Учет форменной одежды

Учет  форменной одежды

В нормативных  документах по бухгалтерскому учету  отсутствуют специальные положения  по учету форменной одежды. Хотя в ее предназначении и существует отличие от специальной одежды, но это не является причиной, чтобы  не воспользоваться при учете  форменной одежды Методическими  указаниями по бухгалтерскому учету  специального инструмента, специальных  приспособлений, специального оборудования и специальной одежды (утв. Приказом Минфина России от 26.12.2002 N 135н).

При учете  данной одежды в составе материально-производственных запасов она принимается к  бухгалтерскому учету по фактической  себестоимости. Таковой признается сумма фактических затрат на ее приобретение (п. 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утв. Приказом Минфина  России от 09.06.2001 N 44н).

При ее оприходовании можно опять же обратиться к порядку, установленному упомянутыми Методическими указаниями для специальной одежды. Для ее учета вполне уместно открыть субсчета второго порядка "Форменная одежда на складе" и "Форменная одежда в эксплуатации" соответственно к субсчетам 10-10 "Специальная одежда на складе" и 10-11 "Специальная одежда в эксплуатации" либо ввести два дополнительных субсчета, 10-12 и 10-13, с теми же названиями к счету 10 "Материалы".

При оприходовании  форменной одежды используется приходный  ордер (форма N М-4). Ее передача со складов  организаций или иного места  хранения сотрудникам производится на основании требования-накладной (форма N М-11), накладной (форма N М-15) или  лимитно-заборной карты (форма N М-8) (все указанные формы утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а).

Для учета  выдачи форменной одежды можно воспользоваться  формой личной карточки по учету СИЗ (приведена в Приложении к Межотраслевым правилам обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 N 290н).

Организация вправе также самостоятельно разработать  форму личной карточки учета выдачи форменной одежды (с учетом требований п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 "О бухгалтерском учете"), утвердив ее в качестве приложения к учетной  политике. При разработке карточки вполне уместно воспользоваться  образцом личной карточки по учету  СИЗ.

Порядок списания первоначальной стоимости форменной  одежды организация вправе установить самостоятельно в учетной политике. Методические указания для учета  спецодежды позволяют организациям по одежде, срок эксплуатации которой  превышает 12 месяцев, погашать ее стоимость  линейным способом, исходя из установленного срока полезного использования. По одежде же, срок эксплуатации которой  не превышает 12 месяцев, помимо упомянутого  способа может использоваться и  единовременное списание стоимости (п. п. 21 и 26 Методических указаний).

При выдаче работникам форменной одежды, предусмотренной  законодательством РФ, Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации (утв. Приказом Минфина  России от 31.10.2000 N 94н) предписывает списывать  ее стоимость в дебет счетов производственных затрат (издержек производства) - 20, 26, 44. Аналогичные бухгалтерские записи, на наш взгляд, надлежит совершать, если выдача формы предусмотрена  локальными нормативными актами организации.

Независимо  от вариантов списания (погашения) стоимости  форменной одежды организации обязаны  вести ее аналитический учет по наименованиям (номенклатурным номерам), количеству и фактической себестоимости  с указанием даты передачи в эксплуатацию, мест эксплуатации (по подразделениям) и материально ответственных  лиц. 

Пример 1. Организация в апреле 2011 г. приобрела 10 комплектов форменной одежды на сумму 42 480 руб., в том числе НДС - 6480 руб. Срок ее использования - 2 года. Организация осуществляет операции, облагаемые НДС. В соответствии с учетной политикой форменная одежда учитывается в составе МПЗ, списание стоимости одежды, срок полезного использования которой превышает 12 месяцев, осуществляется линейным способом. Форменная одежда выдана сотрудникам 18 апреля.

В бухгалтерском  учете приобретение и выдача форменной  одежды сопровождаются следующими записями:

Дебет 10-10, субсчет "Форменная одежда на складе", Кредит 60

- 36 000 руб. - оприходовано 10 комплектов форменной  одежды на склад;

Дебет 19 Кредит 60

- 6480 руб. - выделен  НДС по приобретаемой форменной  одежде;

Дебет 60 Кредит 51

- 42 480 руб. - перечислены денежные средства  за форменную одежду;

Дебет 68 Кредит 19

- 6480 руб. - принят  к вычету НДС, уплаченный поставщику  форменной одежды;

Дебет 10-11, субсчет "Форменная одежда в эксплуатации", Кредит 10-10, субсчет "Форменная одежда на складе",

- 36 000 руб. - выдана работникам форменная  одежда.

В течение  двух лет ежемесячно в расходы  по обычным видам деятельности будет  списываться по 1500 руб. (36 000 руб. / 24 мес. x 1 мес.). Поскольку одежда была выдана работникам 18 апреля, то в этом месяце в расходах будет учтено 650 руб. (1500 руб. : 30 дн. x 13 дн.), где 13 - количество дней использования форменной одежды:

Дебет 20 Кредит 10-11, субсчет "Форменная одежда в  эксплуатации",

- 650 руб. - учтена  в расходах по обычным видам  деятельности часть стоимости  форменной одежды.

Данная проводка будет осуществляться ежемесячно в  течение 23 месяцев, причем в 22 из них  в качестве показателя будет 1500 руб., в последнем же месяце - 850 руб. (1500 - 650).

Примечание. Выбытие форменной одежды может иметь место в случаях ее продажи, передачи безвозмездно, списания в случае морального и физического износа и иных случаях. Довольно часто ее выбытие происходит вследствие полного износа или реализации.

При выбытии  форменной одежды вследствие полного  износа списание ее с бухгалтерского учета осуществляется только при  фактическом физическом выбытии  одежды. Поэтому независимо от того, полностью погашена стоимость форменной  одежды или нет, последняя списывается  только в случае невозможности ее дальнейшего использования в  связи с физической непригодностью.

Если стоимость  форменной одежды была списана на расходы полностью, то при ее выбытии  производится отметка в аналитическом  учете. Никаких проводок при этом не осуществляется. Если же форменная  одежда, стоимость которой полностью  не погашена, приобрела неприемлемый вид или была утеряна, то в учете  производится следующая запись:

Дебет 94 Кредит 10-10, субсчет "Форменная одежда в  эксплуатации",

- списана  остаточная стоимость выбывшей  форменной одежды.

Налоговики  в этом случае высказывают пожелание  о восстановлении суммы НДС, приходящейся на величину непогашенной стоимости:

Дебет 94 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДС",

- восстановлена  сумма НДС, приходящаяся на  непогашенную стоимость форменной  одежды.

В дальнейшем в зависимости от причины непогашенная стоимость форменной одежды списывается  с кредита счета 94 в дебет счетов учета расчетов по возмещению ущерба либо финансовых результатов.

При выбытии  форменной одежды оформляются акты на ее выбытие и списание. Унифицированных  форм таких актов не существует. Поэтому организация вправе самостоятельно разработать их формы и утвердить  как приложение к учетной политике. При разработке форм можно воспользоваться  образцами унифицированных форм N МБ-4 "Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов", N МБ-8 "Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов" (утв. вышеупомянутым Постановлением Госкомстата  России N 71а).

Обязательства перед бюджетами

 Форменная  одежда может предоставляться  сотрудникам во временное (на  определенный срок) или постоянное  личное пользование. Если форменная  одежда передана сотрудникам  во временное пользование, то  они могут носить ее только  в течение рабочего времени,  а право собственности на такую  одежду сохраняется за работодателем.

В случае ее передачи в постоянное личное пользование  право собственности на данную одежду переходит к сотруднику, и он может  носить ее как в рабочее, так и  в нерабочее время. При увольнении сотрудник не обязан возвращать одежду организации.

Работодатели  форменную одежду в большинстве  случаев выдают бесплатно. Хотя случается  ее выдача за частичную или полную оплату. Как было сказано выше, может  она выдаваться и в соответствии с законодательством РФ или же по иным распорядительным документам.

От порядка  ее выдачи зависит и возникновение  обязательств при исчислении налога на доходы физических лиц, страховых взносов в государственные внебюджетные фонды и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (далее - страховые взносы на травматизм), и возможность учета понесенных расходов в целях налогообложения прибыли.

Выдача  по нормам законодательства

 В этом  случае у организации не возникает  никаких обязательств по упомянутым  налогам и страховым взносам  независимо от того, передается  ли форменная одежда в личное  пользование работнику или нет.

Так, не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных  выплат, установленных законодательством  РФ, законодательными актами субъектов  РФ, решениями представительных органов  местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных  с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Выдачу же форменной одежды в соответствии с законодательством РФ Минфин России рассматривает как компенсационную  выплату. Поэтому стоимость форменной  одежды, выданной в пределах норм, установленных  законодательством РФ, не подлежит обложению НДФЛ (Письмо Минфина России от 28.09.2004 N 03-05-02-04/24).

Норма, идентичная положению упомянутого п. 3 ст. 217 НК РФ, существует и в Федеральном  законе от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых  взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования". Согласно пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды для плательщиков-работодателей все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Исходя из этого, логично предположить, что стоимость форменной одежды, которая выдана в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ, рассматриваемыми страховыми взносами не облагается.

С начала текущего года перечень выплат, не подлежащих обложению  страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, определен ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний". В нем указана  и стоимость форменной одежды и обмундирования, выдаваемых работникам в соответствии с законодательством  Российской Федерации, а также государственным  служащим федеральных органов государственной  власти бесплатно или с частичной  оплатой и остающихся в их личном постоянном пользовании (пп. 9 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ). Следовательно, страховыми взносами на травматизм не облагается стоимость форменной одежды, которая выдана в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ.

При исчислении налога на прибыль в расходы на оплату труда включается стоимость  форменной одежды, выдаваемой бесплатно  в соответствии с законодательством  РФ и остающейся в личном постоянном пользовании сотрудника, или же льготируемая сумма в связи с ее продажей по пониженным ценам (п. 5 ст. 255 НК РФ).

Поскольку работнику, которому в соответствии с законодательством РФ бесплатно  выдана форменная одежда (остающаяся у него в личном постоянном пользовании), право распоряжения этой одеждой  не принадлежит, то у этого работника  фактически имеется только право  владения и пользования одеждой. Следовательно, указанная форменная  одежда является собственностью организации  и, соответственно, подлежит возврату при увольнении работника, его переводе на другую работу (для которой данная форменная одежда не требуется), а  также по окончании срока ношения  взамен получаемой новой форменной  одежды. Исходя из этого, при ее выдаче не возникает объекта обложения  НДС (Письмо Минфина России от 22.04.2005 N 03-04-11/87).

Выдача  на время работы

 В этом  случае право собственности на  форменную одежду остается у  организации. По окончании срока  ее использования работник возвращает  форму организации.

Если форменная  одежда принадлежит организации  и передается работникам в пользование, а после окончания срока службы сдается на склад для утилизации, то стоимость такой одежды не является доходом работников и не подлежит налогообложению НДФЛ (Письмо Минфина  России от 09.02.2007 N 03-04-06-02/19).

В прошлом  году Минздравсоцразвития России разъяснило, что стоимость спецодежды сверх установленных норм, полученной работниками в связи с исполнением трудовых обязанностей во временное пользование, а не в собственность, не признается объектом обложения страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды (Письмо Минздравсоцразвития России от 05.08.2010 N 2519-19). Исходя из этого, логично полагать, что и стоимость форменной одежды, полученной работниками в связи с исполнением трудовых обязанностей во временное пользование, также не является объектом обложения страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды.