Разработка базы данных информационной системы для автоматизации процесса заселения/выселения студентов в общежития вуза

Access позволяет не только  вводить данные в таблицы, но  и контролировать правильность  вводимых данных. Для этого необходимо  установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом не вводились данные — прямо в таблицу, через экранную форму или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам.

С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное количество строк. Таблицы баз данных могут  включать в себя огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого  множества нужной информации.

Если все необходимые  для работы данные вы будете хранить  в документах Word и электронных  таблицах, то по мере накопления информации вы просто можете запутаться в большом  количестве файлов. Access позволяет хранить  все данные в одном файле и  осуществлять доступ к этим данным постранично, т. е. не превышая ограничений  на ресурсы памяти компьютера.

В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет  совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной  таблицей. Реализовать такую возможность  в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.

Устанавливая взаимосвязи  между отдельными таблицами, Access позволяет  избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также  увеличить скорость и точность обработки  информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают  на несколько связанных таблиц.

Excel позволяет работать  нескольким пользователям с одним  документом, однако эти возможности  очень ограничены. Access может поддерживать  одновременную работу с базой  данных 50 пользователей, при этом  все пользователи гарантировано  будут работать с актуальными  данными.

Access имеет развитую систему  защиты от несанкционированного  доступа, которая позволяет каждому  пользователю или группе пользователей  видеть и изменять только те  объекты, на которые ему выданы  права администратором системы,  например можно запретить использование  некоторых команд меню, открытие  определенных форм, изменение данных  в таблицах или формах. Электронные  таблицы тоже позволяют защитить  данные паролем или разрешить  только просмотр данных, однако  эти средства существенно проще.

Таким образом, СУБД Access применяется  в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки  разнородной информации о большом  количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Примером может служить задача ведения складского учета. Электронные  таблицы Excel являются удобным средством  хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями  выполнения расчетов и анализа данных. Документы Excel предназначаются, как  правило, для индивидуального использования.

Oracle SQL Developer.

Oracle SQL Developer — интегрированная  среда разработки на языках SQL и PL/SQL, ориентированная на применение  в среде Oracle Database. Корпорация Oracle предоставляет продукт бесплатно.  Сама среда написана на языке  программирования Java, работает на  всех платформах, где доступна  среда выполнения Java SE.

Oracle SQL Developer изначально поддерживает  работу с Oracle Database, существуют  плагины, обеспечивающие подключение  из среды к другим системам  управления базами данных, в частности,  реализован доступ к IBM DB2, Microsoft Access, Microsoft SQL Server, MySQL, Sybase ASE, Teradata Database.

Oracle SQL Developer поставляется  с OWA (Oracle Web Agent, или mod_plsql) — модулем  расширения для веб-сервера Apache, помогающем в создании динамических веб-страниц с использованием PL/SQL с Oracle SQL Developer.

В среде поддержана возможность  создания расширений, обеспечивающих её дополнительными возможностями. Некоторые расширения разрабатываются  в корпорации Oracle, есть большая серия  расширений, написанная сторонними разработчиками[3]. Например, есть расширения, обеспечивающие картографический просмотр хранимой в  базе данных геоинформации или обеспечивающие визуальное создание ER-диаграмм.

SQL Developer Data Modeller

Расширенная версия SQL Developer, включающая возможность визуального  моделирования ER-моделей, генерацию  схем данных и реверс-инжиниринг баз  данных поставляется как отдельный  продукт (также бесплатно), под наименованием SQL Developer Data Modeller.

В Oracle SQL Developer реализованы  возможности прямого редактирования записей в таблицах баз данных. Для этого нужно в контекстном  меню для таблицы в окне Connections выбрать команду Edit, а затем перейти  на вкладку Data.

В Oracle SQL Developer предусмотрены  средства для отладки кода программных  модулей PL/SQL (включая точки останова, пошаговое выполнение, просмотр значений переменных и т.п.). Эти средства в  основном доступны из меню Debug. Заранее  заготовленные блоки программного кода доступны из окна Snippets (это окно можно открыть при помощи меню View). Такие блоки заготовлены как  для встроенных функций Oracle SQL, так  и для других синтаксических конструкций (операторов условного перехода, циклов, курсоров и т.п.). Набор сниппетов  является расширяемым: вы вполне можете добавлять в него свои блоки программного кода.

Исходя из этого мы пришли к выводу, что для создания нашей  базы данных наиболее подходящим программным  продуктом является Microsoft Office Access. Цена на данный продукт более приемлемая. По функциональным параметрам Microsoft Office Access полностью удовлетворяет требованиям по созданию базы данных.

 

Раздел 2. Инфологическая модель базы данных информационной системы для автоматизации процесса заселения/выселения студентов в общежития вуза.

Методология проектирования – структурированный  подход, предусматривающий использование  специализированных процедур, технических  приемов, инструментов, документации и  нацеленный на поддержку и упрощения  процесса проектирования. Концептуальное проектирование – создание концептуального представления базы данных, включающее определение типов важнейших сущностей и существующих между ними связей.

Учитывая технические  требования к разрабатываемой базе данных, определим следующие функции:

• внесение общей информации;
• осуществление выборки по заданным параметрам;
• предоставление отчетов.

Внесение общей информации включает в себя:

• внесение информации о студенте (ФИО, номер группы, факультет и т.д.);
• внесение информации об общежитиях вуза (адрес, номер и т.д.);
• внесение информации о количестве койко-мест в комнате общежития.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2.1. Концептуальная модель

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Раздел 3. Разработка базы данных для информационной системы в среде Microsoft Access

Построение базы данных будем осуществлять в среде Microsoft Access. Для начала выделим массивы данных:

• Студент;
• Группа;
• Факультет;
• Специальность;
• Форма обучения;
• Вид обучения;
• Общежитие;
• Комната.

Информация в базе данных предоставляется в виде двумерной  таблицы, строки которой называются записями, а столбцы полями. В бланке таблицы установим следующие свойства полей:

• имя поля;
• тип данных;
• описание;
• ключевое поле.

При добавлении таблицы в  базу данных, выбираем:

• имя поля;
• ключевое поле;
• тип данных.

Рассмотрим таблицы базы данных:

Рис.3.1. Массив данных, содержащий информацию о студенте.

В данном случае поле «Код студента» является ключевым, это обеспечивает уникальную идентификацию записей в данной таблице.

Рис.3.2. Таблица «Студент».

 

 

Рис.3.3. Массив данных, содержащий информацию о группе.

В данном случае поле «Код группы» является ключевым, это обеспечивает уникальную идентификацию записей в данной таблице.

Рис.3.4. Таблица «Группа».

 

 

Рис.3.5. Массив данных, содержащий информацию о факультетах.

В данном случае поле «Код факультета» является ключевым, это обеспечивает уникальную идентификацию записей в данной таблице.

Рис.3.6. Таблица «Факультет».

 

Рис.3.7. Массив данных, содержащий информацию о специальностях.

В данном случае поле «Код специальности» является ключевым, это обеспечивает уникальную идентификацию записей в данной таблице.

Рис.3.8. Таблица «Специальность».

 

Рис.3.9. Массив данных, содержащий информацию о форме обучения.

В данном случае поле «Код формы обучения» является ключевым, это обеспечивает уникальную идентификацию записей в данной таблице.

Рис.3.10. Таблица «Форма обучения».

Рис.3.11. Массив данных, содержащий информацию о виде обучения.

В данном случае поле «Код вид обучения» является ключевым, это обеспечивает уникальную идентификацию записей в данной таблице.

Рис.3.12. Таблица «Вид обучения».

 

Рис.3.13. Массив данных, содержащий информацию об общежитии.

В данном случае поле «Код общежития» является ключевым, это обеспечивает уникальную идентификацию записей в данной таблице.

Рис.3.14. Таблица «Общежитие».

 

 

Рис.3.15. Массив данных, содержащий информацию о комнате.

В данном случае поле «Код комнаты» являются ключевым, это обеспечивает уникальную идентификацию записей в данной таблице.

Рис.3.16. Таблица «Комната».

Далее, структура описания логических связей между таблицами реализована в виде объекта, называемого «Схемой данных».

Рис.3.17. Схема данных.

 

 

 

 

 

Раздел 4. Создание запросов, форм и отчетов  в среде СУБД Microsoft Office Access .

1. Создание запросов.

При работе с системой данных возникает задача соединения данных из различных связанных таблиц в  одну. Создадим запрос, содержащий данные о студентах, структура будет выглядеть следующим образом:

Рис.4.1.1. Структура запроса данных  о студентах.

SQL запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT Студент.Фамилия, Студент.Имя,  Студент.Отчество, Вид_обучения.Название_вида_обучения, Группа.Номер_группы, Комната.Номер_комнаты,  Общежитие.Номера_общежития, Специальность.Название_специальности,  Факультет.Название_факультета, Форма_обучения.Название_формы_обучения

FROM Форма_обучения RIGHT JOIN (Факультет  RIGHT JOIN ((Общежитие RIGHT JOIN Комната  ON Общежитие.Код_общежития = Комната.Код_комнаты) RIGHT JOIN ((Специальность RIGHT JOIN Группа ON Специальность.Код_специальности  = Группа.Код_группы) RIGHT JOIN (Вид_обучения RIGHT JOIN Студент ON Вид_обучения.Код_вида_обучения = Студент.Код_студента) ON Группа.Код_группы = Студент.Код_студента) ON Комната.Код_комнаты = Студент.Код_студента) ON Факультет.Код_факультета = Специальность.Код_специальности) ON Форма_обучения.Код_формы_обучения = Группа.Код_группы;

Рис. 4.1.2. Результат запроса общих данных о студентах.

Создадим запрос, содержащий информацию о студентах, живущих в общежитии №4 и имеющий следующую структуру:

Рис. 4.1.3. Структура запроса  по количеству студентов, проживающих  в общежитии №4.

SQL запрос будет выглядеть следующим образом:

SELECT Общежитие.Номера_общежития, Комната.Номер_комнаты,  Студент.Фамилия, Студент.Имя, Студент.Отчество

FROM (Общежитие RIGHT JOIN Комната ON Общежитие.Код_общежития  = Комната.Код_комнаты) RIGHT JOIN Студент  ON Комната.Код_комнаты = Студент.Код_студента

WHERE(((Общежитие.Номера_общежития)=4));

Рис. 4.1.4. Результат запроса  по количеству студентов, проживающих  в общежитии №4.

Создадим запрос, содержащий информацию о студентах, живущих в общежитии , с видом обучения «бюджет», имеющий следующую структуру:

Рис. 4.1.5. Структура запроса  о студентах, живущих в общежитии, с видом обучения «бюджет».