Принципы ведения бухгалтерского учета и составеление финансовой отчетности

- выписки по счетам в банках, договоры, акты сверки расчетов с дебиторами и кредиторами;

- финансовые планы, сметы, штатные расписания и т.п.;

- регистры бухгалтерского и налогового учета;

- материалы инвентаризаций;

- акты аудиторских, налоговых и иных проверок.

При этом проверяется:

а) правильность оформления первичных документов, служащих основанием для записей в учетных регистрах;

б) полнота и своевременность отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной жизни за выбранный период;

в) тождество данных аналитического учета оборотам и остаткам по счетам синтетического учета на ту или иную отчетную дату;

г) соответствие показателей бухгалтерской отчетности данным учетных регистров;

д) соответствие даты фактов хозяйственной жизни дате бухгалтерской записи, их отражающей.

Правильность отражения в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни проверяют выборочно или сплошным методом по какому-либо участку бухгалтерской работы за выбранный срок.

При проверке налогового учета, расчетов с бюджетом следует обратить особое внимание на правильность расчета налогов за текущий год, поскольку декларации по многим налогам составляются нарастающим итогом.

Выявленные в ходе проверки нарушения, ошибки и неточности исправляются на основании бухгалтерской справки за подписью прежнего и нового главных бухгалтеров.

Прием-передача дел

Под передаваемыми-принимаемыми делами понимаются первичные документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерская и налоговая отчетность и др.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Сроки хранения конкретных документов приведены в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000.

Налоговые органы вправе проверить деятельность организации за три календарных года. Следовательно, для целей налогового учета должны быть обязательно в наличии документы, относящиеся к периоду последней налоговой проверки.

Документы, относящиеся к прошлым отчетным периодам, должны быть переплетены и храниться в архиве.

Документы текущего отчетного периода должны быть укомплектованы в дела согласно номенклатуре, разработанной в организации.

Кроме первичных документов, должны быть переданы книги и журналы регистрации: доверенностей, приходных и расходных кассовых документов, показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста, товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары, учета полученных и выданных счетов-фактур, покупок и продаж, банковских чековых книжек и т.п. Если некоторые из необходимых книг (журналов) отсутствуют, то об этом следует указать в акте приема-передачи дел, а сами эти книги (журналы) завести со дня приема-передачи дел.

Составление акта приема-передачи дел

После завершения указанных этапов процедуры передачи дел составляется Акт приема-передачи дел, в котором следует указать все существенные моменты, характеризующие состояние передаваемых дел на дату передачи. Поскольку нормативными документами прием-передача дел не регулируется, акт может быть составлен в произвольной форме.

Акт приема-передачи дел составляется для разграничения ответственности прежнего и нового главного бухгалтера. Исходя из этого в акте, по нашему мнению, следует отразить:

ф. и. о. лиц, сдающих и принимающих дела;

дату и номер приказа, на основании которого проведены прием-передача дел;

число переданных дел, хранящихся в архиве;

число переданных дел, хранящихся в бухгалтерии;

серии и номера неиспользованных банковских чековых книжек, бланков строгой отчетности;

номер последней выданной доверенности на получение товарно-материальных ценностей;

число переданных печатей, штампов и т.п.

К акту следует приложить подробные описи переданных дел согласно их номенклатуре, разработанной в организации.

К акту приема-передачи дел также желательно приложить:

- акт об инвентаризации денежных средств в кассе;

- материалы с результатами последних инвентаризаций имущества и финансовых обязательств;

- последнее аудиторское заключение о достоверности бухгалтерской отчетности (если организация подлежит обязательному аудиту);

- справку о наличии в распоряжении главного бухгалтера положений, инструкций, приказов и других нормативных документов по бухгалтерскому и налоговому учету и отчетности;

- справку об обеспечении бухгалтерии средствами оргтехники.

Если утеряны или не велись какие-либо документы или учетные регистры, то это необходимо отразить в акте приема-передачи дел. При этом прежний главный бухгалтер должен написать на имя руководителя организации объяснительную записку с указанием причин нарушений. Со дня приемки дел необходимо завести недостающие учетные регистры.

Акт составляется, как правило, в двух экземплярах, один из которых хранится в организации, а второй остается у прежнего главного бухгалтера.

Акт подписывается всеми сторонами, принимавшими участие в процедуре приема-передачи дел (как минимум, лицами, передающими и принимающими дела, а если для выполнения этой процедуры создавалась комиссия, то членами этой комиссии), и утверждается руководителем организации.

В.В.Патров

Санкт-Петербургский государственный университет