилища, сейфов хранятся у ответственных должностных лиц, КР
3. Обязательное дублирование ключей от хранилища, сейфов.
4. Пачки банкнот, мешки с монетой, сумки с наличными деньгами хранятся в хранилище ценностей, в сейфе ВСП.
5. Порядок хранения определяется КО
6. Запрещено хранить в хранилище посторонние вещи

Порядок работы сотрудников КО с хранилищами ценностей регламентируется следующими правилами:

1. КР, ответственные лица в присутствии службы безопасности проверяют целостность дверей, замков, пломб.
2. КР, ответственные лица оформляют контрольный журнал 0402162
3. По окончании осуществления операций с НД заведующий кассой, КР ВСП отражает в книге 0402118 сумму остатка наличных денег.
4. Перед закрытием хранилища, сейфа, ответственные лица, КР осуществляют сверку НД фактических с данными в книге 0402118, заверяют сумму.
5. Дверь хранилища ценностей закрывается на два разных ключа и опечатывается штампами.
6. После закрытия хранилища оформляется журнал 0402162
7. КР, ответственные лица закрывают, опечатывают хранилище, сейф и сдают под охрану
8. Существует возможность не опечатывать хранилище, если установлена охранно-пожарная сигнализация, централизованный пульт наблюдения с применением программных электронно-вычислительных машин.
9. Главный бухгалтер сумму остатка НД сверяет с данными бухгалтерского учета, проставляет подпись в книге 0402118.

В кредитной организации должна проводится ревизия наличных денег. Ниже приведен краткий список норм, установленных законодательством, которые регулируют данный вид деятельности в кредитной организации.

1. Ревизия не реже 1 раза в год
2. Ревизия при смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, КР
3. Ревизия по требованию руководителя, членов рабочей группы, осуществляющих проверку КО
4. Необходимость проведения ревизии определяется КО
5. КО проводит проверки порядка ведения кассовых операций, правил хранения, перевозки наличных денег, инкассации наличных денег
6. Состав комиссии, создаваемой для проведения ревизии НД, проверки порядка ведения кассовых операций, устанавливается распорядительным документом кредитной организации, (в состав не входят работники, выполняющие операции с резервируемым)
7. Ревизия и проверка организуется так, чтобы не нарушать операции с НД
8. Результаты ревизии оформляются актами.

В акте указывается:

1. Фирменное наименование КО, филиала, ВСП
2. Дата составления акта
3. Фактическое наличие наличных денег (в хранилище, сейфе)
4. Соответствие (несоответствие) фактического наличия наличных денег данным бухгалтерского учета и книги 0402118
9. В случае выявления расхождения суммы фактического остатка наличных денег с данными бухгалтерского учета и книги 0402118 руководителем КО и главным бухгалтером принимаются меры по выявлению и устранению причин их несоответствия.
10. В акте проверки порядка ведения кассовых операций указываются:
1. Фирменное наименование КО, филиала, ВСП
2. Дата составления акта
3. Выявленные при осуществлении КР КО операций с НД несоответствия установленному порядку ведения кассовых операций
4. Меры по устранению несоответствий
5. Иная информация о проведении проверки порядка ведения кассовых операций и ее результатах
11. Акты ревизии наличных денег, проверки порядка ведения кассовых операций подписываются работниками, участвовавшими в ревизии, проверке

По результатам проведенной ревизии наличных денег, проверки порядка ведения кассовых операций руководителем (его заместителем) кредитной организации принимаются меры по устранению выявленных недостатков

Законодательством регламентированы следующие правила хранения сумок с наличными деньгами инкассаторскими работниками.

1. Сумки с НД могут хранится инкассаторскими работниками
2. Хранение сумок с НД, накладных к сумкам 0402300 и явочных карточек 0402303 осуществляется в сейфах
3. Вложение, изъятие сумок с НД из сейфов, накладных 0402300, явочных карточек 0402303 осуществляется инкассаторским работником в присутствии других инкассаторских работников
4. Сверка количества сумок с данными в накладных 0402300 и явочных карточек 0402303
5. Сейф сдается под охрану инкассаторским работникам
6. Закрытие сейфа и сдача его под охрану осуществляются инкассаторскими работниками после каждого вложения в сейф
7. Порядки вложения, изъятия, открытия, закрытия, передачи сумок с НД, явок, карточек определяется КО
8. Передача сумок с наличными деньгами, накладных к сумкам 0402300 и явочных карточек 0402303 между бригадами инкассаторских работников производится по акту приема-передачи.
9. При передаче сумок с НД, накладных 0402300 и явочных карточек 0402303 другой бригаде инкассаторских работников без личного присутствия инкассаторских работников, вложивших сумки с наличными деньгами, накладные 0402300 и явочные карточки 0402303 в сейф, штамп и доверенности на перевозку НД, инкассацию НД передаются руководителю инкассации с проставлением подписи указанным работником в журнале 0402305.

Таким образом наличные деньги должны хранится в кредитной организации в хранилищах, в сейфах. В кредитной организации назначаются ответственные лица отвечающие за сохранность ключей от сейфов и хранилищ. Суммы остатка в хранилищах, пломбы, замки проверяют ответственные лица, кассовый работник, служба безопасности. Также ответственные лица осуществляют сверку и контроль наличия сумм НД в сейфах с суммами, указанных в документах. После завершения работы с НД в хранилищах, обязательно делаются соответствующие записи в журнале, сейфы, хранилища опечатываются и ставятся на охрану. В кредитной организации должна проводится ревизия наличных денег. Проводится проверка порядка ведения кассовых операций, хранения, перевозки, инкассации наличных денег. При ревизии производится проверка НД, правильность ведения документации, контроль ведения деятельности по кассовым операциям. Сумки с наличными деньгами могут хранится инкассаторскими работниками. Хранение осуществляется в сейфах. Вложение, изъятие сумок с НД осуществляется ИР с обязательным оформлением соответствующих документов и контролем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вывод

 

Кассовые операции коммерческих банков заключаются не только в приеме и выдаче наличных денег. Как известно, коммерческие банки являются основным звеном банковской системы государства. Под руководством ЦБ банки организуют и регулируют денежный оборот. При этом первичной является организация безналичного денежного оборота. Однако на уровне расчетов предприятий с населением, а также отдельных физических лиц между собой главенствующую роль, в силу своей распространенности, приобретают расчеты наличными деньгами. Большинство из них совершается без посредничества коммерческих банков, но в итоге конечным пунктом движения денежной наличности является касса банка.

Таким образом банк связывает наличный денежный оборот с безналичным и осуществляет контроль за кассовой работой своих клиентов. Это способствует упорядочиванию налично-денежного оборота. Кроме того, через систему коммерческих банков осуществляется налично-денежная эмиссия и обратный процесс – изъятие денег из обращения. В результате основной функцией кассовых операций банков является помощь Центральному Банку в осуществлении денежно-кредитной политики государства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература

 

1. О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации: Положение ЦБ РФ N 318-П от 24 апреля 2008 г. ( с изменениями и дополнениями)
2. Семенов С.К. «Бухгалтерский учет и отчетность кредитных организаций» Издательство «ЭКЗАМЕН», Москва 2009 г.
3. Козлова Е.П. Галанина Е.Н. «Бухгалтерский учет в коммерческих банках» Финансы и статистика, Москва 2010 г.
4. Печникова А.В, Маркова О.М, Стародубцева «Банковские операции», ФОРУМ-ИНФРА-М, Москва 2012 г.
5. Усатова Л.В., Сегитан М.С., Арская Е.В. «Бухгалтерский учет в коммерческих банках»: Учебное пособие. Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», Москва 2013 г.
6. Тавасиев А.М., Эриашвили Н.Д. «Банковское дело», Учебник для средних профес. учеб. заведений / Под ред. проф. А.Н. Тавасиева, ЮНИТИ-ДАНА, Единство, Москва 2009 г.