Базы данных

     Главное отличие свойств: Формат поля влияет на всё содержимое поля, а МВ – на часть.

     Подпись – свойство задаёт заголовок столбца при выводе в таблицах, формах, отчётах; если значение не задано, используется имя поля.

     Значение по умолчанию – свойство, присущее полям всех типов, за исключением полей типа Счётчик и Объект OLE. Значение этого свойства автоматически подставляется при создании новой записи. Можно использовать выражение, например, =Date() – вывод по умолчанию текущей даты, знак “равно” обязателен.

     Условие на значение и Сообщение об ошибке – эти свойства применимы ко всем типам полей, кроме Счётчик и Объект OLE. При переходе на другую запись проверяется указанное условие; если оно не выполняется, выдаётся сообщение об ошибке – значение второго свойства. Например, условие “>#01.01.2002# and <#01.01.2003#” задаёт диапазон введённой даты. Константа типа Date обрамляется с обеих сторон знаком диеза “#”.

     Обязательное поле – свойство можно указать для всех полей, кроме Счётчика (оно задано по умолчанию). Возможные значения “Да”, “Нет” выбираются из списка. Если указано “Да”, то ввод значения поля обязателен, иначе появляется сообщение об ошибке.

     Пустые строки – разрешает или запрещает ввод пустых строк, возможны два значения: “Да”, “Нет”. Значение “Да” обычно используется для текстовых полей, MEMO и гиперссылок.

     Индексированное поле – указывает, будет ли создан индекс по этому полю. Возможные значения: “Нет”, “Да (Допускаются совпадения)”, “Да (Совпадения не допускаются)”. Индекс – вспомогательная таблица, в которой хранится порядок следования записей, упорядоченных по этому полю. Для первичного ключа таблицы указываем – “Да (Совпадения не допускаются)”.

     Access автоматически индексирует таблицу по значению ключа. При создании запросов и отчётов может потребоваться создать дополнительные индексы по значениям других полей. Индексы позволяют ускорить поиск данных в больших таблицах. Каждая таблица может иметь до 32 индексов, 5 из которых могут быть составными, в составной индекс могут входить не белее 10 полей. Чтобы создать дополнительный простой ключ, надо в режиме Конструктора задать свойство Индексированное поле – “Да (Совпадения допускаются)”. Чтобы создать дополнительный составной ключ, надо в режиме Конструктора открыть окно Индексы, нажав соответствующую кнопку Индексы на ПИ. В этом окне (рис. 9) выводятся все индексы таблицы. Надо в поле Индекс внести имя индекса (произвольное), в поле Имя поля выбрать из списка сначала одно поле, перейти на строку ниже, выбрать другое и т.д. Закрыть окно, подтвердить сохранение структуры таблицы.

      Сжатие Юникод – включает и отключает сжатие текстовых полей, полей MEMO и гиперссылок, используя универсальный международный код. По умолчанию включено. Можно отключить, тем самым сэкономить память.

     Число десятичных знаков – указывает количество десятичных знаков после запятой в числовых и денежных типах полей; если выбрать значения свойства Авто, то число отображается так, как было введено в поле.  

     Новые значения – свойство определено только для поля Счётчик и указывает, какие значения автоматически будут подставляться в поле при создании новой записи. Возможные значения: последовательные, случайные (числа). Принято по умолчанию первое значение и лучше использовать его.

     Определим другие свойства поля № операции таблицы ЖХО (рис. 8). Переходим в верхнюю часть конструктора, выделим поле № операции, щелкнув мышью слева от поля в области стрелки (если ключ простой, можно не выделять поле, но оно должно быть выбрано), и нажимаем кнопку Ключевое поле на ПИ, значок ключа появляется слева от имени поля (рис. 8), автоматически создаётся соответствующий индекс таблицы. Для остальных полей внесём:

     - для внешних ключей Дебет и Код контрагента значения свойства Индексированное поле – “Да (Совпадения допускаются)” или значение – “Нет”, в первом случае создаются индексы таблицы, используемые для организации быстрого поиска записей;

     

     - для внешнего составного ключа  Код валюты, Дата и других полей значения этого свойства – “Нет”;

- для  всех полей значения свойств Обязательное поле – “Да”, Пустые строки – “Нет”; выберем соответствующий тип  и размер данных, обязательно заполним свойство Подпись, для поля Дата зададим Маску ввода, выбрав из списка соответствующее значение. Для сохранения таблицы следует нажать кнопку Сохранить на ПИ Стандартная, появляется ДО, в котором ввести имя таблицы – ЖХО, ОК [4].

     Аналогично  создадим структуру таблиц Валюты, Контрагенты, План счетов (рис. 10, 11, 12).

Рис. 11. Окно конструктора таблицы Контрагенты

Рис. 12. Окно конструктора таблицы План счетов

     Для определения составного ключа в  таблице Валюты надо выделить оба поля Код валюты и Дата, щёлкая мышью при нажатой клавише <Ctrl>, затем нажать кнопку Ключевое поле. Для этих полей значение свойства Индексированное поле – “Да (Совпадения допускаются)”, а для первичных ключей таблиц Контрагенты, План счетов – Индексированное поле – “Да (Совпадения не допускаются)”, для остальных полей указанных таблиц значение – “Нет”. Для полей Наименование валюты, Курс, Название контрагента, Название счёта значения свойств Обязательное поле – “Да”, Пустые строки – “Нет”, для оставшихся полей наоборот (“Нет”, “Да” соответственно).

     Для поля Фото таблицы Контрагенты тип – Поле объекта OLE, для заполнения поля данными используется меню Вставка, Объект. Для поля таблицы Контрагенты Фамилия задана Маска ввода “>L<???????????????”, для поля Номер телефона – “\(000\)00\-00\-00”.

     Сразу после сохранения структуры таблицы  можно заполнить её данными (создать  записи), для этого нажать кнопку Вид, на ПИ Конструктор таблиц выбрать Режим таблицы или в ДО База данных на вкладке таблицы выбрать нужную и нажать кнопку Открыть. Лучше наполнить таблицу данными позже, иначе можно нарушить её целостность.

     2.3 Использование полей подстановок при создании таблиц

     В связанных таблицах внешний ключ подчинённой таблицы должен иметь значение первичного ключа главной таблицы, иначе нарушаются параметры целостности БД, например, в таблице План счетов поле Номер счёта – первичный ключ главной таблицы, а в таблице ЖХО поле Дебет – внешний ключ подчинённой таблицы. При заполнении поля Дебет (и поля Кредит тоже) в таблице ЖХО необходимо выбирать значения из поля Номер счёта таблицы План счетов.  Для этой цели используется поле подстановки.

     Подстановка в режиме конструктора таблиц

     Первый способ. Таблица ЖХО, поле Дебет, тип данных – текстовый, переходим в окно свойств. Вкладка Общие – свойство Размер поля – 6,  открываем вкладку Подстановка, определим свойства: Тип элемента управления – Поле со списком, Источник строк – таблица План счетов, Присоединенный столбец – 1, Число столбцов – 1 (рис. 11).

     

     Второй способ. Выбрать поле Код контрагента таблицы ЖХО, в свойстве Тип данных указать: Мастер подстановок. Появится ДО, в котором надо указать вариант:

 Объект “столбец подстановки” будет использовать значения из таблицы или запроса.

или

 Будет введён фиксированный набор значений.

Нажать  кнопку Далее.

Если  выбран первый вариант, появится следующее  ДО, в котором надо указать   Таблицы и в списке выделить таблицу Контрагенты, нажать кнопку Далее. В следующем ДО выбрать поле Код контрагента кнопкой , которое определит столбец подстановки, кнопка Далее; в следующем ДО появится столбец значений, в этом ДО можно изменить ширину столбца, кнопка Готово.

     Можно формировать значение столбца подстановки  из разных полей и разных таблиц, например, из полей Код контрагента и Название контрагента; при этом первый столбец (Код контрагента) можно скрыть, тогда выбираем значение из списка Наименование контрагента, а подставляется в поле Код контрагента значение кода, при отображении данных, например в форме, будем видеть наименование.

     Если  выбран второй вариант (Будет введён фиксированный набор значений), появляется ДО, в котором надо установить Число столбцов, равное 1, и внести в список Столбец 1 конкретные значения. Кнопка Далее.

     Подстановка в режиме таблицы

      Надо  открыть таблицу ЖХО в режиме таблицы. Курсор поместить в поле Код валюты, выполнить команду меню Вставка, Столбец подстановок, появится первое ДО Мастера подстановок и т.д. Выполнить те же операции, что и в режиме конструктора. Определить поля подстановок внешних ключей таблицы ЖХО.

     2 способ: Создание новой таблицы  в режиме таблицы

В режиме таблицы создаётся новая таблица без предварительного определения её структуры. Надо выбрать в рабочем поле окна БД строку Создание таблицы путём ввода данных или в окне Новая таблица строку Режим таблицы. Сразу появится пустая таблица, в которую вводят данные (рис. 12). Введённые данные автоматически определяют тип поля таблицы, т.е. автоматически создаётся структура таблицы. По умолчанию создается таблица из 10 столбцов и 21 строки. Имя поля можно изменить, дважды щёлкнув левой кнопкой мыши по имени в области заголовков или использовав команду меню Формат, Переименовать столбец. Можно вставить (команда меню Вставка, Столбец) или удалить (команда меню Правка, Удалить столбец) столбцы.

      Для перемещения столбца надо выделить имя и мышью перетащить заголовок поля в нужное место. Все столбцы и строки, оставленные пустыми, будут удалены при сохранении таблицы. Действующие форматы полей можно увидеть в окне конструктора таблиц, свойство Формат поля. По окончании ввода данных нужно сохранить таблицу. При сохранении таблицы появится сообщение: “Создать ключевое поле? Да, Нет”. Надо выбрать “Нет”, затем открыть таблицу в режиме конструктора, изменить при необходимости структуру и свойства полей, задать ключи.

     В режиме таблицы надо вводить данные правильно в соответствии с допустимыми типами данных и форматами их отображения. В окне конструктора таблиц можно просмотреть их определение.

      3 способ: Создание таблицы с помощью  мастера таблиц (МТ)

     МТ  автоматически создаёт таблицу  на основе шаблона. Надо в рабочем поле окна БД выбрать строку Создание таблицы с помощью мастера или в окне Новая таблица, вызываемом кнопкой Создать, выбрать Мастер таблиц (всего шаблонов – 50). Каждая таблица шаблона имеет набор – список полей. Надо выбрать шаблон таблицы из списка Образцы таблиц, затем из списка Образцы полей выбрать нужные, выделяя поле и нажимая кнопку или (для одного или всех полей соответственно). Поле попадает в список Поля новой таблицы (рис. 15). Выделяя в этом списке нужное поле, его можно переименовать, нажав кнопку Переименовать поле. Поля можно выбирать из разных таблиц. Нажимая кнопку Далее, переходя к следующему шагу мастера, можно: определить ключ таблицы  Microsoft Access автоматически определяет ключ (или  Пользователь определяет ключ самостоятельно); создать связь новой таблицы с уже имеющимися в базе данных, при этом ключ новой таблицы добавляется в таблицу, с которой устанавливается связь; осуществить ввод данных в режиме таблицы; сразу создать форму для ввода данных в таблицу. Созданную мастером таблицу можно доработать в режиме конструктора [5].

Рис. 15. Создание таблицы с помощью мастера 

      2.4 Установка связей между таблицами

     Создание  связей между таблицами – последний этап физического проектирования БД. Связь между таблицами устанавливает отношение между совпадающими значениями в ключевых полях. В большинстве случаев связывают первичный ключ главной таблицы с внешним ключом подчинённой таблицы (часто имеющим то же имя), например, первый ключ Код контрагента таблицы Контрагенты и внешний ключ Код контрагента таблицы ЖХО. Существуют четыре типа отношений:

1. Один –  к одному 1 « 1. Запись таблицы А может иметь не более одной связанной записи в таблице В и наоборот. Ключевое поле в таких таблицах должно быть уникальным.
2. Многие – к одному ¥ « 1. Одной записи в таблице А может соответствовать одна запись в таблице В, а одной записи в таблице В – несколько записей в таблице А. В таблице В ключевое поле должно быть уникальным.
3. Один – ко многим 1 « ¥. Каждой записи в таблице А могут соответствовать несколько записей в таблице В, а запись в таблице В не может иметь более одной соответствующей записи в таблице А. В таблице А ключевое поле должно быть уникальным. Отношения вида 1 « ¥ и ¥ « 1 отличаются тем, какая таблица является главной.
4. Многие – ко многим ¥ « ¥. Такая таблица не нормализована. Одной записи таблицы А может соответствовать несколько записей таблицы В и наоборот. Уникальных ключей нет. Все ключи внешние. В этом случае таблицу надо нормализовать, используя инструмент Анализатор таблиц (меню Сервис, Анализ, Таблица, запускается мастер).

      Связанные поля не обязательно должны иметь  одинаковые имена (поле Номер счёта таблицы План счетов и поле Дебет таблицы ЖХО), но обязательно должны иметь одинаковые типы данных. Поля типа Числовой должны иметь одинаковые значения свойства Размер поля. Разрешается связывать типы полей Счётчик и Числовое, Длинное целое (или Счётчик и Числовое поле, если код репликации задан для обоих полей).  Перед установкой связей следует закрыть все таблицы.