Программы 1-С

Содержание

Введение 2

1. Организация учета кассовых операций                                                           3

2. Алгоритм процедуры оформления хозяйственного факта 5

21.. Входная информация 7

2.2 Выходная информация 10

3. Обеспечение безопасности  учетной информации 15

Заключение 19

Список  литературы 20 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

       Центральное место в управлении любым предприятием, бесспорно, занимает система бухгалтерского учета, обеспечивающая руководство  достоверной и оперативной информацией  о текущей финансовой ситуации и  состоянии хозяйственной деятельности предприятия. Единственным способом добиться, чтобы бухгалтерская информация стала объективной, достоверной, защищенной и, главное, пригодной для анализа  и принятия управленческих решений, является автоматизация учета работы бухгалтерской службы на предприятии.

       В данной работе мной будет рассмотрена  тема «Автоматизация учета кассовых операций».

       Целью данной работы является, с помощью  программы 1-С раскрыть:

       - организацию учета кассовых операций  с помощью программы 1-С;

       - ведение кассовых документов  в программе;

       - сделать вывод по данной работе. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       1.Организация учета кассовых операций

       В процессе деятельности предприятия возникают ситуации, в которых постоянно требуются наличные деньги для проведения немедленных расчетов с клиентами, для оплаты некоторых расходов, для выплаты заработной платы персоналу и т.д.

       Для прихода, хранения и расхода наличных денежных средств предприятие имеет  кассу. Размер сумм наличных денег, хранимых в кассе, регламентируется банками  по согласованию с руководителем  предприятия. Он ограничен лимитом, сверх которого деньги могут храниться  в кассе только в дни выдачи заработной платы, пенсий, пособий, стипендий  и т.п.

         Наличные деньги могут поступать  в кассу организации из обслуживающего  банка, от покупателей или по  другим основаниям.

         Основными документами, оформляющими  приход и расходование наличных  денежных средств из кассы  организации, являются приходные  и расходные кассовые ордера.

       Рассмотрим  основные кассовые операции и их документальное оформление.

       Приход  наличных средств в кассу оформляется  приходным кассовым ордером, который  подписывается главным бухгалтером  или другим уполномоченным лицом, при  необходимости выдается кассовый чек

         Лицу, внесшему наличные средства, выдается квитанция к приходному  ордеру, подписанная главным бухгалтером  и кассиром. Кроме того, квитанция  должна быть заверена печатью  (штампом) кассира или оттиском  кассового аппарата

       Выдача  наличных денег производится по расходным  кассовым ордерам или по другим надлежащим образом оформленным документам: платежным ведомостям, расчетным  листкам, счетам и др., на которые  ставится штамп, содержащий реквизиты  расходного кассового ордера Документы  на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или уполномоченное ими лицо. Наличные деньги выдаются определенному в расходных документах лицу при предъявлении им документов, удостоверяющих личность (паспорт, удостоверение  личности и т.п.). В расходном кассовом ордере указываются реквизиты предъявленного документа и проставляется подпись лица, получившего сумму. 

       Наличные  деньги принимаются и выдаются только в день составления этих документов.

       По  завершении операций кассир обязан подписать  расходные и приходные кассовые ордера, а приложенные к ним  документы погасить надписями или  штампом "Получено" - на приходных  документах, "Оплачено" - на расходных  документах с обязательным указанием  даты. Таким же образом погашаются и кассовые ордера.

         Каждому приходному и расходному  кассовому чеку присваивается  порядковый номер, а сами документы  регистрируются в журнале регистрации. 

       Помимо  выписки кассовых ордеров, в обязанность  кассира входит ведение кассовой книги. Предприятие может иметь  только одну кассовую книгу. Листы в  книге нумеруются, прошнуровываются и опечатываются печатью (как  правило, круглой). На последней странице книги делается запись "В настоящей  книге всего пронумеровано... страниц", которая заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия

       Записи  в кассовую книгу производятся сразу  после получения или выдачи денег. В конце дня кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести  остаток денег в кассе и  передать в бухгалтерию 

       Записи  в кассовой книге выполняются  в двух экземплярах (обычно через  копировальную бумагу). Вторые экземпляры должны быть отрывными, они являются отчетом кассира Для учета  наличия и движения наличных денежных средств используется активный счет 30 "Касса". Суммы прихода денежных средств в кассу отражаются по дебетовой стороне счета, расхода - по кредитовой. 
 
 

       2. Алгоритм процедуры  оформления хозяйственного  факта

       Учет  кассовых операций осуществляется в  «1С: Предприятии» в конфигурациях: Комплексная, Бухгалтерия, Торговля + Склад  с помощью двух документов - приходный  и расходный кассовые ордера. Вызов  обоих документов можно осуществить  из журнала «Кассовые», который вызывается с помощью меню Операции/Журналы  операций. Затем выбирается нужный документ (приходный или расходный  кассовые ордера) После создания документа  его нужно заполнить здесь  указываются следующие параметры: сумма (от кого получено, кому выдано), корреспондирующий с 50-м счетом.

       При проведении кассовых документов автоматически  создаются проводки. После этого  движение денежных средств по кассе  отражается в стандартных отчетах, предусмотренных в программе. Приходный  кассовый ордер предназначен для  оформления поступления наличных денег  в кассу. Для заполнения поля «Принято от» может использоваться справочник сотрудников или справочник контрагентов для выбора частного лица. При нажатии  кнопки «Печать» формируется стандартный  табличный документ системы «1С: Предприятие» (печатная форма приходного кассового ордера) (рис.8). При проведении документа автоматически формируются  бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском  учете. По дебету выступает 50-й счет.

       Рис.8 Печатная форма приходного кассового  ордера в системе программы 1:С  Бухгалтерия

       

       Расходный кассовый ордер предназначен для  оформления выдачи денег из кассы. При  вводе документа указываются  данные о лице, которому выдаются деньги из кассы, сумма и необходимые  для отражения документа в  бухгалтерском учете данные. Для  заполнения поля «Выдать» может использоваться справочник сотрудников или справочник контрагентов. При нажатии кнопки «Печать» формируется стандартный  табличный документ системы «1С: Предприятие» (печатная форма расходного кассового ордера) (рис.1).

       При проведении документа автоматически  формируются бухгалтерские проводки, отражающие данный документ в бухгалтерском  учете. По дебету выступает указанный  пользователем в накладной корреспондирующий  счет, а по кредиту - 50-й. 

         
 
 
 
 
 
 

       Рис.1 Печатная форма расходного ордера в системе программы 1:С Бухгалтерия

         
 

       2.2 Входная информация 

       Обработка приходящих документов. Выполнение данной функции обеспечивает ввод в память компьютера информации об исходных документов: кассовых отчетов и информации первичных  документов, приложенных к ним (приходные  и расходные кассовые ордера и  другие документы по счету 50).

       Работа  начинается с регистрации остатков денежных средств на конец дня  по каждому кассовому отчету. По каждому первичному документу вводится следующая информация: N документа, дата выписки, сумма по документу, код  вида операции (приход - 0, расход -1), назначение платежа, корреспонденция счетов. (рис.11). [4, стр. 358]. После ввода данных и  разноса сумм необходимо программно проверить правильность ввода данных. 
 
 

       Структура входной информации (ввод хозяйствующего факта)

         

       Особенностью  ввода данных с первичных документов в диалоговом режиме является использование  информации справочников: информация справочников вводится в рабочее  окно с использованием функциональных клавиш.

       После ввода данных по одному кассовому  отчете с его первичных документов перед началом ввода данных следующих  кассовых отчетов, необходимо проставить дату обработки информации, указанной  в первичных документах. 

         
 
 
 
 
 

       Структура входной операции (выписка из журнала  операций)

       

         
 

       Есть  и некоторые особенности разноса  информации по корреспондирующим счетам: разнос суммы документа по корреспондирующим  счетам позволяет вводить, исправлять, удалять, хранить данные по счетам. Если сумма по документу отнесена на один счет, то остается ввести только номер счета и вид назначения платежа. Если же сумма по документу  отнесена на разные счета, то после  ввода первого номера счета и  вида назначения платежа необходимо исправить сумму на нужную, после  вода данной записи с использованием функциональной клавиши вводится второй номер счета, вид назначения платежа  и сумма, отнесенная на данный счет. Общая сумма по документу и  сумма по счетам должны совпадать. При  выходе их окна происходит контроль на совпадение сумм, если сумма по документу  не совпадает с суммой по счетам, программа выдаст сообщение и остановит работу в данном окне. Если суммы совпали, то произойдет выход обратно в окно обработки платежных документов.

         Таким образом производится автоматизация  учета кассовых операций на  предприятии. 

       2.2 Выходная информация 
 

         

       Выходная  информация - это информация, полученная на основе входной информации. Выходная документация включает сводные данные, полученные в результате автоматизированной обработки. Третий этап технологического процесса обработки информации - Основной этап - является завершающим этапом работы с программой и связан с  получением полной достоверно сформированной информацией. 
 
 
 

       В результате автоматизированной обработки  информации по учету кассовых операций можно получить следующие машинограммы журналы-ордера №1, ведомости №1А, расшифровки  к журналам-ордерам, расшифровки  к ведомостям: по организациям, по счетам затрат, по дате поступления документов и др.

       

       

         
 
 
 
 
 
 
 
 

       Для получения журналов и ведомостей необходимо указать месяц, для получения  справки - № счета, вид операции и  период. Для получения справки  по организации и материально-ответственному лицу - название организации и его  фамилию, номер счета и название организации могут быть вызваны  из справочника. (Рис.2)

         
 
 

       Рис.2 Выходная информация по субсчету «Касса организации»  

         

         Подготовка платежных документов. В полуавтоматическом режиме  могут быть подготовлены следующие  документы: платежные поручения,  платежные требования, инкассовое  поручение. При этом реквизиты  по организациям в полном объеме  должны быть заполнены в справочнике.  В этом случае данная информация  выбирается из справочника и  заносится в платежный документ. При формировании платежного  документа сумма платежа прописью заполняется автоматически, после набора числовой суммы. Данные об организации заполняются сразу при входе в окно формирования соответствующего документа. Выход в окно печати документов осуществляется из последнего поля нажатием клавиши «Enter». На стандартный лист бумаги можно вывести два документа.