Учет операций с подотчетными лицами

Теоретический вопрос 12.

Учет операций с подотчетными лицами

Подотчетное лицо - это доверенный человек предприятия, на которого фирмой возложены функции по обеспечению организации какими-либо материальными ценностями, услугами, работами. Как правило, подотчетные лица получают деньги для оплаты небольших расходов. Средства выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации[10, с.95].

Самый главный аспект взаимоотношений организации с доверенным лицом - материальный. Поэтому между организацией и сотрудником, уполномоченным организацией приобретать для нее подотчетные товары, заключается соответствующий договор о полной материальной ответственности.

Подотчетными суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны: приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов; оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; представительские расходы[7, с.14].

В бухгалтерском учете возможно формирование задолженности как подотчетного лица, так и организации перед таким лицом. Предполагается полная имущественная ответственность работника в отношении имущества организации, переданного работнику под отчет.

Отношения, возникающие между работодателем и работником, направляемым в служебную командировку, регулируются нормами трудового законодательства и находятся в ведении Правительства РФ, Минтруда России, Федеральной службы занятости РФ, органов по труду субъектов Российской Федерации, глав администраций и органов местного самоуправления[5, с.318].

Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок - это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, документов, сопутствующих этим расчетам, очень много, так как данные расчеты связаны с прочими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. и, следовательно, при проверке сопоставляются авансовые отчеты с документами по иным разделам учета.

Список лиц, которые имеют право получать деньги на хозяйственные нужды и/или на закупку сельскохозяйственной продукции, утверждается руководителем организации. Перечень таких лиц может быть приложением к распоряжению руководителя о порядке ведения расчетов с подотчетными лицами. Далее руководитель отдает распоряжение об участии конкретного подотчетного лица в расчетах за получение ценностей (о направлении его в служебную командировку или совмещении получения ценностей и направлении в командировку) и о выплате ему денежного аванса для этих целей. Подобное распоряжение может быть оформлено в устной либо письменной форме, а задание для направления в служебную командировку - только в письменном виде[3, с.17].

Выдача наличных денег из кассы предполагает два варианта: с использованием расходного кассового ордера и выдачу по ведомости. В случае оформления кассиром расходного кассового ордера в нем указывается цель, на достижение которой выдаются наличные деньги подотчетному лицу (командировка, приобретение ценностей и т.п.). Если на документе - приложении к расходному ордеру (приказ, распоряжение, расчет и т.д.) есть разрешительная подпись руководителя, на расходном кассовом ордере его подпись не обязательна. Этот вариант чаще используется при разовых выплатах подотчетным лицам.

В установленные организацией сроки подотчетные лица должны отчитаться об использовании полученных сумм. Утвержденный авансовый отчет о произведенных расходах с приложением оправдательных документов представляют в бухгалтерию. Не возвращенные своевременно суммы авансов удерживают из причитающихся подотчетным лицам средств на оплату труда.

Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером, утвержденная форма которого применяется для оформления поступления денег в кассу как при ручной обработке, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Приходный ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным (кассиром).

В качестве подтверждения приема денег выписывается квитанция к приходному кассовому ордеру, которая вручается лицу, внесшему деньги, или прикладывается к выписке банка (при поступлении наличных по чеку). Квитанция также подписывается главным бухгалтером или кассиром и заверяется печатью (штампом) или оттиском кассового аппарата. В приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним приводится основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы [9, с.102].

Направление работников в командировку производится руководителем организации и оформляется выдачей командировочного удостоверения по установленной форме. При заполнении командировочного удостоверения записываются все необходимые реквизиты (ФИО выезжающего, пункт назначения командировки, наименование принимающей организации, цель и срок командировки).

По возвращении из командировки работника, кроме авансового отчета, должен оформить также и краткий отчет о проделанной работе. На последнем руководитель организации ставит резолюцию о соответствии проделанной в командировке работе целям командировки, а на авансовом отчете о командировочных расходах - свою подпись, подтверждая тем самым их целесообразность.

Днем выезда работника в командировку считается день отправления самолета, поезда, автобуса или любого другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы. При этом в случае отправления средства до 24 часов включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки. Если станция (пристань, аэропорт) находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до пункта отправления. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы[10, с.26].

Все расходы, кроме суточных, должны быть подтверждены документально (счетами, квитанциями, проездными документами), так как при отсутствии оправдательных документов соответствующие командировочные расходы не возмещаются.

Денежный аванс - это сумма в национальной или иностранной валюте, выданная подотчетному лицу в счет предстоящих платежей за выполненные работы, оказанные услуги, на покупку ценностей, покрытие затрат по командировке. Как правило, денежный аванс составляет 100% от величины предстоящих платежей. Однако возможен и другой вариант - выполнение задания подотчетным лицом, а затем расчет с ним на основании авансового отчета [4, с.15].

Целесообразность, размеры и сроки, на которые выдаются средства под отчет согласно Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, принятому Решением Совета директоров Банка России от 04.10.1993 № 18, определяются руководителем организации.

Кроме того, выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним работником другому запрещается.

На основании приказа руководителя, например, о направлении в командировку или о нормах на отдельные виды представительских расходов бухгалтером составляется смета, итог которой после утверждения ее в виде аванса выдается подотчетному лицу, что оформляется расходным кассовым ордером с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

После осуществления хозяйственно-операционных, представительских расходов по возвращении из командировки подотчетное лицо представляет отчет о фактически израсходованных суммах с приложением оправдательных первичных документов, оформляет авансовый отчет, который в течение 5 дней обрабатывается бухгалтером, а также командировочное удостоверение. Неиспользованные остатки наличных денег сдают в кассу организации, приобретенные ценности приходуют на склады, а произведенные расходы списывают непосредственно на текущие расходы. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру [5, с.366].

В случае непредставления отчета об израсходованных подотчетных средствах и невозвращения в кассу организации остатка неиспользованных сумм авансов в установленные сроки бухгалтер имеет право удержать из начисленной заработной платы данную задолженность.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет, в бухгалтерском учете используется активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц перед организацией (дебетовое) или сумму не возмещенного работнику перерасхода (кредитовое).

На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчетного лица[8, с.260].

В учете выдача наличных денежных средств под отчет, а также возмещение перерасхода по авансовому отчету отражаются записью:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит 50 «Касса» (51 «Расчетные счета») - на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка.

Возвращение в кассу организации остатка неиспользованных сумм авансов оформляется следующим образом:

Дебет 50 «Касса» (51 «Расчетные счета» Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [7, с.15].

Таким образом, основной целью учета расчетов с подотчетными лицами является учет всех операций, произведенных подотчетным лицом с наличными денежными средствами предприятия, а также оперативное получение информации об остатках на соответствующих счетах.

Задача (Вариант 2)

Заполнить журнал хозяйственных операций по варианту (табл. 1).  Открыть счета.  По журналу хозяйственных операций отразить обороты по счетам.  Найти сальдо конечное.  Составить оборотную сальдовую ведомость (табл. 2.).  Составить баланс (табл. 3).

Таблица 1.

Журнал хозяйственных операций предприятия