Учет расчетов с подотчетными лицами

    Сотрудник, находящийся в командировке, обязан работать по графику, установленному в  организации, в которую он прибыл. Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении работника из командировки ему не предоставляют. В случае если он специально был командирован для работы в выходные и праздничные дни, то за работу в означенные дни ему должны начислить доплату. При этом работодатель не имеет права забывать, что работу в выходные и праздничные дни оплачивают в двойном размере. [5, ст. 153]  

    Если  сотрудник выезжает в командировку в выходной день, по возвращении  ему предоставляют другой день отдыха по его заявлению. В таком случае в приказе о направлении в командировку оговаривают, что работник должен выехать в выходной день в связи со служебной (производственной) необходимостью. За рабочие дни в командировке человеку выплачивают среднюю заработную плату за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

    При направлении сотрудника в командировку за границу РФ применяют следующий нормативный акт: Положение по бухгалтерскому учету № 3/2006 «Учет активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте».

      1) если сумма выданного работнику аванса полностью, «тютелька в тютельку», покрыла понесенные расходы, списывать командировочные, оплаченные в валюте, нужно по тому же курсу, по которому работнику выдавалась эта валюта. [7, п. 9]

      2) если сумма выданного аванса превысила реальные командировочные расходы, то есть у работника остались неизрасходованные подотчетные суммы, расходы списываются по курсу Центрального Банка на дату выдачи аванса, а возвращаемый остаток приходуется по курсу Центрального Банка на дату фактического внесения денег в кассу, в связи, с чем может образоваться курсовая разница по данному остатку. [7, п. 7]

      3) если командировочные расходы превысили сумму аванса, то есть организация должна дополнительно возмещать перерасход по загранкомандировке, тогда та часть расходов, которая оплачена за счет аванса, списывается по курсу Центрального Банка на дату выдачи аванса, а сумма перерасхода списывается уже по курсу Центрального Банка на дату утверждения авансового отчета, а если перерасход возмещается в валюте, операция по возмещению проводится по курсу Центрального Банка на дату фактической выплаты денежных средств (в связи с чем, если деньги выплачены не на дату утверждения авансового отчета, может образоваться курсовая разница). [7, п. 7] 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава II. Теоретические  основы учета расчетов с подотчетными лицами.

2. 1. Документальное оформление  учета расчетов  с подотчетными  лицами. 

    Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под отчет").

    Основания для выдачи денежных средств под отчет:

    1) В организации должен быть разработан и утвержден список лиц, имеющих право получать деньги в подотчет. Он утверждается руководителем организации и доводится до сведения кассира.

    2) Наличие приказа руководителя  о направлении сотрудника в  командировку.

    3) Отсутствие задолженности по  ранее выданным авансам.

    Подотчетные суммы обычно выдаются из кассы предприятия. При временном отсутствии у предприятия кассы разрешается выдавать по согласованию с банком  кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.

    Кассир  выдает подотчетному лицу денежные средства на основании надлежащим образом оформленного приказа руководителя. При этом в приказе должен быть указан срок, на который выдаются подотчетные средства по различным видам операций. На основании приказа руководителя, например, о направлении в командировку, бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером. Расходный кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером и должен содержать распорядительную подпись руководителя организации или лица уполномоченного на это письменным распоряжением руководителя.   При выдаче денег по расходному кассовому ордеру отдельному лицу, кассир должен потребовать предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записать наименование и номер документа, кем и когда он выдан, и получить расписку получателя. Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере.

    Организация может выдать подотчетному лицу доверенность на совершение операций от имени организации. Если сотрудник, имеющий доверенность, покупает какие-либо товары - ему выдается накладная и счет-фактура - то есть, НДС, полученный вместе с приобретенными товарами, можно будет принять к зачету. Сотрудник с доверенностью заключает сделки с другими организациями от имени своей организации.

    Если  же подотчетный сотрудник доверенности не имеет, для других организаций он - физическое лицо, которое заключает сделку от своего имени. И, хотя расходы, например, на приобретение тех же товаров, попадут на соответствующие счета, счета-фактуры сотруднику не выдадут, а это значит, что НДС так же нельзя будет принять к зачету.

    Доверенность  выписывают в одном экземпляре, регистрируют в книге регистрации доверенностей, ее подписывает руководитель организации, на нее ставится печать. Доверенность выдают сотруднику, оставляя на предприятии корешок доверенности, содержащий все необходимые сведения. Доверенность сотрудника остается в той организации, с которой он вел дела. [8, ст. 185]

    Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. [5, ст. 166]  

    Если  работник направлен в командировку, то главный бухгалтер или ответственное лицо на основании приказа выписывает командировочное удостоверение. Оно оформляется при направлении работника в командировку на срок более одного дня, является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке. Его оформление соответствует требованиям по документальному подтверждению расходов в целях налогообложения. Ограничиться только приказом о командировке и не выписывать удостоверение можно в том случае, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре. В нем должны быть указаны следующие данные: наименование организации, выдавшей удостоверение, номер удостоверения и дата выдачи, фамилию, имя, отчество и табельный номер работника, направляемого в командировку, место, цель и срок командировки.

    После проведения хозяйственно – операционных, представительских расходов, возвращения  из командировки подотчетное лицо предоставляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет. Представленные подотчётными лицами авансовые отчёты об израсходованных суммах и приложенные к ним оправдательные документы в бухгалтерии подвергаются счётной проверке, а также проверке по существу. При этом проверяются правильность оформления документов, целесообразность расходов и соответствие их назначению аванса. Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем предприятия, после чего принимается к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру. В случае не предоставления отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращения в кассу предприятия остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность в предусмотренном действующем законодательном порядке.

    Подотчетные суммы для контроля  по их расходованию учитываются в журнале – ордере № 7. Это учетный регистр, применяемый для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами. В нем каждой выданной под отчет сумме отводится одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. 2. Основные бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами. 

     Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»  предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные  и прочие расходы.

     На  выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

     Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. [9, стр. 63] 

Основные  бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами. 

     Дт71 Кт50 - выданы подотчетному лицу денежные средства из кассы

     Если  сотрудник получает денежные средства под отчет в банке - делается такая  запись:

     Дт71 Кт51 - выданы подотчетному лицу денежные средства с расчетного счета в отделении банка.

     После того, как авансовый отчет подотчетного лица будет принят и обработан  в бухгалтерии, делаются записи по кредиту  счета 71 и по дебету счетов учета  затрат и приобретенных подотчетным  лицом ценностей. Например, если за счет подотчетной суммы были куплены материалы, это будет отражено такой записью:

     Дт10 Кт71 - на сумму приобретенных материалов.

     Нельзя  забывать об НДС, причем, выше я говорила о доверенности, которую может иметь подотчетное лицо. Если такой доверенности нет, бухгалтер делает следующие записи:

     Дт19 Кт71 - на сумму НДС, подлежащего зачету.

     Но  предъявить НДС к зачету бухгалтер не может - ведь лицо, не имеющее доверенности организации, не может получить счет-фактуру, поэтому делаем такую запись:

     Дт91 Кт19 - списываем НДС, подлежащий зачету, на расходы.

     Возврат неизрасходованных подотчетных  сумм в кассу оформляется следующей  записью:

     Дт50 Кт71 - на остаток подотчетных денежных средств.

     Если  же доверенность есть, подотчетное  лицо действует от имени организации - бухгалтерские записи будут такими же, как будто эти операции (покупку товаров, например) совершает сама организация:

     Дт41 Кт60 - приобретены товары.

     Дт19 Кт60 - отражен НДС, подлежащий зачету.

     Если  работник не вернул вовремя неизрасходованную  подотчетную сумму или не смог правильно отчитаться по ней, эта сумма может быть списана следующей записью:

     Дт94 Кт71 - на сумму не возвращенных вовремя подотчетных средств

     Счет 94 "Недостачи и потери от порчи  ценностей" используется для обобщения  информации о суммах различных недостач и потерь.

     Если  сумму, учтенную по счету 94 можно удержать из заработной платы работника - это  оформляют такой записью:

     Дт70 Кт94 - удержана из заработной платы работника подотчетная сумма, не возвращенная вовремя.

     Если  сумма не может быть удержана из заработной платы, делается такая запись:

     Дт73 Кт94 - сумма, подлежащая взысканию с виновного лица.

     Если  сумма не может быть взыскана с  работника - ее списывают в убыток:

     Дт99 Кт94 - списана в убыток не возвращенная подотчетная сумма.