Учет и организация контроля расчетов с подотчетными лицами

     Документальное  оформление представительских расходов состоит из нескольких этапов:

     1) оформление так называемых подготовительных  документов;

     2) оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;

     3) оформление документов, подтверждающих  фактическое расходование денежных средств.

     Представительские расходы - это планируемые и целевые  расходы.

     На  первом этапе в организации составляется и протоколом правления (в Читинском Облпотребсоюзе) утверждается смета представительских расходов на отчетный год.

     На  этом же этапе издаются внутренние организационно-распоря-

дительные документы (например, распоряжения руководителя организации), регламентирующие:

     - перечень официальных лиц организации, имеющих право участвовать в переговорах и, следовательно, получать под отчет средства на представительские расходы;

     - порядок выдачи подотчетных сумм  на представительские расходы;

     - порядок расходования средств  на представительские расходы;

     - документальное оформление представительских  расходов;

     - порядок осуществления контроля  над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

     - нормирование отдельных видов  представительских расходов.

     На  втором этапе составляются внутренние оправдательные документы, непосредственно связанные с проведением конкретного представительского мероприятия. К таким документам относятся:

     - распоряжение руководителя о назначении ответственного за проведение официального мероприятия;

     - распоряжение (решение правления  Облпотребсоюза) о направлении приглашения на деловую встречу, который должен содержать цель прибытия представителей сторонней организации;

     - программа проведения деловой  встречи с указанием даты, места  и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной сметы представительских расходов.

     На  третьем этапе ответственным  лицом оформляются и представляются в бухгалтерию организации документы, подтверждающие фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:

     - отчет о расходах на проведение деловой встречи;

     - авансовый отчет с приложенными  документами, подтверждающими произведенные расходы.

     Такими  документами являются: счета предприятий общественного питания, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т. д.

     Все первичные документы должны соответствовать  требованиям п.2 ст.9 Закона N 129-ФЗ. 

     Бухгалтерский учет

     Документы, регулирующие порядок организации и ведения бухгалтерского учета в организации, не содержат понятия "представительские расходы".

     Но  если понесенные организацией затраты  по своему характеру можно отнести  к представительским, то к ним  применимы общие правила признания затрат расходами (п.2 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99).

     При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы согласно пунктам 5 и 7 ПБУ 10/99 учитываются в качестве коммерческих (управленческих) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

     В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета и Инструкцией по его применению представительские расходы отражаются по дебету счетов 20 "Основное производство", 26 "Общехозяйственные расходы", 44 "Расходы на продажу" в корреспонденции со счетами раздела VI "Расчеты", например 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и т.д.

     Порядок включения затрат, произведенных  организацией на прием и обслуживание лиц, участвующих в переговорах  в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, состав представительских расходов определен п.2 ст.264 НК РФ. Положения этого пункта применяются к официальным лицам организации, представителям организаций-контрагентов и организаций - потенциальных партнеров, участникам, прибывшим на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации.

     К представительским относятся расходы  организации:

     1) на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

     2) транспортное обеспечение доставки принимаемых лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

     3) буфетное обслуживание во время переговоров;

     4) оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время представительских мероприятий.

     Не  относятся к представительским расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

     Представительские расходы организации принимаются  в целях налогообложения прибыли  в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период. "Сверхнормативные" суммы представительских расходов согласно п.42 ст.270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

     В том случае, если организация определяет доходы и расходы методом начисления, ее представительские расходы относятся к косвенным расходам, которые в полной сумме включаются в состав расходов текущего отчетного (налогового) периода (п.1 ст.318 НК РФ). База при исчислении предельного размера представительских расходов, учитываемых в целях налогообложения (сумма расходов на оплату труда), считается нарастающим итогом с начала налогового периода.

     Пример

     Читинский Облпотребсоюз в 2003 г. с целью  поддержания дальнейшего сотрудничества с организациями-покупателями провел офици-

     альный прием. В IV квартале 2003 г. организован официальный ужин в кафе «Амур», сумма счета - 3000 руб. НДС не облагается, в данном предприятия действует упрощенная система налогообложения.

     В бухгалтерском учете организации  будут сделаны следующие проводки.

     Дебет 71 Кредит 50 - 3000 руб. - выданы денежные средства из кассы на проведение банкета с представителем потенциального поставщика;

     Дебет 44 Кредит 71 - 3000 руб. - отражены представительские расходы на проведение банкета. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     6. Выводы и предложения по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами  

     На  примере Читинского облпотребсоюза была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а также общая теория учета данных расчетов. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.

     Расчеты с подотчетными лицами в Читинском ОПСе имеют особую актуальность. Эти расчеты позволяют увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения продукции (запасы сырья и материалов могут храниться до двух недель), ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции. Приобретение сельхозпродукции подотчетным лицом дает дополнительные гарантии ее качества. Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за наличные денежные средства (например, продажа мака в Чите). При этом поставщик может не оставить товар у себя на складе, даже такая крупная организация как ЗАО «Читаглавснаб» (особенно, когда товар заканчивается у поставщика), реализуя товары для хозяйственных нужд. Выписка счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для осуществления таких целей (тем более при срочной командировке), гостиницы не работают перечислением, также как оплата постельного белья, дополнительные расходы (кроме как покупки билетов, но это трудоемкий процесс) оплачиваются за наличные деньги

     Рассмотрены такие вопросы как: понятие подотчетных сумм, право и порядок получения денег под отчет при закупе товаров, продукции у физических и юридических лиц, при направлении подотчетных лиц в служебные зарубежные командировки и командировки по России, расходы на представительские цели, документальное оформление соответствующих операций, отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете.

     Все вышеперечисленное подчеркивает значимость выбранной темы в условиях современного функционирования для организации.

     Следует отметить, что организация учета  расчетов с подотчетными лицами на рассматриваемом предприятии нуждается в некотором реформировании. Например, бывает, что при наличии небольшой задолженности по подотчету подотчетные суммы выдаются, что недопустимо.

В авансовом  отчете второй раздел бухгалтером не заполняется, во избежание повторного заполнения данных, впрочем последнее оговорено в учетной политике.

     Вообще  происходит дублирование записей по лицевым счетам, то есть каждый бухгалтер делает разноску, но это издержки книжно-журнальной формы и автоматизированная локальная сеть решит этот вопрос. Но в связи с текущем ремонтом внедрение автоматизированной формы приостановлено, данные проблемы будут решены уже в следующем месяце.  
 
 
 
 
 
 
 

     Литература 

1.  Гражданский кодекс РФ. – Ч. 1, 2.  
2. Налоговый кодекс РФ. – Ч. 1, 2. – М.: Проспект, 2000.
3. Трудовой кодекс РФ. – М.: ЗАО «Славянский дом книги», 2002.
4. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций: Приказ Министерства финансов России

    № 94н от 31.10. 2000.

5. О бухгалтерском учете: Федеральный закон № 129-ФЗ от 21.11.96.
6. Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ  10/99: Приказ МФ РФ № 33н от 06.05.1999.
7. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Постановление Госкомстата РФ от 06.04.2001 № 26.
8. О порядке исчисления среднего заработка в 2000-2001 годах: По- становление Минтруда РФ от 17.05.2000 № 38.
9. О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств: Постановления Совмина – Правительства РФ от 1 декабря 1993 г. № 1261

10. О служебных командировках в пределах СССР:  Инструкция Мин-  

    фина СССР, Госкомтруда СССР и  ВЦСПС № 62 от 07.04.1988. 

    11. Бабаева Ю.А. Бухгалтерский учет. – М.: «Юнити», 2002.

    12. Бакаев А.С. Комментарии к новому плану счетов бухгалтерского

         учета. - М.: «ИПБ-БИНФА», 2001.

    13. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – М.: - Инф-

         ра – М, 2002.

    14. Крутякова Т.Л. Командировки по России и за рубеж. - М.: «АКДИ        

         Экономика и жизнь», 2001.

    15. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух № 4, 2003.

      16. Земсков В.В. Командировки по России: спорные моменты // Главбух № 20, 2003.       

    17. Ларичев А. Ю. В командировку со средним заработком // Газета «Учет. Налоги. Право» № 23, 17-23 июня 2003.

      18. Ларичев А. Ю. Если вы закупаете товары у физических лиц // Газета «Учет. Налоги. Право» № 14, 15-21 апреля 2003.

    19. Ройбу А. В. Если утеряны командировочные документы // Бухгал-

          терский учет № 7, 2003.