Учет материально-производственных запасов

Для материалов открытого  хранения оборудуются специально приспособленные  площадки. 
На складах (кладовых) материальные запасы размещаются по секциям, а внутри них - по группам, типо- и сорто - размерам на стеллажах, полках, ячейках, в ящиках, контейнерах, мешках и другой таре и в штабелях. Размещение материальных запасов должно обеспечивать их надлежащее хранение, быстрое отыскание, отпуск и проверку наличия. 
На складах (в кладовых) должны соблюдаться соответствующие режимы хранения материальных запасов (температурно-влажностные и другие) с тем, чтобы не допускать их порчу и потерю необходимых физико-химических и других свойств. 
Прием, хранение, отпуск и учет материальных запасов по каждому складу возлагаются на соответствующих должностных лиц (заведующий складом, кладовщик и др.), которые несут ответственность за правильный прием, отпуск, учет и сохранность вверенных им запасов, а также за правильное и своевременное оформление операций по приему и отпуску. С указанными должностными лицами заключаются договора о полной материальной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

           Учет материальных запасов (т.е. материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и др.), находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет). При автоматизации учетных работ указанная выше информация формируется на магнитных (электронных) носителях средств вычислительной техники. 
На складах ведется количественный сортовой учет материальных запасов в установленных единицах измерения, с указанием цены и количества. 
На каждый номенклатурный номер материала открывается отдельная карточка. Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге), а при механизированной обработке - на соответствующем машинном носителе. При регистрации на карточке ставится номер карточки и виза работника бухгалтерской службы или специалиста, осуществляющего бухгалтерскую функцию в организации. Карточки выдаются заведующему складом (кладовщику) под расписку в реестре. В полученных карточках складского учета заведующий складом (кладовщик) заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материальных ценностей (стеллаж, полка, ячейка и т.п.). 
В случае применения организацией в качестве учетной цены цен поставщиков или фактической себестоимости материалов: 
а) открывается новая карточка складского учета при каждом изменении цены; 
б) учет ведется на одной и той же карточке независимо от изменения цены. В этом случае в карточках по строке "Цена" указывается "Цена поставщика" или "Фактическая себестоимость". Новая цена записывается по каждой операции. 
       Если в бухгалтерской службе учет материалов ведется по сальдовому методу, карточки заполняются по форме оборотной ведомости, с указанием по каждой операции по приходу и расходу цены, количества и суммы, остатки выводятся соответственно по количеству и сумме. Записи сумм в карточках, как правило, производит работник бухгалтерской службы. Решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера эта работа может быть возложена на лицо, ведущее учет на карточках складского учета. 
В карточках каждая операция, отраженная в том или ином первичном документе, записывается отдельно. При совершении в один день нескольких одинаковых (однородных) операций (по нескольким документам) может быть сделана одна запись с отражением общего количества по этим документам. В этом случае в содержании такой записи перечисляются номера всех таких документов или составляется их реестр. Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций). 
Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца. В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток. 
Рабоники бухгалтерской службы организации, ведущие учет материальных запасов, обязаны систематически, в установленные организацией сроки, но не реже одного раза в месяц, осуществлять непосредственно на складах (в кладовых) в присутствии заведующего складом (кладовщика) проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, записей (разносок) операций в карточках складского учета, а также полноты и своевременности сдачи исполненных документов в бухгалтерскую службу организации. 
При ведении в бухгалтерской службе сальдового метода учета материалов работник бухгалтерской службы сверяет все записи в карточках складского учета с первичными документами и подтверждает своей подписью правильность выведения остатков в карточках. Сверка карточек с документами и подтверждение операций подписью проверяющего могут производиться также в случаях, когда в бухгалтерской службе учет материалов ведется с использованием оборотных ведомостей. 
При ведении карточек учета в бухгалтерской службе организации (первый вариант оборотного метода) сверяются карточки бухгалтерской службы со складскими карточками. Материально ответственные лица обязаны по требованию проверяющего работника бухгалтерской службы предъявлять для проверки наличия материальные ценности. 
По истечении календарного года на карточках складского учета выводятся остатки на 1 января следующего года, которые переносятся во вновь открытые карточки на следующий год, а карточки истекшего года закрываются (в них делаются отметки: "остаток перенесен в карточку 200_ года N ..."), брошюруются (подшиваются) и сдаются в архив организации. 
По указанию руководителя службы снабжения (снабжения и сбыта) и разрешению главного бухгалтера карточки складского учета могут вестись (продолжаться) и в следующем календарном году. В необходимых случаях новые карточки могут закрываться и открываться в середине года. 
За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость (табуляграмма) по движению материальных ценностей, в которой отражаются: 
-номера лицевых счетов;  
-номенклатурные номера (если они имеются); 
-наименования материальных ценностей и их отличительные признаки; 
-единица измерения; 
-цена; 
-остаток на начало отчетного периода; 
-приход за отчетный период; 
-расход за отчетный период; 
-остаток на конец отчетного периода. 
 
В графах "приход за отчетный период" и "расход за отчетный период" отражаются операции, а также итоги по приходу и расходу. В оборотной ведомости в указанных графах могут отражаться только итоговые данные по приходу и расходу. В этом случае при необходимости делаются отдельные табуляграммы (распечатки) оборотов по каждому номенклатурному номеру с указанием каждой операции по приходу и расходу. Кроме того, при необходимости отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты (т.е. без указания оборотов). 
При ведении складского учета механизированным способом карточки складского учета могут не вестись. При механизированной обработке операций бухгалтерской службой должен осуществляться надлежащий контроль за движением материальных ценностей. 
Материальные отчеты с приложением всех первичных документов представляются в бухгалтерскую службу организации в установленные в организации сроки. Перечень складов (кладовых), на которых ведутся месячные материальные отчеты, форма отчета, порядок его составления, представления и проверки определяются решением руководителя организации по представлению главного бухгалтера. 
В организациях, имеющих службу внутреннего аудита, функции по контролю движения материальных ценностей на складах организации и других местах хранения или часть этих функций может выполняться указанной службой. По решению руководителя организации указанная работа может осуществляться и аудиторской организацией в процессе оказания ею аудиторских услуг. 
Материально-производственные запасы в бухгалтерии могут учитываться двумя вариантами: количественно-суммовым и оперативно бухгалтерским (сальдовым).  
При количественно-суммовом методе в бухгалтерии заводятся карточки учета материалов, отличие которых от карточек на складе в том, что учет материалов, кроме количественного выражения, ведется в денежном выражении. В конце месяца карточки бухгалтерии сверяются с карточками склада, а затем по данным карточек составляются оборотные ведомости по принципу: одна строка ведомости – один номенклатурный номер.  
При сальдовом методе карточки учета материалов в бухгалтерии не заводят, а используют карточки склада. Периодически работник бухгалтерии проверяет правильность заполнения и ведения карточек склада, о чем свидетельствует дата проверки и его подпись. На конец месяца работник склада составляет ведомость учета остатков материально-производственных запасов на складе и передает ее для сверки с аналогичной ведомостью в бухгалтерию. Бухгалтерия полученные проверенные остатки переводит по учетным ценам в денежное выражение. Итоговые строки ведомостей сверяют с субсчетами счета 10 «Материалы» и со счетом в целом. 
Недостаток количественно-суммового метода заключается в дублировании карточек учета материалов в бухгалтерии, однако данная операция позволяет контролировать складской учет материалов. При сальдовом методе преимущество – минимум затрат в бухгалтерии, однако снижается возможность контроля за складским учетом материально-производственных запасов. 
На практике целесообразно применять комбинированный метод учета материалов. 
 

2.2 Синтетический учет материалов.

Учет материальных запасов  ведут на синтетическом отчете 10 «Материалы». Счет 10 «Материалы» предназначен для обобщения информации о наличии  и движении принадлежащих предприятию  сырья, материалов, топлива, запасных частей, тары и тому подобных ценностей.

Материалы учитываются на счете 10 «Материалы» по фактической  себестоимости их приобретения или  учетным ценам.

К счету 10 «Материалы» могут  быть открыты субсчета:

10-1 «Сырье и материалы»

10-2 «Покупные полуфабрикаты  и комплектующие изделия, конструкции  и детали»

10-3 «Топливо»

10-4 «Тара и тарные материалы»

10-5 «Запасные части»

10-6 «Прочие материалы»

10-7 «Материалы, переданные  в переработку на сторону»

10-8 «Строительные материалы»  и другие.

На субсчете 10-1 «Сырье и  материалы» учитывается наличие  и движение: сырья и материалов, входящих в состав вырабатываемой продукции, образуя ее основу или являющихся необходимыми компонентами при ее изготовлении; вспомогательных материалов, которые  участвуют в производстве продукции  или потребляются для хозяйственных  нужд, технических целей, содействия производственному процессу; сельскохозяйственной продукции, заготовленной для переработки  и тому подобное.

На субсчете 10-2 «Покупные  полуфабрикаты и комплектующие  изделия, конструкции и детали»  учитывается наличие и движение покупных полуфабрикатов, готовых комплектующих  изделий, приобретаемых в порядке  производственной кооперации для комплектования выпускаемой продукции (строительства), которые требуют затрат по их обработке  или сборке, изделия, приобретенные  для комплектации, стоимость которых  не включается в себестоимость продукции, учитывается на счете 41 «Товары».

Научно-исследовательские  и конструкторские предприятия, приобретающие на стороне необходимые  им в качестве комплектующих изделий  для проведения научно-исследовательской  или конструкторской теме  специальное  оборудование, инструменты, приспособления и другие приборы, учитывают эти  ценности на субсчете 10-2 «Покупные  полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали». Оборудование и приборы общего применения на счете 10 «Материалы» не учитываются, а отражаются в составе ОС или МБП.

На субсчете 10-3 «Топливо»  учитывается наличие и движение нефтепродуктов (бензин, дизельное  топливо, газ, масла моторные, трансмиссионные, специальные, консистентные смазки, амортизаторные и другие масла, вырабатываемые из нефти. Тормозные и другие технически жидкости получаемые химическим способом (тосол) к ГСМ (топливу) не относится. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете 10-3 «Топливо».

На субсчете 10-4 «Тара и тарные материалы» учитывается наличие и движение всех видов тары (кроме используемой как хозяйственный инвентарь), а также инструментов и деталей, предназначенных для изготовления тары и ее ремонта (детали для сборки ящиков, бочковая клепка, железо обручальное и другое). Предметы, предназначенные для дополнительного оборудования вагонов, барт, судов, в целях обеспечения сохранности отгружаемой продукции, учитывается на субсчете 10-1 «Сырье и материалы».

Снабженческие, сбытовые и  торговые предприятия учитывают  тару под товарами и тару порожнюю на счете 41 «Товары».

На субсчете 10-5 «Запасные  части» учитывается наличие и  движение приобретенных или изготовленных  для нужд основой деятельности запасных частей, предназначенных для производства, ремонтов, замены изношенных частей машин, оборудования, транспортных средств  и тому подобное, а также автомобильных  шин в запасе и обороте.

Здесь же учитывается движение обменного фонда полнокомплектных машин, оборудования, двигателей, узлов, агрегатов, создаваемого в ремонтных  подразделениях предприятий, на технических  обменных пунктах и ремонтных  заводах.

Автомобильные шины (покрышка, камера, и ободная лента), находящаяся  на колесах и в запасе при автомобиле, включаемую инвентарную стоимость  этого автомобиля, учитывается в  состав ОС.

На субсчете 10-6 «Прочие  материалы» учитывается наличие  и движение отходов производства (обрубки, обрезки, стружка и тому подобное); неисправимого брака; материальных ценностей, полученных от выбытия Основных средств, которые могут быть использованы как материалы; топлива или запасных частей на заданном предприятии (металлопром, утильсырье); изношенных шин и утильной резины и тому подобное. Отходы производства и вторичные материальные ценности, используемые как твердое топливо, учитывается на субсчете 10-3 «Топливо».

На субсчете 10-7 «Материалы, переданные в переработку на сторону» учитывается движение материалов, переданных в переработку на сторону и  в последующем включаемых в себестоимость  полученных из них изделий. Затраты  по переработке материалов, оплаченные сторонним предприятием, относятся  непосредственно в дебет счетов, на которых учитываются изделия, полученные из переработки.

Субсчет 10-8 «Строительные  материалы» используются предприятиями  – застройщиками. На нем учитываются  наличие и движение материалов, используемых непосредственно в процессе строительных и монтажных работ, для изготовления строительных деталей, для возведения и отделки конструкций и частей зданий, сооружений, строительные конструкции  и детали, а также другие материальные ценности, необходимые для нужд   строительства (взрывчатые вещества и тому подобное).

Сельскохозяйственные предприятия  могут открывать к счету 10 «Материалы»  отдельные субсчета для учета: семян, посадочного материала, кормов; минеральных  удобрений; ядохимикатов, использующих для борьбы с болезнями сельскохозяйственных животных и другое. Оприходование материаловотражается записью по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» 20 «Основное производство» 23 «Вспомогательные производства» 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т.п. в зависимости от того, откуда поступили те или иные ценности, и от характера расходов по заготовке и доставке материалов на предприятие. При этом материалы, поступающие от поставщиков, приходуются независимо от того, когда они поступили – до или после получения расчетных документов поставщика.

Стоимость оплаченных материалов, остающихся на конец месяца в пути не вывезенных со складов поставщиков, в конце месяца отражается по дебету счета 10 «Материалы» и кредиту  счета 60 «Расчеты с поставщиками и  подрядчиками» (без оприходования  этих ценностей на склад). В начале следующего месяца эти суммы сторнируются и числятся в текущем учете  как дебиторская задолженность  по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Фактический расход материалов в производстве или для других хозяйственных целей отражается по кредиту счета 10 «Материалы» в  корреспонденции со счетами учета  затрат на производство или другими  соответствующими счетами.

Реализация материалов на сторону проводится по кредиту счета 10 «Материалы» и дебету счета 48 «Реализация  прочих активов» с одновременным  отражением по кредиту счета 48 «Реализация  прочих активов» сумм, причитающихся  предприятию за эти материалы  с покупателя (в корреспонденции  со счетом 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Все первичные документы  по движению материалов со складов  и  подразделений предприятия  поступают в бухгалтерию. Работники  бухгалтерии обязаны осуществлять действенный контроль за законностью, целесообразностью документального оформления операции по движению материалов. После проверки первичные документы подвергаются таксировке.

Существует несколько  вариантов учета материалов в  бухгалтерии. При первом варианте в  бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании  первичных документов операции по поступлению  и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек учета материалов лишь тем, что учет материалов в них  ведут не только в натуральном, но и денежном выражении. По окончании  месяца по итоговым данным всех карточек составляют сортовые количественно-суммовые оборотные ведомости аналитического учета и сверяют их с оборотами  и остатками на соответствующих  синтетических счетах и данными  карточек складского учета.

При втором варианте все  приходные и расходные документы  группируют по номенклатурным номерам  и в конце месяца  подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в  оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.

Этот вариант значительно  уменьшает трудоемкость учета, поскольку  отпадает необходимость ведения  карточек аналитического учета. Однако учет и в этом случае остается громоздким, поскольку в оборотную ведомость  приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров  материалов.

Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский, или сальдовый, метод учета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складского сортового учета ни в отдельных карточках аналитического учета, ни  в оборотных ведомостях, а используют в качестве регистров аналитического учета, карточки учета материалов, ведущиеся на складах.

 Ежедневно или в  другие установленные сроки работник  бухгалтерии проверяет правильность  произведенных кладовщиком записей  в карточках учета материалов  и подтверждает их своей подписью  на самих карточках.

К концу месяца заведующий складом, а в отдельных случаях  работник бухгалтерии, переносит количественные данные об остатках на 1-ое число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек, учета материалов в ведомость учета остатков материалов на складе (без оборотов прихода и расхода).

После проверки и визирования  работником бухгалтерии ведомость  остатков передают в бухгалтерию, где  остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят  их итоги по отдельным учетным  группам материалов и в целом  по складу. 

При сальдовом методе учета  материалов поступившие в бухгалтерию  первичные документы по движению материалов после их проверки и таксировки раскладывают в контрольной картотеке  отдельно по приходу и расходу  с учетом складов и номенклатурных групп материалов. По данным контрольной  картотеки документов составляют ежемесячную  статистическую отчетность о движении и остатках важнейших видов материалов и топлива. Кроме того, по истечении  месяца картотеку используют для  составления групповых оборотных  ведомостей в суммовом выражении  по каждому складу в отдельности. Таких групп бывает несколько  десятков. Данные этих ведомостей сверяют  со стоимостными данными ведомости  остатков и с итогами записей  в регистрах синтетического учета.

Сальдовый метод учета  материалов – один из наиболее эффективных, особенно в условиях ручной обработки  учетных данных и малой механизации  учета.