Автор: Пользователь скрыл имя, 21 Марта 2012 в 23:48, курсовая работа
Целью данной курсовой работы, является изучение внутренней отчетности предприятия. Для достижения поставленной цели необходимо решение ряда последовательных задач:
- внутренняя управленческая отчётность
- понятие и виды отчётности;
- разработка форм, содержания внутрихозяйственной отчётности, периодичности и сроков их представления:
Введение
1. Внутренняя управленческая отчетность
1.1 Понятие и виды отчетности
1.2 Разработка форм, содержания внутрихозяйственной отчетности,
периодичности и сроков их предоставления
1.3 Пользователи управленческой отчетности и периоды ее
предоставления
2. Использование управленческой отчетности
2.1 Обратная связь в системе оперативного управления
2.2 Формы внутренних отчетов
2.3 Совершенствование форм внутренней отчетности в целях
повышения эффективности работы организации
Заключение
Список литературы
Специальные требования к внутренней отчетности состоят в следующем:
- гибкая, но единообразная структура;
- понятность и обозримость информации;
- оптимальная частота представления;
- пригодность для анализа и оперативного контроля.
Непосредственно в отчетных формах должна приводиться первичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет расходов, ранжирование отклонений и т. п.
Гибкая, но единообразная структура отчетной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого учета. Информация обратной связи и контроля должна обладать достаточной внутренней гибкостью, обеспечивающей реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. В то же время необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности не может находиться в стадии перманентного изменения. Она может меняться только дискретно в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.
Гибкость и единообразие внутренней управленческой информации обеспечивается тем, что на первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом информационном контексте. Если не отфильтровать необходимые данные на этапе их ввода, то впоследствии проблематично получить нужную в каждом случае информацию. То же относится к группировке издержек. Каждый центр ответственности хочет получать отчеты, содержащие информацию для собственных целей. Система информации должна быть разработана таким образом, чтобы существовало определенное единообразие данных для группировки и сравнения. Бухгалтерский учет по определению стремится к единообразию [17, с.5].
Понятность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать информацию, необходимую конкретному руководителю. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность малосущественными показателями затрудняют понимание отчетности и в итоге препятствуют принятию правильных решений.
Оптимальная частота представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т. е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты нужны чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется в значительных пределах.
Внутренние отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными или представляться по мере возникновения отклонений. Нет необходимости увеличивать частоту представления отчетов, если невозможно принять решение на их основе. Если премирование персонала производится поквартально, то нет смысла в ежемесячной информации выполнения условий премирования. Агрегирование информации и частота ее представления коррелируют между собой. На нижних уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетность представляется реже и содержит более укрупненные агрегированные показатели.
Не следует думать, что все отчеты нужны на третий день по окончании месяца. Все зависит от необходимости принимать оперативные решения, от потребности в дополнительных сведениях и пояснениях.
На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важным элементом здесь является время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна, и шаблонный подход в данном случае неуместен. Тем самым можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к характеристике форм отчетности:
1. По содержанию информации внутренние отчеты подразделяются на комплексные, тематические (по ключевым показателям), аналитические.
2. Комплексные итоговые отчеты представляются, как правило, за месяц или иной отчетный период (квартал, шесть месяцев и т. п.) и содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период, о доходах и расходах по центрам ответственности, об исполнении сметы издержек, рентабельности, движении денежных средств и иных показателей для общей оценки и контроля.
3. Тематические отчеты представляются по мере возникновения отклонений по наиболее важным для успешного функционирования показателям, таким, как объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции, и другим не входящим в оценочные плановым показателям, подконтрольным центру ответственности.
4. Аналитические отчеты подготавливаются только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности, например всесторонняя оценка причин перерасхода ресурсов, изменения рентабельности, уровня продаж по секторам рынка, анализ рынка и использования производственных мощностей, факторов риска деятельности в определенных направлениях.
По уровням управления различают оперативные, текущие и сводные отчеты:
- оперативные отчеты, представляемые на нижнем уровне управления в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений: составляются еженедельно и ежемесячно.
- текущие отчеты, содержащие агрегированную информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли и центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.
- сводные отчеты формируются для высшего управленческого персонала организации. На их основе принимаются стратегические решения и осуществляется общий контроль и контроль деятельности управленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность этих отчетов колеблется от ежемесячных до ежегодных [23, с.65].
Оперативная информация, адресованная низовым центрам ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. На нижнем уровне принимаются оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов использования ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.
По объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.
Сводка - это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период (иногда за день, неделю).
Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях центра ответственности.
Общие (сводные) отчеты составляются по организации в целом и содержит информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленным для целей внутреннего управления.
По формам представления внутренние отчеты составляются в табличной, графической или текстовой форме.
Табличная форма представления внутренней отчетности наиболее приемлема и для составителей, и для пользователей. Большая часть внутренней отчетной информации выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К тому же, к ней все привыкли, она стала традиционной. Нужно уметь правильно структурировать отчетные показатели, разделять их на зоны, выделяя главные, требующие особого внимания, а самое важное, стараться изложить отчет на одной странице без оборота. Для пояснений к отчету может быть приложена записка с комментариями и раскрытием основных показателей.
Графическая форма более наглядна, но не следует перегружать графики (диаграммы) излишней цифровой информацией; нужно стремиться уместить в один график (диаграмму) всю имеющуюся информацию. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет ее восприятие. Большое количество цифровых данных нагляднее представлять в табличной форме [18, с.34].
Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствуют цифровые данные либо их объем незначителен; нужно подробно объяснять взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам, составленным в табличной или графической форме.
2.3. Совершенствование форм внутренней отчетности в целях повышения эффективности работы организации
Применение самостоятельно разработанных или изменение утвержденных в централизованном порядке форм бухгалтерских регистров вполне допустимо. В соответствии с п.19 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н и вступило в силу с 1 января 1999 г, формы регистров бухгалтерского учета могут разрабатываться самими организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета (хозяйственные операции должны отражаться в бухгалтерских регистрах в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета).
Стандартный (минимальный) набор управленческих отчетов, который может быть использован как основа системы управленческой отчетности:
- отчет о продажах;
- отчет о запасах готовой продукции;
- отчет по незавершенному производству;
- отчет о произведенной продукции;
- отчет о запасах материалов и комплектующих;
- отчет о закупках;
- отчет о бартерных сделках;
- отчет о дебиторской задолженности;
- отчет о кредиторской задолженности;
- сводный отчет;
- отчет о движении денежных средств.
Приведенный список является стандартным в том смысле, что наличие таких или аналогичных отчетов требуется практически на любом коммерческом предприятии. Содержание каждого отчета также рассматривается в некоторой минимальной форме, поскольку данная система подлежит адаптации к конкретному виду бизнеса и конкретному предприятию с учетом, в частности, его возможностей по сбору той или иной информации.
Для решения конкретных задач предприятия только этих форм может оказаться недостаточно. Типичные дополнительные отчеты, которые могут потребоваться, должны содержать обобщенные данные, представленные в табличном или графическом виде, организованные, например, по группам реализуемых товаров, по видам бизнеса. В ежедневных отчетах, содержащих данные такого рода, финансовая составляющая обычно имеет существенно больший вес по сравнению с материальной. Так, например, в недельном сводном отчете о продажах важно иметь данные о средней цене продаж, средней цене закупки реализуемой номенклатуры товаров, средней рыночной цене и ценах, предлагаемых конкурентами за данный период.
Все необходимые дополнительные данные можно включить в предлагаемые типовые формы либо разработать по нашей методике собственные формы управленческой отчетности. При этом форма составления отчетов зависит от их содержания и способов использования информации. В результате вы будете иметь практически полный спектр необходимой информации по различным направлениям и в различных разрезах [26, с.13].
Значительную часть необходимых сведений (в том числе о состоянии рынка) и даже некоторую информацию о конкурентах можно получить, анализируя информацию о собственных продажах. Правильная постановка работы по составлению отчетности и оперативное получение всеми заинтересованными лицами данных об общей динамике продаж и обо всех отклонениях от намеченного плана позволяет не только следить за ситуацией на рынке, но и своевременно выявлять "болевые" точки, по которым необходимо проводить более тщательный анализ сложившейся ситуации.
Содержание отчета о продажах зависит от того, какую информацию необходимо из него получить. С помощью отчетов по каждому выпускаемому компанией продукту или по группе продуктов (товарной группе) возможно будет знать динамику продаж продукта, в такие отчеты возможно включать сведения о его себестоимости, продажных ценах, уровне запасов на складе. Из отчетов, составляемых в разрезе покупателей, можно извлечь все необходимые сведения о реализации продукции каждому покупателю и ее оплате. Отчет о продажах может быть составлен и по другим признакам, например по каналам сбыта (опт, мелкий опт, розница), по формам оплаты (наличные, безналичный расчет, бартер). Как правило, в одном отчете обычно сочетаются один-два признака. Иногда, наоборот, составляется несколько отчетов по разным признакам. Иначе говоря, выбор того или иного варианта составления отчета и частота его составления зависят от потребностей конкретного предприятия.
Один экземпляр отчета о продажах за месяц может передаваться в бухгалтерию и использоваться в качестве регистра аналитического учета, на основании которого производятся записи в главной книге, журнале-ордере или иных регистрах синтетического учета. Если отчет о продажах составлен по покупателям, то он может заменить ведомость № 16, а если по видам продукции, местам хранения и каналам сбыта, то его можно использовать вместо отчета о реализации продукции и т.п. Если же отчет о продажах составлен по нескольким признакам, то для целей отражения операций в учете он может использоваться более широко [9, с.3].
Отчет может составляться с любой периодичностью, необходимой для данной организации, например:
- после каждой выписки счета покупателю;
- после каждой фактической отгрузки продукции;
- после получения новой продукции на склад;
- ежедневно;
- еженедельно;
- в конце месяца (составление итогового отчета за месяц необходимо для взаимоувязки бухгалтерской, налоговой и управленческой отчетности).
Как уже отмечалось, отчеты о продажах могут составляться в самых разнообразных формах, в зависимости от конкретных условий деятельности организации и потребностей аппарата управления в той или иной информации.