Разработка базы данных информационной системы для автоматизации процесса заселения/выселения студентов в общежития вуза

SQL запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT Студент.Фамилия, Студент.Имя,  Студент.Отчество, Общежитие.Номера_общежития,  Вид_обучения.Название_вида_обучения, Комната.Номер_комнаты

FROM Общежитие RIGHT JOIN (Вид_обучения RIGHT JOIN (Комната RIGHT JOIN Студент ON Комната.Код_комнаты  = Студент.Код_студента) ON Вид_обучения.Код_вида_обучения = Студент.Код_студента) ON Общежитие.Код_общежития  = Комната.Код_комнаты

WHERE (((Общежитие.Номера_общежития)=[Введите  номер общежития]) AND ((Вид_обучения.Название_вида_обучения)="Бюджетная_основа"));

Введем значение параметра (рис. 4.1.6):

Рис. 4.1.6. Ввод параметра.

Рис. 4.1.7. Результат запроса  о студентах, живущих в общежитии с видом обучения «бюджет».

Создадим запрос, содержащий информацию о студентах, живущих в общежитии, с формой обучения, имеющий следующую структуру: 

 

Рис. 4.1.8. Структура запроса  о студентах, живущих в общежитии, с формой обучения.

SQL запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT Студент.Фамилия, Студент.Имя,  Студент.Отчество, Общежитие.Номера_общежития,  Форма_обучения.Название_формы_обучения

FROM Общежитие RIGHT JOIN (Комната RIGHT JOIN (Форма_обучения RIGHT JOIN (Группа RIGHT JOIN Студент ON Группа.Код_группы = Студент.Код_студента) ON Форма_обучения.Код_формы_обучения = Группа.Код_группы) ON Комната.Код_комнаты  = Студент.Код_студента) ON Общежитие.Код_общежития  = Комната.Код_комнаты

WHERE (((Общежитие.Номера_общежития)=[Введите  номер общежития]) AND ((Форма_обучения.Название_формы_обучения)=[Введите  название формы обучения]));

Введем значение параметров:

Рис. 4.1.9. Ввод параметра «номер общежития».

Рис. 4.1.10. Ввод параметра  «форма обучения».

Рис. 4.1.11. Результат запроса  о студентах, живущих в общежитии, с формой обучения.

2. Создание форм

Формы позволяют вводить  данные в таблицы базы без непосредственного  доступа к самим таблицам.

Автоформы. В отличие от таблиц, структуру которых лучше  формировать вручную, формы удобно готовить с помощью средств автоматизации. Существуют три вида автоформ: «в столбец», «ленточные» и «табличные». Автоформа  «в столбец» отображает все поля одной  записи – она удобна для ввода  и редактирования данных. «Ленточная»  автоформа отображает одновременно группу записей – ее удобно использовать для оформления вывода данных. Табличная  автоформа по внешнему виду ничем  не отличается от таблицы, на которой  она основана. Для создания автоформы следует открыть панель Формы в окне База данных и воспользоваться командной кнопкой . В открывшемся диалоговом окне Новая форма выбирают тип автоформы и таблицу, на которой она основывается. После щелчка на кнопке ОК автоформа формируется автоматически и немедленно готова к работе, т.е. к вводу или отображению данных.

Автоформа основывается только на одном объекте, она называется еще простой формой. Если форма  основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной. Для ее создания используют другие средства.

Уточнение текста надписей, местоположения, размеров, шрифтов  и других параметров отображения  элементов формы осуществляется в режиме Конструктора форм.

Для открытия формы в режиме конструктора следует выделить необходимую  форму на панели Формы в окне База данных и воспользоваться командной  кнопкой.

Если форма уже была открыта, перейти в режим конструктора можно, используя командную кнопку Вид.

При запуске базы данных автоматически запускается Главная  кнопочная форма (Рис. 4.2.1.), созданная  средствами ACCESS. Она представляет собой  удобный интерфейс для работы и навигации по БД. Для её создания необходимо выполнить Сервис ® Служебные  программы ® Диспетчер кнопочных  форм. Откроется окно диспетчера кнопочных  форм. Далее необходимо создать необходимые  подчиненные кнопочные формы, а  затем изменить их, наполнив кнопками. При этом необходимо для каждой кнопки указать название, выполняемое ею действие и если необходимо – объект, над которым выполняется это  действие.

Рис.4.2.1. Главная кнопочная  форма

В главной кнопочной форме (ГКФ), представлены кнопки, которые  ссылаются на основные категории  БД (Отчеты, Формы), а так как база данных ориентирована на автоматизацию процесса заселения/выселения студентов в общежитие, то необходимые формы также представлены на ГКФ. Кнопка «Выход» позволяет закрыть БД.

3. Создание отчетов

Отчет – это гибкое и  эффективное средство для организации  просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить  в него рисунки и диаграммы.

Пользователь имеет возможность  разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью  мастера. Мастер по разработке отчетов  выполняет всю рутинную работу и  позволяет быстро разработать отчет. После вызова Мастера выводятся  диалоговые окна с приглашением ввести необходимые данные, и отчет создается  на основании ответов пользователя. Мастер необходим даже для опытных  пользователей, так как позволяет  быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После  этого можно переключиться в  режим конструктора и внести изменения  в стандартный макет.

Создание итогового отчета с помощью мастера начинается с нажатия кнопки. В окне Новый отчет нужно выбрать Мастер отчетов и запрос, в котором бы присутствовали нужные поля. Затем просто необходимо отвечать на вопросы, появляющиеся в диалоговых окнах Мастера. Переход к новому окну по кнопке Далее.

Рис.4.3.1. Отчёт  о данных студентах

Рис.4.3.2. Отчёт о комнатах общежития

Рис.4.3.3. Отчёт об общежитиях вуза

Отчеты можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы в нижней части экрана. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 5. Автоматизированное рабочее место коменданта студенческого общежития. Инструкция пользователя

При запуске базы данных автоматически откроется Главная кнопочная форма (Рис. 5.1.). На ней представлены кнопки:

• Студент (для открытия отчета о студентах);
• Комната (для открытия отчета о комнатах общежития);
• Общежитие (для открытия отчета об общежитиях вуза);
• Ввод/удаление данных ( для редактирования данных);
• Выход (для закрытия БД).

Рис.5.1. Главная кнопочная  форма.

Подчиненная кнопочная форма  «Ввод данных»

Данная кнопочная форма  предназначена для ввода данных в таблицы через формы для ввода данных.

 

Рис.5.2. Форма «Ввод данных».

Для использования БД необходимо ввести данные. Для добавления записи на формах представлены кнопки добавление записи. Для выхода из формы служит кнопка «Назад».

При нажатии кнопки «Просмотр  отчета Студент» выводится окно отчета «Запрос общей информации о студентах».

Рис. 5.3. Отчет «Запрос общих данных о студентах».

 

При нажатии кнопки «Просмотр  отчета Комната» выводится окно отчета «Отчёт о комнатах общежития».

Рис. 5.4.  «Отчёт о комнатах общежития»

 

При нажатии кнопки «Просмотр  отчета Общежитие» выводится окно отчета «Отчёт об общежитиях вуза».

 

Рис. 5.5.  «Отчёт об общежитиях вуза»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Необходимость хранения большого объема данных о студентах и об общежитиях привела к созданию проекта  базы данных для процесса «Заселения/выселения студентов в общежития вуза».

Цель данного курсового  проекта - разработка базы данных информационной системы для автоматизации процесса заселения/выселения студентов в общежития вуза была достигнута:

• Изучение предметной области позволило выявить сущности, построить концептуальную модель данных;
• Были сформированы запросы, реализация которых с помощью операторов реляционной алгебры позволила подтвердить корректность полученной модели и возможность получить всю необходимую информацию.

В результате разработки базы данных информационной системы для автоматизации процесса заселения/выселения студентов в общежития вуза удалось в достаточно сжатые сроки решить поставленные задачи повышения качества работы коменданта.

Разработанная база данных позволила значительно сократить  временные затраты на обработку  данных по процессу заселения/выселения  студентов, повысить эффективность  учета свободных мест в общежитии.

 

 

 

 

 

 

 

Список  используемой литературы

1. Давид Кренке , Теория и практика построения баз данных,9 –е изд. – СПб.: Питер, 2005. – 859 с.: ил.
2. Дейт К.Дж . Введение в системы баз данных, 7 – е изд.  – Москва*С – Петербург*Киев:2001.
3. Боуман Д.С. , Эмерсон С.Л., Практическое руководство по SQL,4–е изд.: Пер.с англ. – М .:Вильямс,2001.
4. Грубер М. – Понимание SQL, Москва, 1993.
5. Грабер М. Справочное руководство по SQL. - М.: Лори, 1997. - 291 с.
6. Гилуа М.М. Множественная модель данных в информационных системах. - М.: Наука, 1992.
7. Гилуа М.М. Множественная модель данных в информационных системах. - М.: Наука, 1992.