Организация кассы

    Хозяйственные связи  — необходимое условие деятельности предприятий, так как они обеспечивают бесперебойность снабжения, непрерывность процесса производства и своевременность отгрузки и реализации продукции. Оформляются и закрепляются хозяйственные связи договорами, согласно которым одно предприятие выступает поставщиком товарно-материальных ценностей, работ или услуг, а другое — их покупателем, потребителем, а значит и плательщиком. С момента создания предприятия у него появляются денежные средства: вначале — перечисленные на расчетный счет предприятия его учредителями, затем — полученные от клиентов за проданные товары или оказанные услуги.

    Денежные  средства характеризуют начальную  и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств, скоростью движения которых во многом определяется эффективность всей предпринимательской деятельности. Это наиболее ликвидные активы организации, к которым относятся: наличные денежные средства, находящиеся в кассе организации в виде бумажных и металлических денежных знаков (российская и иностранная валюта); безналичные денежные средства на расчетных, валютных, специальных счетах в кредитных организациях; денежные средства в пути; денежные документы.

    В целях анализа в состав денежных средств также включают денежные эквиваленты. Это вложения в краткосрочные ценные бумаги.

    Объемом имеющихся у предприятия денег  как важнейшего платежного средства определяется платежеспособность предприятия — одна из важнейших характеристик его финансового положения.

    Денежные  средства, за исключением денежных документов, принимаются к учету по номинальной (нарицательной) стоимости, т.е. стоимости, указанной на денежном знаке или числящейся на банковском счете.

    Основная  часть расчетов организации с  ее поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, кредитными организациями, налоговыми органами, государственными внебюджетными фондами и прочими партнерами производится с помощью денежных средств¹.

    Возможны  расчеты либо в форме безналичных  платежей, либо наличными денежными  средствами. Расчеты между организациями выполняются в подавляющем большинстве в безналичном порядке через расчетные, валютные, специальные счета в кредитных учреждениях. С учетом ограничений, установленных законодательством РФ, могут также осуществляться налично-денежные расчеты.

    Денежные  средства являются «тонким местом»  для злоупотреблений, как со стороны  сотрудников организации, так и  сторонних лиц. Поэтому детальный  и оперативный учет движения денежных средств с максимальным уровнем детализации крайне необходим. Требования по оперативности к учету денежных средств выше, чем к другим видам учета.

    Перед бухгалтерским учетом в области  учета денежных средств стоят  следующие основные задачи:

    - полное и своевременное документирование  операций по движению денежных  средств;

    - контроль за наличием и сохранностью  денежных средств в кассе, на  расчетных, валютных и специальных  счетах в кредитных организациях;

    - контроль за соблюдением расчетно-платежной  дисциплины, сверка расчетов с  дебиторами и кредиторами;

    - своевременное отражение в документах движения денежных средств;

    - проведение в установленные сроки  инвентаризации и проверки состояния  расчетов.

    Своевременная информация о временном высвобождении  денежных средств даст возможность  разместить их на депозите или инвестировать в акции, облигации наряду с другими ценными бумагами для получения дополнительного дохода.  

    1.2. Организация кассы 

    Прием и выдача наличных денег, оформление кассовых документов, ведение кассовой книги, ревизия кассы и контроль за соблюдением расчетно-кассовой дисциплины осуществляются в соответствии со следующими основными нормативными документами:

    1. «О правилах наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» (Положение Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П).

    2. Порядок ведения кассовых операций  в Российской Федерации (письмо  Банка России от 4 октября 1993 г.  № 18).

    3. «О предельном размере расчетов  наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (Указание Банка России от 20 июня 2007 г. № 1843).

    4. «О разъяснениях по вопросам  применения Указания Банка России  от 20 июня 2007 года № 1843-У» (письмо Банка России от 4 декабря 2007 г. № 190-Т).

    Эти нормативные документы предусматривают: наличие специально оборудованного помещения кассы, оснащенного охранной сигнализацией; ведение кассовой книги  и других кассовых документов установленной формы; прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением с применением контрольно-кассовых машин; хранение свободных денежных средств в учреждениях банков; расходование наличных денег, полученных из банков, строго на цели, указанные в чеке; хранение наличных денег в кассе в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации.

    Для хранения, поступления и выдачи денежных средств наличными организация  создает специальный обособленный участок бухгалтерии — кассу.

    Каждая  организация обязана обеспечить сохранность денег как в помещении  кассы, так и при доставке их из банка или сдаче в банк.

    Выполнение  всех операций с наличными деньгами возложено на кассира. После издания  приказа о назначении кассира на работу руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей. По приказам руководителя и главного бухгалтера организации кассир выполняет операции по движению денежной наличности.

    В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного счета в банке в результате платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и пр. Для получения денег со своего расчетного счета в банке организации выдается чековая книжка. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документом для записи данной операции в учетных регистрах организации.

    Помимо  денег с расчетного счета в кассу могут поступать суммы из других источников: выручка от покупателей за реализованную им продукцию, работы и услуги; от персонала за отпущенные им спецодежду, спецобувь, топливо, материалы, реализованную готовую продукцию; оплата за содержание в принадлежащих предприятию детском саду, пансионате, базе отдыха, общежитии, жилых домах и т.д.