Розрахунки з підзвітними особами

     Аванс відрядженому працівникові за кордон видається в національній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті на поточні витрати в розмірах, які обумовлені реальними потребами  в країні перебування.

     За  час перебування у відрядженні  за кордоном працівникові відшкодовується  більш широкий спектр витрат, а  саме витрати:  

а) на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження;  

б) на оплату рахунків за проживання в готелях, включаючи  витрати на харчування і побутові послуги;  

в) на оплату телефонних рахунків;  

г) на оформлення закордонних паспортів, віз, обов'язкове страхування тощо.

     При відрядженні у межах України  та за кордон за працівником зберігається місце роботи та середній заробіток  за час відрядження, включаючи час  перебування в дорозі.   

При відрядженні  в межах України та за кордон державних  службовців і працівників бюджетних  установ встановлено додаткові  обмеження витрат відповідно до чинного  законодавства.

     Порядок видачі і використання підзвітних сум  на проведення наукових експедицій регламентується  інструктивними матеріалами про  порядок організації, проведення та оплати наукових експедицій науково-дослідними установами НАНУ.

     На  перш о початкові витрати начальникам  експедицій чи загонів видається  аванс готівкою відповідно до затвердженого  кошторису, масштабів та умов роботи експедицій. Підзвітні суми на експедиційні дослідження видаються на виплату  заробітної плати, оплату проїзду співробітників до місця роботи експедиції і назад, добових, квартирних, орендної плати  за користування транспортом, технікою, для здійснення земляних робіт, наймання приміщення для тимчасових комор, лабораторій і житла; на придбання пальномастильних та інших матеріалів, а також малоцінного інвентаря для потреб експедицій, поштово-телеграфних витрат; на оплату замовлень, виконуваних за трудовими угодами; інших витрат.

     Після повернення з відрядження підзвітна  особа зобов'язана протягом трьох  робочих днів подати в бухгалтерію  авансовий звіт про витрачені  у відрядженні кошти, до якого  додаються посвідчення про відрядження  з відмітками про прибуття і вибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні  квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій був виданий аванс, але не пізніше  трьох робочих днів після повернення з відрядження.

     У бухгалтерії здійснюється арифметична  перевірка авансових звітів, а  також перевірка правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.

     У разі неподання в строк авансових  звітів або неповернення в касу невикористаних авансів бухгалтерія має право  здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отримали аванси, з дотриманням вимог, встановлених чинним законодавством.

     Розрахунки  з підзвітними особами обліковуються  на активному субрахунку № 372 «Розрахунки  з підзвітними особами». Операції з обліку розрахунків з підзвітними  особами оформляються такими бухгалтерськими  записами.

     Розрахунки  з підзвітними особами виникають  в основному при оплаті дрібних  господарських витрат і витрат у  відрядженнях. Перелік осіб, яким видається  аванс під звіт, встановлюється наказом  керівника, що служить документом на видачу авансу на господарські потреби, а в разі видачі авансу на відрядження  оформлюється, крім того, і посвідчення  про відрядження.

     Фактичні  витрати, оплачені підзвітними особами, підтверджуються товарними і  фіскальними чеками магазинів, квитанціями  відділень зв’язку, актами куплі-продажу — на підтвердження господарських витрат; проїзними документами, квитанціями готелів тощо — на підтвердження витрат на відрядження. Зведеним документом витрат, оплачених підзвітними особами, є авансовий звіт, який складається не пізніше 3-х робочих днів після повернення з відрядження і на наступну добу після одержання авансу на господарські потреби.

     Отримання придбаних цінностей оформлюється супровідними документами - актами приймання-передачі цінностей, закупівельними актами тощо. Документом, який підтверджує отримання продавцем готівкових грошових коштів за куплений товар від підзвітної особи, є розписка про отримання продавцем готівки. Після виконання завдання підзвітна особа додає розписку до авансового звіту й здає на підприємство.

     Таблиця №2 «Типові господарські операції операції за розрахунками з підзвітними особами»

     З цієї таблиці можна побачити, що підзвітна особа відіграє дуже важливу  роль у діяльності підприємства, через  те, що може кореспондувати з багатьма рахунками.

     Аналітичний облік розрахунків із підзвітними  особами організується у розрізі  особових рахунків і щодо кожної авансової  суми окремо.

Дебіторська заборгованість підзвітних осіб нараховується  за фактом отримання даними особами  авансових підзвітних сум і погашається  при повному розрахунку за даними сумами. Фактично здійснені та документально  підтверджені витрати підзвітної особи, пов’язані з виробничою діяльністю, списуються на собівартість продукції (робіт, послуг); на придбання  ТМЦ  – включаються в суму фактичних  витрат на придбання даних цінностей.

Синтетичний облік ведеться в журналі 3 і відомості 3.2. (Додаток 3 )

     Нормативною базою для віднесення витрат з  оплати послуг підприємства, пов’язаних із залученням підзвітної особи, є діючі принципи бухгалтерського обліку - нарахування і відповідність доходів і витрат, історична собівартість тощо. Відповідно до стандартів бухгалтерського обліку 16 "Витрати", витрати включаються до складу витрат у момент їх здійснення. Таким моментом, як і в розглянутому раніше варіанті розрахунків за товарно-матеріальні цінності, є момент прийняття авансового звіту підзвітної особи. Витрати, здійснювані через підзвітних осіб, відповідно до їх економічного змісту можуть відноситися до різних груп витрат: включатися в собівартість продукції, відноситися на адміністративні витрати, витрати на збут, інші операційні витрати тощо. Ці відмінності повинні відповідно відображатися в бухгалтерському обліку.

      Усі операції потребують належного документального  оформлення, оскільки бухгалтерський облік має бути орієнтований на забезпечення оперативною інформацією всіх суб’єктів управління, а також на підготовку інформативної бухгалтерської звітності для інвесторів і кредиторів.

Існуючий  пакет первинних документів, які застосовують при документальному оформленні операцій з розрахунками з підзвітними особами, досить невеликий, але, на наш погляд, окремі операції не можуть знайти документального підтвердження. Нами запропоновано вдосконалити існуючі форми первинних документів шляхом заміни застарілих й непотрібних показників новими більш простішими і чіткішими.

Пропонуємо  вдосконалити план рахунків відповідно до вимог облікового забезпечення податкової звітності. Зробити модифікацію щодо форм первинних документів, що дасть змогу не тільки знизити трудомісткість облікових робіт, а й посилити контроль завдяки підвищенню рівня інформативності документів. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    3. Опис порядку оцінки та облікового відображення господарських операцій з об’єктом дослідження

     Взагалі в бухгалтерському обліку існує  дуже багато методів оцінки об'єктів бухгалтерського обліку. Наприклад, для оцінки запасів існують такі як : метод собізваженої собівартості, ідентифікованої собівартості, ФІФО,  та ін. Розглядаючи рахунок «Розрахунки з підзвітними особами », то ми можемо  його оцінювати тільки  спираючись на кореспондуючий з ним рахунок, бо не існує інших окремих способів оцінки.  І було б дуже доцільно, створити  окремий метод. Тому оцінка заборгованості здійснюється лише при визначені фактичних витрат здійснених на господарські потреби, відрядження, яка потім сумується, так і виходять результати. Фактичними витратами є виплати працівникам на оплату праці, на відрядження, різні закупівлі товарів, на послуги, та ін. В нашому випадку це витрати на відрядження, аванси працівникам на певні завдання. І все це має своє відображення у первинних документах. Дебіторська заборгованість підзвітних осіб нараховується за фактом отримання даними особами авансових підзвітних сум і погашається при повному розрахунку за даними сумами. Фактично здійснені і документально підтверджені витрати підзвітної особи, пов'язані з виробничою діяльністю, відносяться на собівартість продукції (робіт, послуг), на придбання товарно-матеріальних цінностей - включаються в суму фактичних витрат на придбання даних цінностей.    Направлення працівників підприємства у відрядження здійснюється керівником підприємства з оформленням наказу, в якому зазначається: пункт призначення, назва підприємства або організації, куди відряджається працівник, строк і мета відрядження. Важливими документам при відрядженні за кордон є: запрошення приймаючої сторони; укладений контракт; інші документи, які засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини (протокол про наміри); документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях чи симпозіумах, тематика яких збігається з основною діяльністю підприємства. Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому посвідчення на відрядження. Посвідчення про відрядження - документ, який видається працівнику підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні. На підприємстві необхідно вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, які прибувають з відрядження.

     Працівники, які одержали готівку в підзвіт, зобов'язані подати до бухгалтерії  підприємства звіт про використання коштів виданих на відрядження та під звіт, до якого повинні бути додані всі виправдовуючі документи: акт закупівлі, акти на списання представницьких витрат в межах передбачених норм з доданням відповідних документів на оплату рахунків ресторанів, кафе, готелів тощо, чеки, квитанції, рахунки магазинів, готелів, залізничні, авіаційні та інші проїзні квитки. Обов'язковим реквізитом звіту про використання коштів виданих на відрядження та під звіт є резолюція керівника підприємства чи уповноваженої ним особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис. (додаток 4)

     В бухгалтерському обліку  виникає  багато нестандартних ситуацій, в  яких бухгалтери не можуть зійтися  в думці при їх написанні та обліку. Тому  вони звертаються до професійних періодичних видань, де і знаходять правильну відповідь  на поставлене питання. Так, у ЖРГО були наведені приклади таких нетипових ситуацій з газети  «Все про бухгалтерський облік». 

Наприклад у  проводках № 18,19,20:

     В них відображається  як  одна підзвітна особа нашого підприємства передає кошти через поштове відділення іншій підзвітній особі, яка знаходиться у відрядженні. Це відображається як Д372.1 К372.2. Ця проводка не є типовою, бо подібні операції зазвичай не відбуваються на підприємстві. І був би можливий такий варіант, що підприємство повернуло б кошти після приїзду, і не платило б за послуги поштового відділення, та в нашому випадку потрібно було зробити саме таким чином. Підтверджується такими документами:  наказ керівника,  квитанція.

  Проводки № 21, 22

     Ці  операції також є нетипові з тої  причини, що розрахунок відбувається не з юридичною особою, а з фізичною, яка не є платником ПДВ. Тому у  розрахунку  його не виділяли. Документи: ВКО, наказ керівника, звіт про використані  кошти.

     Проводки  №24,25

     Не  типова, бо отримання коштів відбувається відразу з каси  підприємства. В нашому випадку  спочатку ми перераховуємо  кошти з поточного рахунку  в касу з ціллю видати аванс підзвітній особі. Лише  тоді  підзвітна особа їх отримує. Документи: ПКО, ВБ, наказ керівника.

     Проводки  №7-9

     Ці  операції пов’язані з підправленням підзвітної особи у відрядження за кордон, яке буде скасовано. Їй видано аванс у гривнях і доларах США . Понесені витрати на : повернення квитків, відкриття візи. Кошти, які залишились – повернуті в касу. Також при зміні курсу валюти, булла визначена від’ємна курсова різниця, яка списана на витрати.