Порядок ведения учета расчетов с подотчетными лицами

Если  торгово-закупочный акт не содержит этих реквизитов и проверить достоверность  расхода подотчетным лицом выданной ему суммы невозможно, данные средства должны включаться в совокупный налогооблагаемый доход подотчетного лица для обложения налогом на доходы физических лиц.

Следует подчеркнуть, что сделки, в которых  подотчетное лицо выступает от своего имени, а прием денег за оказанные  ему услуги или проданные товарно-материальные ценности оформлен чеками ККМ, не считаются сделками между юридическими лицами.

На практике встречаются случаи, когда работник организации закупает товар за счет своих собственных средств, а  уже затем организация возмещает  работнику потраченные на эти цели денежные средства. При этом налоговые органы в отдельных случаях рассматривают такую операцию как факт покупки организацией товара у физического лица и требуют включить выплаченные работнику средства в расчет налога на доходы физических лиц.

Во избежание  подобных споров с налоговыми органами при приобретении товаров не для  собственных нужд, а для организации  работнику следует оформить покупку  от имени организации. Подтверждением приобретения товара от имени и в  интересах организации может быть как прямое указание на данную организацию в документах на оплату (корешках к приходному кассовому ордеру) и передачу товара (накладные подписаны по доверенности или непосредственно лицом, имеющим право подписи финансовых документов), так и указание на физическое лицо (фамилия, имя, отчество работника организации, директора), участвующее в сделке купли-продажи.

При этом после одобрения сделки у организации  возникает задолженность по возмещению работнику произведенных им расходов. Выдача из кассы организации средств производится на основании авансового отчета с приложением к нему необходимых первичных документов, подтверждающих данную покупку.

При утверждении  авансового отчета по данной подотчетной  сумме, производится списание израсходованных подотчетных сумм (см. Таблица №1) 

                                                                                                          

Таблица 1

В том  случае, если организация является плательщиком налога на добавленную стоимость, то суммы налога, уплаченного поставщикам товаров (работ, услуг) собираются на счете 19 «Налог на добавленную стоимость». Если за приобретенное имущество (работы, услуги) расчет производится подотчетным лицом, то сумма НДС по таким расходам отражается проводкой (Таблица №2) 

Таблица 2

 

Если  подотчетное лицо не использовало всю сумму выданного аванса, то оно должно вернуть неиспользованный остаток в кассу. Данная операция отражается проводкой (см. Таблица №3)

Таблица 3

 
 
 

Если  работник не израсходовал аванс и  не вернул по истечении установленного срока денежные средства в кассу  организации, то остаток невозвращенного  аванса должен быть отнесен на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (см. Таблица №4).

Таблица 4

 
 

         2 Амортизация нематериальных активов 

Нематериальные  активы учитываются в бухгалтерском балансе по остаточной стоимости. Стоимость объектов нематериальных активов погашается путем начисления амортизации в течение установленного срока их полезного использования. Амортизационные отчисления производятся одним из следующих способов: линейным способом исходя из норм, исчисленных организацией на основе срока их полезного использования;       способом уменьшаемого остатка;       способом списания стоимости пропорционально объему продукции  (работ, услуг). Применение одного из способов по группе однородных нематериальных активов производится в течение всего их срока полезного использования. В течение срока полезного использования нематериальных активов начисление амортизационных отчислений не приостанавливается, кроме случаев консервации организации. Годовая сумма начисления амортизационных отчислений при линейном способе определяется на основе первоначальной стоимости нематериальных активов и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта. При способе уменьшаемого остатка сумма амортизационных

отчислений  за год рассчитывается на основе остаточной стоимости нематериальных активов  на начало отчетного года и нормы  амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования  этого объекта.

В течение  отчетного года амортизационные отчисления по нематериальных активам начисляются ежемесячно независимо от применяемого способа начисления в размере 1/12 годовой суммы. При способе списания стоимости пропорционально объему продукции (работ) начисление амортизационных отчислений производится в зависимости от натурального показателя объема продукции (работ) в отчетном периоде и соотношения первоначальной стоимости нематериального актива и предполагаемого объема продукции (работ) за весь срок полезного использования данного объекта. Срок полезного использования нематериальных активов определяется организацией при принятии объекта к бухгалтерскому учету. Сроком полезного использования считается период, в течение которого использование объекта приносит прибыль, выгоду предприятию. Сроком полезного использования для патентов, лицензий, прав использования и так далее является срок, оговоренный договором.

По нематериальным активам, для которых трудно или  невозможно определить срок полезного  использования, нормы амортизационных отчислений устанавливаются в расчете на условный период (но не более срока деятельности организации).В России такой период составляет 20 лет беспрерывной эксплуатации. В Китае срок полезного использования в аналогичных  случаях  составляет 10 лет. В США в подобных ситуациях принято ориентироваться на так называемый разумный период, не превышающий 40 лет.

По нематериальным активам, полученным по договору дарения  и безвозмездно в процессе приватизации, приобретенным с использованием бюджетных ассигнований, и нематериальным активам бюджетных организаций амортизация не начисляется. Имеется возможность не начислять амортизационные отчисления по некоторым видам нематериальных активов, перечень которых предприятие устанавливает самостоятельно. Обычно к ним относятся активы, стоимость которых не уменьшается с годами (например, товарные знаки).

Амортизационные отчисления по нематериальным активам  начинаются с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого  объекта к бухгалтерскому учету, и начисляются до полного погашения стоимости этого объекта либо выбытия этого объекта с бухгалтерского учета. Амортизационные отчисления по нематериальным активам прекращаются с первого числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости этого объекта или списания этого объекта с бухгалтерского учета.

Задача 4 

В сентябре месяце отчетного года предприятие  оплатило расходы по подписке на газеты  на I полугодие   текущего года в сумме 12000 рублей .На данном предприятии на эту цель были выданы денежные средства подотчетному лицу в бухгалтерии вся сумма отнесена в этом же месяце на издержки производства. Необходимо составить проводки и выявить нарушения если такие имеются.

          3  Бухгалтерский баланс и балансовое содержание 

Баланс  состоит из пяти разделов. Все активы компании поделены на внеоборотные и оборотные. В пассиве баланса нужно показать капитал и резервы организации, ее долгосрочные и краткосрочные обязательства, статьи баланса заполняются на основании данных Главной книги о сальдовых значениях счетов бухгалтерского учета. Впрочем, что может быть любой другой аналогичный регистр, например тот, который предусмотрен в используемой в организации компьютерной программе. Кроме того, отмечу, что баланс должен быть составлен в тысячах (миллионах) рублей без десятичных знаков после запятой, а имеющаяся иностранная валюта пересчитана в рубли по курсу Банка России на 31 декабря отчетного года. Это следует из п. 13 ПБУ4/99.

Раздел  I Внеоборотные активы

Нематериальные активы (строка 110)

В этой строке указывается остаточная стоимость нематериальных активов.

Основные средства (строка 120)

Эта строка предназначена для основных средств  организации. Основным средством считается  актив, который служит больше 12 месяцев, не предназначен для перепродажи, приносит доход и используется для производства продукции либо для управленческих нужд. Это определение из ПБУ 6/01.

Незавершенное строительство (строка 130)

По этой строке баланса отражаются затраты  на приобретение или строительство  основных средств и нематериальных активов, еще не введенных в эксплуатацию (счет 08). Сюда же входит стоимость имущества, полученного безвозмездно или по бартеру, но еще не учтенного в составе основных средств. Затраты формируются исходя из всех фактических расходов на приобретение основных средств, включая проценты по кредитам, начисленным до введения объекта в эксплуатацию, регистрационные сборы и пошлины, плату за консультационные услуги, за доставку объекта и доведение его до состояния, пригодного к эксплуатации.  Здесь же показывают стоимость оборудования, еще не переданного на монтаж или же пока не смонтированного.

Оно учитывается  на счете 07 «Оборудование к установке».Кроме  того, как уже было отмечено выше, по строке 130 приводят затраты на незаконченные  НИОКР.

Доходные вложения в материальные ценности (строка 135)

В данную строку вписывают стоимость только того имущества, которое изначально предполагалось использовать для сдачи  в лизинг или прокат. Таким образом, если имущество не предназначалось  для этих целей, но по тем или иным причинам сдается в аренду, то его все равно необходимо продолжать учитывать в составе основных средств. Стоимость такого имущества в балансе нужно показывать за минусом начисленной амортизации.

Долгосрочные финансовые вложения (строка 140)

Финансовые  вложения относятся к долгосрочным, если они сделаны на срок более года.

Отложенные налоговые активы (строка 145)

Эта строка предназначена для того, чтобы  показать величину отложенных налоговых  активов организации. Их величина рассчитывается путем умножения суммы вычитаемых временных разниц на ставку налога на прибыль. Вычитаемые временные разницы образуются, в частности, в том случае, когда:

           сумма амортизации, начисленная по правилам бухгалтерского учета, больше суммы амортизации, рассчитанной по правилам налогового учета;