Базы данных

Находясь  в окне БД, нажать кнопку Схема данных, затем Добавить таблицу (или команда меню Связи, Добавить таблицу), появится окно Добавление таблицы (рис. 14). Выбрать таблицу из списка (один раз щёлкнуть левой кнопкой мыши) и нажать кнопку Добавить, выбрать следующую таблицу, нажать кнопку Добавить и т.д. Выбрать все таблицы, затем нажать кнопку Закрыть. Затем уцепить левой кнопкой мыши поле первой таблицы со стороны связи 1 и тащить, опустить на то же поле другой таблицы, появится ДО Изменение связей (рис. 15), внизу указан тип отношения один – ко многим, нажать кнопку Создать. Для удаления связи – щёлкнуть правой кнопкой мыши нужную связь и выбрать команду Удалить, для изменения – два раза щёлкнуть линию связи, появится ДО Изменение связей, которое имеет три флажка:  Обеспечение целостности данных означает выполнение условий корректного внесения записей,  Каскадное обновление связанных полей,  Каскадное удаление связанных полей означают, что при изменении (или удалении) значений первичного ключа главной таблицы автоматически меняются (или удаляются) соответствующие значения внешнего ключа подчиненной таблицы. Связи следует создавать при пустых таблицах, иначе нельзя будет установить эти параметры целостности БД (или какой-либо из них).

     При составном ключе в окне Изменение связей необходимо для каждого ключа главной таблицы (Таблица) выбрать соответствующее поле подчинённой таблицы (Связанная таблица). При установлении связи по составному ключу необходимо выделить все поля, входящие в ключ главной

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

таблицы, и перетащить их на одно из полей связи в подчинённой таблице. При выделении полей удерживать клавишу <Ctrl> [3].

     Установленные связи используются при создании запросов, форм и отчётов, их называют постоянными. Надо сохранить макет  схемы данных, нажав кнопку Сохранить. Закрыть окно  Схема данных. Установим связи между всеми таблицами в соответствии с логической моделью данных.

     Если  в ДО Изменение связей нажать кнопку Объединение, откроется ДО Параметры объединения – критерии для отбора записей (рис. 18). Например, для любого типа связи можно выбрать:

 1. Объединение только тех записей,  в которых связанные поля обеих таблиц совпадают (внутреннее объединение).

 2. Объединение всех записей из таблицы А и только тех из таблицы В, в которых связанные поля совпадают (левое внешнее объединение).

 3. Объединение всех записей из таблицы В и только тех из таблицы А, в которых связанные поля совпадают (правое внешнее объединение).

     Для связей между таблицами на уровне БД лучше использовать только внутреннее объединение, а оба внешние объединения – при создании запросов.

     В MS Access 2000 существуют два способа организации связи: создание непосредственных связей (вручную) с помощью инструмента Схема данных и создание вложенных таблиц. Чтобы создать вложенную таблицу, надо открыть главную таблицу в режиме просмотра, активизировать поле первичного ключа (необязательно) и выполнить команду меню Вставка, Подтаблица, появится ДО, в котором выбрать подчинённую таблицу и указать: в списке Подчинённые поля – внешний ключ (первичный ключ подчинённой таблицы) и в списке Основные поля – первичный ключ главной таблицы, ОК. Рядом с именем поля первичного ключа главной таблицы появится знак . При щелчке мыши по нему открывается подчинённая (связанная) таблица.

      Установим связи между таблицами БД “Бухгалтерский учёт на предприятии” (рис. 19). Если в ДО Изменение связей вид связи определяется неправильно или вообще не определён, следует вернуться к этапу конструирования таблиц, проверить свойства первичных и внешних ключей, изменить при необходимости.

     Схема данных – графическое представление физической модели БД, полностью соответствует логической МД (рис. 3).

      2.5 Макет таблицы

     Для более приятного восприятия таблицы  на экране можно её отформатировать: изменить ширину столбцов, высоту строк, шрифт, цвет текста, линий сетки, фона, оформление, которое может быть обычным, приподнятым или утопленным и др. Эти параметры отображения таблицы на экране называются макетом таблицы и сохраняются вместе с ней.

     Настройка макета выполняется в режиме таблицы, используется: команда меню Формат и ПИ Формат (режим таблицы). Многие операции можно выполнять мышью: изменить ширину, высоту, скрыть столбцы (перетащив правую границу влево до исчезновения столбца), изменить порядок следования – выделить столбец (мышью щелкнуть по заголовку) и перетащить в нужное место, удалить столбцы, закрепить столбцы (команда меню Формат). Сохранить изменения: ответить Да на вопрос “Сохранить макет таблицы?” [4]. 

      2.6 Импорт и присоединение внешних таблиц

     Импорт  и присоединение таблиц – ещё  один способ создания таблиц в активной (открытой) БД. Можно импортировать или присоединить таблицу из другого файла БД MS Access, рабочий лист (список) MS Excel, таблицу из файла БД в других форматах (например, .dbf  и др.). Разница между импортом и присоединением внешней таблицы заключается в том, что при импорте таблица физически помещается в активную БД и последующие изменения в ней не отражаются на источнике, а в результате присоединения в активную БД помещается только ссылка на внешнюю таблицу. Присоединённая таблица сохраняет связь с источником, и любое изменение данных в ней автоматически сохраняется во внешней БД-источнике. Импорт и присоединение таблиц осуществляется из меню Файл, Внешние данные командами Импорт и Связь с таблицами соответственно.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

     При проектировании реляционных БД большое  внимание уделяется нормализации таблиц. В процессе нормализации обеспечивается защита целостности данных путём устранения их дублирования. В результате исходная таблица разбивается на две или более связанных таблиц, которые могут быть “собраны” вместе с помощью операции объединения. Руководство по нормализации – это набор стандартов (правил) проектирования данных, называемых нормальными формами (НФ).

     Общепринятыми считаются пять нормальных форм, хотя их было предложено больше. Создание таблиц в соответствии с этими стандартами называется нормализацией.

     Нормальные  формы изменяются в порядке от первой до пятой. Каждая последующая  форма удовлетворяет требованиям  предыдущей. Кратко сформулируем стандарты  нормализации.

      Реляционная таблица (РТ) находится в первой НФ, если значения в ней являются атомарными для каждого атрибута.

     Вторая НФ требует, чтобы любой неключевой столбец зависел от всего первичного ключа.

     Третья НФ требует, чтобы ни один неключевой столбец не зависел от другого неключевого столбца. Любой неключевой столбец должен зависеть только от первичного ключа.

     Четвёртая НФ запрещает независимые отношения типа один – ко многим между ключевыми и неключевыми столбцами.

     Нормальные  формы более высоких порядков рассматривать не будем, т.к. они являются лишь желательными, но не обязательными.

     Большинство разработчиков баз данных признают, что представление данных в третьей и четвёртой НФ полностью удовлетворяет все их потребности.

     Помимо  нормализации главным при проектировании являются три основных этапа, поэтому в данной курсовой работе и был рассмотрен один из данных этапов.

 

Литература 
 

1. Новиков Ф.А. Microsoft Office 2000 в целом / Ф.А. Новиков, А.Д. Яценко. – СПб.: БХВ – Петербург, 2001.
2. Программирование в среде Access 2000: Энциклопедия пользователя; Пер. с англ. / Стивен Форт, Том Хоун, Джеймс Релстон. – Киев: ДиаСофт, 2000.
3. Дубнов П.Ю. Access 2000. Проектирование баз данных. – М.: ДМК, 2000.
4. Послед Б.С. Access 2000. Базы данных и приложения. – Киев: ДиаСофт, 2000.
5. Бекаревич Ю.Б. Самоучитель Microsoft Access 2000 / Ю.Б. Бекаревич, Н.В. Пушкина. – СПб.: БХВ-Санкт-Петербург, 1999.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 

Рис. 3. Логическая модель ПО “Бухгалтерский учёт на предприятии”