Порядок оформления результатов ревизии. Контроль за выполнением принятых решений

1. Порядок оформления  результатов ревизии.  Контроль за выполнением принятых решений

 

Оформление результатов  ревизии и проверок означает составление  документов, обобщающих результаты изучения объектов контроля и, относится к  заключительному этапу. Результаты ревизии оформляются актом ревизии, а проверки отчетом, справкой, а в отдельных установленных случаях актом проверки.

 На основе этих  документов затем принимаются  необходимые меры по устранению  выявленных недостатков и нарушений,  в связи с чем, к их составлению предъявляются определенные требования, соблюдение которых в контрольно-ревизионной работе является важным условием ее правильной организации и обеспечения действенности экономического контроля[1 с.54].

Порядок составления  и содержания акта ревизии

 Результаты-ревизии  оформляются актом, который подписывается  руководителем ревизионной группы, членами ревизионной группы, руководителем  и главным бухгалтером ревизуемой  организации.

 Акт ревизии считается  документом, обобщающим результаты  ее проведения и имеющим юридическую силу, т.е. принимаемые в качестве источников доказательства. Такие свойства акта ревизии обусловливают необходимость соблюдать общий порядок его оформления.

 Акт ревизии должен  быть также лаконичным документом, написанным просто, ясно, деловым языком.

Акт составляется, как  правило, в трех экземплярах. Один экземпляр  оформленного акта ревизии вручается  руководителю ревизуемой организации  или лицу, им уполномоченному, под  роспись в получении с указанием  даты получения. Другой - направляется руководителю организации, назначившей ревизию, а третий - остается в делах контрольно-ревизионного отдела. Все приложения к основному акту ревизии нумеруются: в конце акта необходимо перечислить все приложения к нему.

 Для ознакомления  с актом ревизии отводится, как правило, 5 рабочих дней. При наличии возражений или замечаний по акту подписывающие его должностные лица ревизуемой организации делают об этом оговорку перед своей подписью и одновременно представляют руководителю ревизионной группы письменные возражения или замечания, которые приобщаются к материалам ревизии.

 Руководитель ревизионной  группы в срок до 5 рабочих дней  обязан проверить обоснованность  изложенных возражений или замечаний  и дать по ним письменные  замечания.

 В случае отказа  должностных лиц ревизуемой организации подписать или получить акт ревизии руководитель ревизуемой группы в конце акта проводит запись об их ознакомлении с актом и отказе от подписи или получения акта.

 

 В этом случае  акт ревизии может быть направлен  ревизуемой организации по почте (заказным письмом) или иным способом, свидетельствующим о дате его получения. При этом к экземпляру акта, остающемуся на хранении в контрольно-ревизионном органе, прилагаются документы, подтверждающие факт отправления акта.

 Акт ревизии состоит из вводной (общей) и описательной (основной) частей.

Вводная часть акта ревизии  должна содержать следующую информацию:

- наименование темы  ревизии; 

- дату и место составления  акта ревизии;

- кем и на каком  основании проведена ревизия  (номер и дату удостоверения, а также указание на плановый характер ревизии или ссылку на задание);

- проверяемый период  и сроки проведения ревизии;

- полное наименование  и реквизиты организации, идентификационный  номер налогоплательщика (ИНН);

- ведомственная принадлежность и наименование вышестоящей организации;

- сведения об учредителях;

- основные цели и  виды деятельности организации;

- имеющиеся у организации  лицензии на осуществление отдельных  видов деятельности;

- перечень и реквизиты  всех счетов в кредитных учреждениях;

- кто в проверяемый  период имел право первой подписи  в организации и кто является  главным бухгалтером; У кем  и когда проводилась предыдущая  ревизия, что сделано в организации  за прошедший период по устранению  выявленных недостатков и нарушений. Вводная часть акта ревизии может содержать и иную необходимую информацию, относящуюся к предмету ревизии[2 с.87].

Описательная часть  акта ревизии должна состоять из разделов в соответствии с вопросами, указанными в программе ревизии. В описательной части акта ревизии могут быть выделены следующие разделы (построение этой части строго не регламентируется):

- Денежные средства, кассовые и банковские операции. Расчетные и кредитные операции.

- Производство и реализация  продукции. 

- Основные средства.

- Товарно-материальные  ценности.

- Труд и заработная  плата.

- Затраты производства  и себестоимость. 

- Прибыль, фонды и  резервы. 

- Инвестиции.

- Бухгалтерский учет, отчетность и внутрихозяйственный  контроль.

 

- Выполнение решений  по результатам предыдущей ревизии.

- Приложения к акту.

 В акт ревизии  должны включаться всесторонне  проверенные и документально  обоснованные факты нарушений,  злоупотреблений, бесхозяйственности, порчи и недостач, излишнего списания  материальных ценностей и т.д.  Все записи в акте должны быть бесспорными, точными и неопровержимыми.

 В акте ревизии  не должна даваться правовая  и морально-этическая оценка действий  должностных и материально ответственных  лиц ревизуемой организации квалифицировать  их поступки, намерения и цели (в частности «расхитил денежные средства», «присвоил государственное имущество»).

 Вскрытые ревизией  факты злоупотреблений, незаконного  расходования средств и другие  нарушения, включенные в акт  ревизии, должны подтверждаться  подлинными документами, копиями документов и бухгалтерских записей, промежуточными актами, справками, расчетами, ведомостями, объяснениями и т.д. При изъятии подлинных документов на место изъятого помещают копию с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинника или изъятые подлинные документы оформляют описью, подписанной ревизором и главным бухгалтером ревизуемого предприятия. Подлинные документы прилагаются к акту ревизии в тех случаях, когда они являются и средством преступления и доказательством совершенного злоупотребления. Прежде всего к таким документам будут относиться подложные документы, содержащие материальный и интеллектуальный подлог, сохранность которых на ревизуемом предприятии вызывает опасение.

Выявленные факты однородных массовых нарушений (например, по результатам проверки авансовых отчетов подотчетных лиц и т.п.) группируются в ведомостях, прилагаемых к акту ревизии, а в акте приводятся только итоговые данные и содержание этих нарушений со ссылкой на соответствующее приложение. В этих случаях в прилагаемом к акту ревизии перечне нарушений указываются: проверяемый период, дата и номер документа, наименование нарушенного законоположения, содержание нарушения, фамилия, инициалы и должность виновного лица, сумма ущерба.

 Промежуточные акты  необходимы в тех случаях, когда факты, установленные в момент проверки, не могут быть подтверждены документами. Их составляют по результатам инвентаризации кассы, материальных ценностей, готовой продукции, основных средств, состояния расчетов и по другим операциям. Промежуточные акты подписываются членами ревизионной группы и должностными лицами. В основном акте кратко излагается сущность нарушений, отмеченных в промежуточных актах, и делается ссылка на них.

 Объем акта ревизии  не ограничивается, но ревизующие  должны стремиться к разумной краткости изложения при обстоятельном отражении в нем ясных и полных ответов на все вопросы программы ревизии.

 

 Материалы каждой  ревизии представляются руководителю  ревизионного органа в срок  не позднее 3 рабочих дней после  подписания его в ревизуемой организации. На последней странице акта ревизии руководителем контрольно-ревизионного органа либо уполномоченным им на то лицом делается отметка: «Материалы ревизии приняты», указывается дата и им подписывается[3 с.101].

 Материалы каждой  ревизии в делопроизводстве контрольно-ревизионного органа должны составлять отдельное дело с соответствующим индексом, номером, наименованием и количеством томов этого дела.

Эффективность ревизии  зависит не только от качества ее проведения, но и от организации контроля за выполнением решения, принятого по ее результатам.

 В практической  работе применяются различные способы контроля за выполнением решения по результатам ревизии. К ним относятся:

- получение письменных  отчетов о выполнении предложений  по итогам ревизии или оперативной информации посредством технических средств связи (телефона, телефакса);

- проверка выполнения  решения, принятого по результатам  ревизии, по данным отчетности  и другим материалам, представляемым  в ревизующий орган;

- вызов руководителя  и специалистов организации с отчетом о выполнении решения, принятого по материалам ревизии;

- проверка на месте,  осуществляемая работниками ревизующей  организации;

- проверка в ходе  следующей ревизии и отражение  ее результатов в основном  акте ревизии.

 Особому контролю следует подвергать ход рассмотрения переданных в судебно-следственные органы дел, для чего практикуется взаимная сверка дел, при необходимости, представляются дополнительные материалы, помогающие ускорить рассмотрение представленных материалов.

Формы реагирования контролирующих органов и организаций на выявленные нарушения в результате ревизии  весьма многообразны. Они включают в себя полномочия, направленные на:

- пресечение выявленных  нарушений;

- устранение причиненного  ими вреда; 

- восстановление установленного порядка и условий деятельности;

- привлечение нарушителей  к ответственности - дисциплинарной, административной, гражданско-правовой, уголовно-правовой;

- устранение причин  и обстоятельств, способствующих  нарушениям.

 

 

 

 

 

 

2. Проверка наличия основных средств и операций по поступлению и выбытию основных средств

 

В качестве информационного  обеспечения выступают первичные  документы по поступлению и выбытию  основных средств, журнал-ордер 13, инвентарные  карточки, оперативная статистическая отчетность о наличии и движении основных средств, техническая документация, результаты инвентаризации основных средств, калькуляционные расчеты на ремонт, реконструкцию объектов основных средств, ведомости по переоценке основных средств.

Главными задачами ревизии и аудита сохранности, учета и использования основных средств проверяемой организации являются:

• Обеспечение контроля за наличием, сохранностью и техническим  состоянием основных средств;

• Правильность отнесения  объекта к основным средствам, их группировка по классификационным признакам;

• Правильность оценки основных средств в бухгалтерском учете;

• Правильность оформления и отражения в учете операций по поступлению и выбытию основных средств;

• Правильность начисления и отражения в учете амортизации основных средств;

• Выполнение плана ремонтов, их своевременность и качество;

• Правильность отражения данных о наличии и движении основных средств в бухгалтерской отчетности[3 с.147].

Проверка начинается с контроля за состоянием хранения основных средств на складах, а также сохранности основных средств в местах их эксплуатации. С этой целью можно провести контрольную инвентаризацию объектов основных средств, оформив ее актом.

Затем изучается целесообразность и необходимость приобретения отдельных объектов основных средств. Проверка основных средств представляет собой трудоемкий и последовательный процесс, эффективность которого зависит от наличия в проверяемой организации действенного внутреннего контроля за обеспечением сохранности основных средств.

Необходимо установить формы текущего контроля за организацией хранения основных средств, установив  наличие заключенных договоров  с работниками о материальной ответственности. Следовательно, проверяется  созданы ли условия для обеспечения  сохранности основных средств. Затем проверяется наличие всех инвентарных карточек и их сопоставляют с данными описи инвентарных карточек.

Затем на основании технической  документации, характеристик объектов проверяется правильность отнесения  основных средств к той или  иной классификационной группе, поскольку от этого зависит правильность начисления амортизации основных средств.