Учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

За нарушение условий  договоров поставщики и покупатели несут взаимную материальную ответственность  в виде неустойки, штрафов и пени за невыполнение договорных условий, за задержку оплаты расчётных документов и за необоснованный отказ.

Независимо от оплаты и  доставки, порядок оприходования материальных ценностей должен отвечать определённым требованиям. При любом варианте получения материальных ценностей у поставщика и любом варианте доставки, их предъявляют кладовщику для оприходования. Приёмка на складе производится методом прямого счёта, взвешивания, обмера и внешнего осмотра, с целью выявления соответствия данным сопроводительных документов. В случае несоответствия количества и качества поступивших материалов данным сопроводительных документов, составляется приёмный акт. Акт составляют и подписывают члены специальной комиссии, назначенной руководителем предприятия, кладовщик и представитель поставщика. В дальнейшем на основе акта к поставщику могут быть предъявлены соответствующие претензии. Если не обнаружено никаких расхождений с документами, кладовщик выписывает приходный ордер или приёмную фактуру в двух экземплярах. Вместо выписки приходных ордеров кладовщик может поставить на сопроводительный документ (если их поступило 2 экземпляра) штамп, удостоверяющий получение.

Экспедитор все документы, по доставленным на склад материальным ценностям с отметкой кладовщика в их приёмке, сдаёт в бухгалтерию  для списания с него выданной ранее  доверенности. Для отчёта за полученные наличные средства, экспедитор составляет авансовый отчёт с приложением документов, подтверждающих как факт приобретения материальных ценностей (чеки, счета – фактуры), так и факт сдачи их на склад (приёмная фактура, приходный ордер), либо передачи в производство (требование). Материальные ценности хранятся на складах под наблюдением материально – ответственных лиц, с которыми заключают договор о материальной ответственности. Материалы на складах учитываются в карточках складского учёта, открываемых на каждое отдельное наименование материала. В карточках указываются наименования материала, номенклатурный номер, размер, сорт, место хранения, единица измерения, учётная цена, балансовый счёт, норма запаса и другие данные.

 

 

 

 

 

5.Порядок его заполнения журнала-ордера № 6

 

В начале месяца в журнале-ордере № 6: переносятся остатки на первое число. В гр. 10 - остатки за не прибывший груз, в гр. 11 – задолженность по неоплаченным счетам и неотфактурованным поставкам.

В течение месяца в журнале-ордере № 6 регистрируются все платежные документы, поступившие от поставщика:

- в гр. «А» – регистрационный номер;

- в гр. «Б» – номер платежного документа;

- в гр. «В» – наименования поставщика»;

- в гр. «9» – общая сумма по документу.

Бухгалтер к документам поставщика подбирает документы склада по приходу  материальных ценностей и отражает их в гр. «Г» «Номер документа склада или вид услуг».

В гр. «Д» – учетная  стоимость поступивших материалов и МБП. В графах с «1» по «5»  в дебет соответствующих счетов по фактической себестоимости. В гр. «6» – дебет сумм НДС. В гр. «7» – дебет 76/3 счета.

Сумма ж/д тарифа распределяется пропорционально массе груза, а сумма наценок пропорционально стоимости. Излишки материалов приходуются на склад и отражаются отдельной строкой как неотфактурованные поставки.

Порядок учета неотфактурованных поставок

На склад неотфактурованную поставку приходуют актом приемки материалов по учетным ценам.

В журнале-ордере№ 6 такие поставки регистрируются отдельной строкой, а в гр. «Б» ставится буква – «Н». При поступлении документов поставщика они регистрируются в обычном порядке, а ранее сделанная запись сторнируется, т.е. красными чернилами по учетной цене делается запись в гр. «Д», в гр.»9» и в дебет соответствующих счетов.

Порядок учета материалов в пути.

Материалами в пути называется поставка, по которой предприятие  акцептовало платежные документы, а материалы на склад до конца  месяца не поступили.

Сумма акцепта отражается в гр. «9» и «8» – не прибывший  груз.

На основании бухгалтерских данных в гр. С «12» по «16» заносятся суммы оплаченных счетов поставщиков (ж-о № 1 (50); ж-о № 2 (51); ж-о № 3 (55); ж-о № 4 (90, 92); ж-о № 7 (71); ж-о № 8 (76)).

В конце месяца подсчитываются итоги по всем графам:

гр. «9» = Сумме с гр. «1»  по «8».

За итоговой строкой отражаются две строки:

1-я – Сторно – материалы в пути на начало месяца – красными чернилами по дебету счетов в гр. «9» и в сумме гр. «10»

2-я – Материалы в  пути на конец месяца условно  приходуются, т.е. отражаются обычной  записью в дебет счетов и  красной - в гр. «8».

Подсчитывается строка «Всего»  для отражения в Главной книге, а на обороте журнале-ордере№ 6 – сводно-контрольные данные по 60 счету.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6.Ведение аналитического учёта по счёту

60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками»

 

Аналитический учет по счету 60 "Расчеты с поставщиками и  подрядчиками" ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов в порядке плановых платежей по каждому поставщику и подрядчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения необходимых данных по:

• поставщикам по акцептованным и другим расчетным документам, срок оплаты которых не наступил;
• поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам;
• поставщикам по неотфактурованным поставкам; поставщикам по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;
• поставщикам по просроченным оплатой векселям;
• поставщикам по полученному коммерческому кредиту.

Учёт расчётов с поставщиками и подрядчиками в рамках группы взаимосвязанных  организаций, о деятельности которой  составляется сводная бухгалтерская отчётность, ведётся на счёте 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками» обособленно.

При автоматизации учёта  на основании выписок банка составляют машинограммы синтетического и аналитического учёта по каждому счёту, применяемому для учёта расчётов с поставщиками и покупателями («Расчёты с поставщиками и подрядчиками», «Расчёты по авансам», «Расчёты с покупателями и заказчиками», «Расчёты по претензиям»). Эти машинограммы служат основанием для разработки машинограмм-оборотных ведомостей по счетам, итоговые данные которых записывают в Главную книгу.

 

 

7. Автоматизация и совершенствование бухгалтерского учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками

 

 

В процессе хозяйственной  деятельности, организации и предприятия  совершают расчётные операции с  поставщиками и подрядчиками.

Комплекс задач учёта  расчётов с поставщиками и подрядчиками, предусматривает обработку информации по значительной группе балансовых счетов, учёт по отдельным из них имеет  свои особенности по формам представления  первичной информации, способам обработки  и форме исходящих информационных массивов.

Автоматизация учёта расчётов с поставщиками позволяет повысить степень аналитичности, точности, своевременность получения сведений о состоянии расчётов с поставщиками и покупателями, согласованность записей на счетах. Оперативная обработка данных позволяет своевременно взыскивать дебиторскую и погашать кредиторскую задолженность, соблюдая сроки исковой давности.

Оплата и получение  денежных средств оформляется платёжными (банковскими) или кассовыми документами. Информация по этим документам обобщается в выписке банка по счетам или  в отчёте кассира.

Ввод информации в ЭВМ  обеспечивает взаимосвязь комплекса  учёта расчётов с поставщиками с  комплексами учёта кассовых и  банковских операций.

Получение или отгрузка материальных ценностей, товаров оформляется  товарно-сопроводительными документами, соответствующими актами. Данные о  движении материалов, товаров обобщаются в товарных отчётах.

Кроме ввода данных с  выписок банка кассовых и товарных отчётов возникает необходимость  использования бухгалтерских справок. Такая необходимость возникает  при предъявлении претензий партнёрами хозяйственных отношений, при начислении сумм задолженности.

Информация бухгалтерских  справок при вводе в ЭВМ  формирует, наравне с прошлыми данными, внутри машинную базу данных оперативной  информации. Макет ввода первичных  данных предусматривает наличие  обязательных реквизитов, номер, дата обработки документа, код основного  и корреспондирующих счетов, субсчетов, аналитических счетов.

При линейно-позиционном  способе учёта, контроль полноты  и своевременности расчётов ведётся  по каждой совершаемой операции. В  этом случае макет ввода данных предусматривает  такой реквизит как код аналитического признака корреспондирующего счёта. Если производится ввод данных с товарного  счёта, то в качестве аналитического признака выступает номер платёжного документа, по которому был оплачен  или получен платёж, соответственно за полученные или реализованные  материальные ценности.

Данные, введённые с приходных  товарно-сопроводительных документов при обработке товарных отчётов  или других документов по начислению кредиторской задолженности, формируют  файлы кредитовых оборотов по счетам поставщиков, подрядчиков. Формирование файла дебетовых оборотов по этим счетам осуществляется на основании  данных документов, отражающих оплату полученных материальных ценностей и услуг. Все файлы по расчёту с поставщиками представляют собой внутри машинные регистры аналитического учёта.

Основными машинограммами, заменяющими регистры аналитического учёта являются ведомости аналитического учёта по счетам расчётов с поставщиками. Формы выходных машинограмм зависят от способа учёта.

При линейно-позиционном  способе расчётов по товарным операциям, обязательными реквизитами машинограмм являются: код (наименование) предприятия или структурного подразделения, по товарным операциям которого производятся расчёты; код аналитического счёта, в качестве которого выступает код товарного партнёра; код аналитического признака, в качестве которого выступают номера расчётных или товарно-сопроводительных документов; номер отчёта; номер и дата документа; код операций, код корреспондирующего счёта, субсчёта; код корреспондирующего аналитичес-кого счёта.

Каждая сторона машинограммы соответствует одной машинной записи, введённой при обработке товарных, отчётов, выписок банка или бухгалтерских справок. Группировка строк ведётся по аналитическим признакам. Например, при обработке товарного отчёта в качестве аналитического признака был указан номер платёжного поручения-обязательства, по которому была произведена предварительная оплата полученного товара. В машинограмме первая строка по данному аналитическому признаку будет содержать сведения об оплате товара, введённые при обработке выписки банка. Вторая строка отражает получение оплаченного товара. По этим двум строкам подводится итог. Этот итог второй степени по аналитическому счёту. В нём приводятся данные об оборотах, наличии или отсутствии дебиторской или кредиторской задолженности по каждой операции. Итог первой степени подводится по каждому партнёру. В нём указывается сумма оборотов и сальдо по всем операциям, совершённым за расчётный период с данным партнёром. Более высокую степень обобщения информации предоставляют итоги по субсчёту и синтетическому счёту.

Машинограмма описанного вида составляется по счёту «Расчёты с поставщиками и подрядчиками».

Вторая группа машинограмм аналитического учёта применяется для обобщения информации по счёту «Расчёты с поставщиками и подрядчиками по плановым платежам».

Эти машинограммы не содержат реквизита. Строки в ведомости распечатываются по каждой совершённой операции. Итоги подводятся по каждому хозяйственному партнёру, по субсчёту и счёту в целом. Выходные видеограммы выдаются в разрезе хозяйственных партнёров в виде карточек аналитического учёта. Они содержат те же обязательные реквизиты, что и машинограммы.

 

8. Порядок заключения договоров с поставщиками

 

Гражданский кодекс определят  понятие договора, как соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении и прекращении гражданских  прав и обязанностей. При равноправных хозяйственных связях поставщиков  и покупателей товаров, их полной хозяйственной самостоятельности, резко повышается роль договоров  поставки, которые являются основным документом, определяющим права и обязанности сторон по организации поставки товаров.

Договора могут заключаться  в устной письменной или нотариальной форме. В хозяйственной практике договор является основой деловых  отношений двух и многосторонних, обличенных в письменную форму, с соответствующими правилами (печать, необходимые реквизиты сторон и т.п.)

Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Он считается  заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.