Проверка инвентаря и оборудования

– правила с подробным описанием  действий членов рабочих комиссий при  проверке наличия и состояния  имущества предприятия;

– порядок урегулирования претензий  к работе инвентаризационных комиссий;

– формы первичных документов для  оформления результатов инвентаризации.  

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия имущества, рабочая инвентаризационная комиссия обязана опломбировать подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы, проверить исправность всех весоизмерительных приборов и соблюдение установленных сроков их клеймения. Весы проверяются на устойчивость, чувствительность и точность взвешивания.  

До начала инвентаризации необходимо произвести соответствующие  записи в карточках (книгах) аналитического учета и вывести остатки на день инвентаризации. Комиссия должна получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "__________" (дата)", которое служит бухгалтерии основанием для определения остатков  имущества к началу инвентаризации по учетным данным. 

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску  материальных ценностей должны быть прекращены. Ценности, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации. 

Материально ответственные  лица дают расписки, в которых указывают, что к началу инвентаризации все  расходные и приходные документы  на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Если впоследствии выяснится, что часть имевшихся на начало инвентаризации документов, связанных с движением ТМЦ, денежных средств и иного имущества и финансовых обязательств, не была передана в бухгалтерию и, следовательно, не учтена при расчете по данным бухгалтерского учета остатков инвентаризуемых ценностей и обязательств, от виновных лиц должны быть взяты письменные объяснения о причинах допущенных нарушений, а также тщательно проверена подлинность представленных документов. Документы с приложенными к ним объяснительными приобщаются к материалам инвентаризации и учитываются при обосновании ее результатов на общих основаниях. Никаких специальных санкций за подобные нарушения действующим законодательством не установлено. Вместе с тем администрация может применить к виновным лицам общие меры ответственности, установленные за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими трудовых обязанностей.  

При внезапных инвентаризациях  все товарно-материальные ценности подготавливаются к инвентаризации в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальные случаях – заблаговременно. Они должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам в определенном порядке, чтобы было удобно подсчитать их количество.

Опись имущества 

На втором этапе члены  инвентаризационной комиссии пересчитывают, взвешивают, обмеривают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.  

В ходе инвентаризации составляются инвентаризационные описи или акты, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Описи и акты оформляются в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи. 

Инвентаризационные описи и  акты являются первичными учетными документами  для бухгалтерского учета. Поэтому  задача инвентаризационной комиссии на этом этапе – наиболее полно и  точно внести в описи данные о  фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки чернилами или шариковой ручкой, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток.  

В ходе инвентаризации материально  ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они  должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки. 

Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета  – неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки следует прочеркивать. Наименования имущества и отдельных объектов указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество ТМЦ определяется в установленных единицах измерения.  

Товарно-материальные ценности заносятся  в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых  данных (артикул, сорт и т.д.). Инвентаризация ценностей должна проводиться в порядке их расположения в данном помещении. 

Если инвентаризационная опись  или акт составляется на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы  и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи следует прописью указать:

– число порядковых номеров материальных ценностей;

– общий итог количества в натуральных  показателях, записанных на данной странице,  вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.  

Такая запись позволяет исключить  возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений  после его подписания членами  инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. 

На последней странице описи  должна быть сделана отметка о  проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших  эту проверку, после которой подписываются  все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче. 

Для подтверждения фактического наличия  имущества на складах сторонних  организаций необходимо в ходе инвентаризации получить от них расписки. Такое  требование объясняется тем, что  основной целью инвентаризации является проверка фактического наличия имущества. Документы, оформленные, например, год назад, по сути являются слабым подтверждением того, что и в момент инвентаризации имущество находится в целости и сохранности у лица, которому оно передано по договору аренды или хранения, в доверительное управление или хозяйственное ведение. Например, организация, которой было передано имущество, могла ликвидироваться, имущество – уничтожено в результате несчастного случая или утрачено из-за противоправных действий третьих лиц и т.д. При выявлении в ходе инвентаризации фактов невозможности получения имущества, находящегося в другой организации, необходимо принять меры по взысканию с виновных лиц его стоимости через суд или во внесудебном порядке. 

Хотелось бы еще раз подчеркнуть  важность правильного оформления документов – в последующем это позволит избежать как мелких недоразумений, так и крупных неприятностей.

Сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета 

Следующим этапом проведения инвентаризации является сравнение фактических  остатков материальных и нематериальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского учета. Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов инвентаризации бухгалтерия организации должна тщательно проверить правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.  

На ценности, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки) составляются  отдельные сличительные ведомости. Владельцам ТМЦ представляется справка о результатах инвентаризации с приложенной копией инвентаризационной описи. Сличительная ведомость составляется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а другой передается материально ответственному лицу.  

Выявленные суммы излишков и  недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.  

При составлении сличительных ведомостей необходимо учитывать пересортицу  ТМЦ, когда один сорт товара неправильно  учтен в составе другого сорта, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Кроме того, следует списать потери в пределах норм естественной убыли.  

Одновременно с инвентаризацией  ТМЦ бухгалтерия предприятия  должна проверить записи по всем соответствующим счетам, сопоставляя их с корреспондирующими счетами. Например, по основным средствам необходимо установить, все ли объекты, принятые в эксплуатацию, числятся в учете; по ТМЦ – все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны и отражены в учете; по незавершенному производству – все ли затраты списаны на выпущенную продукцию и т.д.

 

Задание 1

1. По материалам задания составьте промежуточный акт ревизии товарных операций за межинвентаризационный период. В акте укажите характер выявленных нарушений, покажите данные об остатках, поступлениях, выбытии товаров, окончательную сумму недостачи, а также отразите соответствующие исправительные записи.
2. Сформулируйте выводы и предложения по результатам ревизии.
3. Покажите порядок отражения недостачи сверх норм естественной убыли в бухгалтерском учете, используя цифровые данные своего варианта.

Примечание. Фамилии и инициалы работников, время ревизии, ревизуемый межинвентаризационный период и другие общие данные следует указать самостоятельно.

Материал для выполнения задания

Ревизором КРУ проведена документальная проверка приходных и расходных товарных операций за межинвентаризационный период в продовольственном магазине.

Проверка проводилась с участием старшего бухгалтера магазина в присутствий  заведующего секцией.

1. По данным бухгалтерского учета  установлено: остатки товаров  на начало ревизуемого периода:

5) 246 800 руб

поступило товаров за резервируемый  период:

5) 2 440 210 руб

выбыло товаров за резервируемый  период:

5) 2 440 330 руб.;

2. Согласно акту результатов  инвентаризации ценностей, составленному  бухгалтерией, сумма недостачи в секции не превышала норм естественной убыли товаров и составила в ее пределах:

5) 180 руб 

3. При проверке документов ревизором  установлено, что заведующим секцией  не были оприходованы поступившие  от оптового предприятия товары  по двум счетам-фактурам на общую сумму:

5) 380 руб.;

4. Расхождения установлены ревизором  путем выверки расчетов между  магазином и оптовым предприятием. До этого выверка расчетов  проводилась два года назад.

5. Кроме этого, было выявлено  завышение суммы начисленной  естественной, убыли товаров на:

5) 60 руб.;

6. При проверке фактического  наличия товарно-материальных ценностей  в секции магазина установлены  следующие остатки товаров:

5) 246 500 руб

Выполнение задания

Составлен промежуточный акт ревизии  товарных операций за межинвентаризационный период, сделаны выводы и предложения по результатам ревизии, показан порядок отражения в бухгалтерском учете недостачи товаров сверх норм естественной убыли (см. Приложении 1).

 

 

 

 

Приложение 1

 

ООО «Внешний вид»

_{(организация,  предприятие)}

 

Промежуточный акт ревизии

от «01» декабря 2010г.

товарно-материальных ценностей  находящихся в продовольственном  магазине

 

РАСПИСКА

К началу проведения инвентаризации все ценности, принятые на мое ответственное  хранение, оприходованы, а все выбывшие – списаны в расход.