Ревизия объектов основных средств

1. Ревизия  объектов  основных средств.

      В большинстве организаций основные средства составляют достаточно значительную часть активов, а во многих случаев  являются именно тем активом, использование  которого является основном источником дохода организации и без существования которого дальнейшее получение прибыли в тех же масштабах невозможно.

      Наглядным примером является автотранспортное предприятие. Наличие автотранспорта является основным условием существования самого бизнеса. Конечно, можно арендовать машины и пересдавать их, но это уже совсем другой вид деятельности. Поэтому основные средства, особенно те, которые являются основой деятельности организации, подлежат проверке.

      В учете основных средств выделяют два основных вида искажений:

   величина в отчетности завышена по сравнению с реальной (ошибка в учете или основные средства утрачены — уничтожены, похищены и т.д.);

•  величина в отчетности занижена по сравнению с реальной (ошибка в учете или существуют неучтенные основные средства).

      Причины сокрытия объектов основных средств и неотражение их в бухгалтерском учете могут быть различными:

•  объекты приобретены/построены на средства «теневого оборота», которые не могут быть учтены в официальном бухгалтерском учете;

•   расходы на приобретение/постройку  объектов списаны за счет источников финансирования. Наиболее распространенным случаем является списание расходов в состав текущих расходов на ремонт, хотя в действительности создается объект основных средств. В некоторых случаях расходы на строительство списываются за счет прибыли организации, например при незаконном строительстве («самострое»), так как получить официальные документы на построенный объект в этом случае крайне сложно;

• объект основных средств оставлен в «наследство» бывшим землевладельцем, распавшейся государственной структурой, съехавшим арендатором, или объект «забыли», или не смогли учесть в плане приватизации и официальные документы о собственности на данный объект получить было крайне сложно;

•    объект получен путем передачи с  баланса на баланс, и документы еще не поступили в бухгалтерию, хотя акты получения объекта подписаны принимающей стороной.

      Наличие неучтенных объектов выявляется также  методом инвентаризации. Однако проведение инвентаризации в данном случае затруднено отсутствием сведений об объекте, который необходимо найти, что снижает результативность применения данного метода, особенно, если объект территориально удален от организации.

      При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым  в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют данные или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям — указать их назначение, основные материалы, из которых они по­строены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки и др.; по каналам — протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам — местонахождение, род материалов и основные размеры; по дорогам — тип дороги (шоссе, профилированная), протяженность, материалы покрытия, ширину полотна и т.п.

      Оценка  выявленных инвентаризацией неучтенных объектов производится экспертами.

      Если  комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и  др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях. Для этих це­лей привлекаются эксперты.

      Часто путем инвентаризации, проводимой ревизорами, выявляется множество незарегистрированных в учете объектов оргтехники, мебели и иного офисного оборудования. В большинстве случаев отговорки руководителей стандартные: «работники принесли из дома», «купил за свои деньги», «уже было, когда мы въехали в это помещение». В этом случае ревизор должен опросить работников; если возможно, провести встречную проверку организации-продавца; при предъявлении договора безвозмездного пользования имуществом провести встречную проверку собственника данного имущества.

      Намеренное  занижение стоимости основных средств  возможно также при наличии планов их продажи, например высокопоставленным сотрудникам. В этом случае убытки от снижения стоимости отражаются как  результаты уценки, а затем основное средство продается с небольшой прибылью, но уже к уцененной стоимости.

      Оценка  системы внутреннего контроля

1. Обсудите  с представителями проверяемой  организации, как они оценивают  риски искажения данных о величине  основных средств в официальной  отчетности: возможно ли, что отраженные в учете активы не существуют физически, как была организована инвентаризация сооружений, оборудования и инвентаря на территориально удаленных участках, могут ли существовать неучтенные основные средства.

2. Обсудите  с представителями проверяемой организации, как они оценивают обеспеченность организации основными средствами, есть ли нормативы обеспеченности (оснащения), бюджет капитальных вложений, контроль за его выполнением и анализ исполнения.

3.Обсудите с представителями проверяемой организации, какие меры принимаются для сохранности имущества, присваивается ли при приобретении инвентарный номер.

4. Изучите содержание документов организации, регламентирующих порядок приобретения и принятия основных средств, их списания с баланса и инвентаризации.

5. На  примере нескольких приобретенных  и выбывших основных средств  проверьте соблюдение установленного  регламента.

6. Повторите  (по возможности) процедуру инвентаризации.

7.  Сделайте  предварительный вывод о состоянии  внутреннего контроля на данном участке.

      Иллюстрация. В подавляющем большинстве случаев  представители руководства уверяют  в полной надежности учетных данных. Обсуждаемые проблемы сводятся в  основном к сложности регистрации  прав на объекты недвижимости. Тем  не менее, такое обсуждение необходимо, чтобы иметь возможность сопоставить реальное состояние дел с уверениями руководства.

      В большинстве случаев основным мероприятием по сохранности основных средств  является инвентаризация, которая должна проводиться как минимум один раз в три года. Попросите предъявить акты последней инвентаризации, а также черновые записи (как правило, инвентаризационные описи заполняются не сразу, а по данным, сделанным в местах инвентаризации записей). Зако­нодательством не предусмотрено хранение черновых описей, поэтому непредоставление таких черновых описей не является свидетельством каких-либо нарушений. В случае же их предоставления степень доверия к системе внутреннего контроля выше.

      Наглядным примером являются инвентаризационные описи объектов недвижимости, оборудования и автотранспорта. Попросите предъявить инвентаризационную опись объектов недвижимости. Как правило, ни недостач, ни излишков в описи не указано. Попросите членов инвентаризационной комиссии, рассказать, как проводилась инвентаризация, сравнивалось ли текущее состояние помещения с предыдущим (не поставили ли новые стеклопакеты или системы вентиляции, новые лифты и т.д.). Если проводилось, то где они брали информацию о предыдущем состоянии помещения, кто передавал им такие документы, у кого в организации они находятся.

      Особое  внимание уделите объектам недвижимости, находящимся за пределами нахождения основного подразделения организации, сравните дату инвентаризационной описи  с датами командировок сотрудника в  ту местность и датами проездных  документов. К сожалению, типичным ответом является «ездил в выходные на своей машине».

      Попросите предъявить инвентарную опись оборудования, лучше какого-либо обычного цеха или  участка. Как правило, и в этом случае ни недостач, ни излишков в описи  не указано. В состав инвентаризационной комиссии входят, как правило, и нетехнические работники, например бухгалтер или сотрудник отдела кадров. Попросите их рассказать, как выглядит, например, указанное в описи «Запирающее устройство СКР-30». По их реакции можно сделать некоторые выводы: в одном случае сотрудник воодушевленно рассказывает, как они с техником пытались найти инвентарный номер на этом самом СКР-30; в другом случае сотрудник настороженно дает ответы типа «не помню, голова тогда сильно болела», «не помню, их более трехсот наименований, разве все упомнишь» и т.д.

      Попросите предъявить инвентарную опись автотранспорта по любому участку. Весьма закономерными  являются вопросы о том, проводился ли во время инвентаризации замер  остатков топлива в баках и  где задокументированы результаты такого замера; в каких документах учитывается, например, марка автомагнитолы и проверялось ли ее фактическое наличие.

      В результате такого небольшого опроса (который можно провести и по телефону, не вызывая сотрудников с рабочего места), можно сделать некоторые предварительные выводы о состоянии внутреннего контроля на данном участке.

Контроль  соблюдения законодательства. 

К случаям  незаконного распоряжения основным средством относятся:

•   передача основного средства государственной организацией/ учреждением без согласия собственника (вышестоящей организации);

•    продажа основного средства коммерческой организации без прохождения  процедуры одобрения крупной  сделки;

• использование основного средства организации в личных интересах должностного лица.

      В ГК РФ предусмотрено, что имущество  государственных и муниципальных  унитарных предприятий принадлежит  им на праве хозяйственного ведения  или оперативного управления1.

      Особенности совершения сделок с имуществом, принадлежащим  на праве хозяйственного ведения унитарным предприятиям, неразрывно связаны с исследованием вопроса об определении собственника имущества, на базе которого создается предприятие, а также органа, уполномоченного выступать от имени собственника.

      Действующим законодательством выделены три публичных собственника: Российская Федерация, субъекты Российской Федерации, муниципальные образования.

      В ст. 18 Федерального закона «О государственных  и муниципальных унитарных предприятиях»  от 14.11.2002 г. № 161-ФЗ предусмотрено, что  государственное или муниципальное предприятие распоряжается движимым имуществом, принадлежащим ему на праве хозяйственного ведения, самостоятельно, за исключением случаев, установленных настоящим законом, другими федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами. Однако государственное или муниципальное предприятие не вправе продавать принадлежащее ему недвижимое имущество, сдавать его в аренду, отдавать в залог, вносить в качестве вклада в уставный (складочный) капитал хозяйственного общества или товарищества или иным способом распоряжаться таким имуществом без согласия собственника имущества государственного или муниципального предприятия.

      Процедура получения согласия собственника имущества  при совершении унитарным предприятием сделок с объектами федеральной собственности регулируется нормативными актами Правительства Российской Федерации и соответствующими распоряжениями Минимущества России.

      Подробнее процедуру получения унитарным  предприятием согласия собственника имущества  на совершение сделок с недвижимостью рассмотрим на примере аренды. Решение о передаче в аренду объекта недвижимого имущества принимается Мингос-имуществом России либо (по отдельным поручениям) его территориальными органами путем:

•   согласования условий договора аренды, что удостоверяется подписью соответствующего должностного лица и печатью этого органа;

•    подписания договора о передаче объекта  недвижимого имущества.

      Договоры  аренды недвижимого имущества, закрепленного  на праве хозяйственного ведения  за федеральными государственными унитарными предприятиями, заключаются этими предприятиями с согласия Мингосимущества России. Договор аренды должен соответствовать обязательным условиям, содержащимся в примерном договоре, а сам договор подлежит обязательному учету в Мин-госимуществе России или его территориальном органе.