Понятие, классификация и оценка основных средств

   - наименование документа (формы), код формы;

   - дату составления;

   - содержание хозяйственной операции;

   - измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

   - наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

     В зависимости от характера операции, требования нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

     Для организации первичного учета в организации следует определить круг лиц, имеющих право на составление первичных документов. Для определения круга лиц, имеющих право на составление первичных документов, используют должностные инструкции¹³ и сложившуюся технологию обработки документации в бухгалтерии организации.

     Первичные документы по учету денежных средств могут подписываться только руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, которым приказом предоставлены такие полномочия. В денежных документах не допускаются исправления, подчитки, помарки. Такой документ считается недействительным и не подлежит исполнению. Для других документов таких строгих ограничений не установлено.

     Но любые исправления должны быть заверены лицами, ответственными за составление конкретного документа с указанием конкретной даты внесения исправлений.

     Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.

     Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

     В отдельных случаях, при наличии соответствующих технических средств, допускается создавать первичные документы на машиночитаемых носителях информации. При этом должны соблюдаться руководящие указания о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники, общеотраслевых  руководящих  методических  материалов  по созданию  и  внедрению  автоматизированного  бухгалтерского учета в составе АСУ (автоматизированная система управления)¹⁴ предприятий, учреждений и других нормативных актов.

Первичные документы для придания им юридической  силы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

   - наименование документа (формы), код формы;

   - дату составления;

   - содержание хозяйственной операции;

   - измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);

   - наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

     В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес предприятия, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

     В условиях автоматизации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

    Записи в первичных документах должны производиться чернилами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

     Запрещается использовать для записей простой карандаш.

     Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

     В организации руководителем утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

     Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

     Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются нормативными актами.

      Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

      Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр.

      Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).

     Для систематизации однородных хозяйственных операций используют сводные документы, в которые заносят показатели сгруппированных хозяйственных операций.

     Порядок изъятия документов регламентируется Инструкцией о порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан, утвержденной письмом Министерства финансов РСФСР от 26 июля 1991 г. N 16/176, согласно которой изъятие документов представляет собой административно-правовую меру воздействия, состоящую в принудительном лишении министерств, ведомств, учреждений, организаций, предприятий вне зависимости от организационно-правовой формы и основанных на любых формах собственности возможности пользоваться и распоряжаться указанными документами.¹⁵

     В объем и состав документов, подлежащих изъятию у предприятий, учреждений, организаций и граждан, включаются: первичные документы, денежные документы, планы, сметы, декларации и иные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и других обязательных платежей в бюджет, а также другие справочные материалы и расчеты, за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, определенную в установленном законодательством порядке.

     Изъятие документов у предприятий, учреждений, организаций и граждан производится на основании письменного мотивированного постановления должностного лица Государственной налоговой инспекции, которое производит проверку. Постановление о производстве изъятия оформляется на бланке установленной формы.

      Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц предприятия, учреждения, организации и граждан, у которых производится изъятие документов, при этом они имеют право делать заявления по поводу этих действий, подлежащие занесению в Протокол изъятия.

      Перед производством изъятия документов должностное лицо Государственной налоговой инспекции определяет перечень необходимых документов, подлежащих изъятию, и устанавливает место их нахождения или хранения.

      При производстве изъятия документов должностным лицом Государственной налоговой инспекции предъявляется руководителям предприятия, учреждения, организации и гражданам Постановление о производстве изъятия документов, а в случаях отказа в их добровольной выдаче документы изымаются должностным лицом Государственной налоговой инспекции с участием представителей органов внутренних дел.

      Должностным лицом Государственной налоговой инспекции, производящим изъятие документов, одновременно составляется специальная опись изъятых документов и производится фиксация их содержания, а в необходимых случаях оформляются копии изъятых документов, о чем указывается в Протоколе изъятия, который составляется по установленной форме.

     В случае пропажи или гибели документов на предприятии, учреждении и организации по предложению должностного лица Государственной налоговой инспекции, производящего изъятие документов, руководитель предприятия, учреждения, организации приказом (письменным или устным распоряжением) назначает комиссию по расследованию причины пропажи или гибели документов, а гражданин представляет органам налоговой инспекции письменное объяснение причин гибели или пропажи документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии должностным лицом Государственной налоговой инспекции, производящим изъятие документов, приглашаются представители охраны и государственного пожарного надзора системы органов внутренних дел. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителями предприятия, учреждения, организации.

     Копия акта должна быть представлена должностному лицу налоговой инспекции, производящему изъятие документов.

     Если руководитель предприятия, учреждения, организации и гражданин откажется от подписания Протокола изъятия, должностное лицо налоговой инспекции, производящее изъятие документов, об этом делает отметку в Протоколе изъятия, при этом отказавшимся от подписи должностным лицам и гражданам предоставляется право дать письменное объяснение о причинах отказа, которое заносится в Протокол изъятия.

      В заключительной части Протокола изъятия указывается, что изъятые документы упакованы и переданы в полном объеме должностному лицу Государственной налоговой инспекции, производящему изъятие документов.

Изъятые документы передаются на хранение в  Государственную налоговую инспекцию  и хранятся в спецчасти до принятия решения руководителем Государственной налоговой инспекции о их осмотре, проверке и исследовании. При отсутствии злоупотреблений изъятые документы возвращаются предприятиям, учреждениям, организациям и гражданам с росписью в получении документов или заказной корреспонденцией по почте. В случаях обнаружения злоупотреблений для проведения бухгалтерской или специальной экспертизы изъятые документы у предприятий, учреждений, организаций и граждан по решению руководителей Государственной налоговой инспекции передаются в следственные органы, о возврате документов решение принимают следственные органы, о чем также сообщается письменно Государственной налоговой инспекции и руководителям предприятий, учреждений, организаций и гражданам.

      При возбуждении уголовного дела выемка документа осуществляется в соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Российской Федерации. В случае необходимости изъятия определенных предметов и документов, имеющих значение для дела, и если точно известно, где и у кого они находятся, следователь производит выемку.

      Выемка производится по мотивированному постановлению следователя. Следователь, имея достаточные основания полагать, что в каком-либо помещении или ином месте или у какого-либо лица находятся документы, могущие иметь значение для дела, производит обыск для их отыскания и изъятия.

      Обыск производится по мотивированному постановлению следователя и только с санкции прокурора. Санкционирование обыска производится прокурором или его заместителем. В случаях, не терпящих отлагательства, обыск может быть произведен без санкции прокурора, но с последующим сообщением прокурору в суточный срок о произведенном обыске.

      Выемки или обыски в помещениях, занятых предприятиями, учреждениями, организациями, производятся в присутствии представителя данного предприятия, учреждения, организации.

     Лицам, у которых производится выемка или обыск, понятым, представителям должно быть разъяснено их право присутствовать при всех действиях следователя и делать заявления по поводу этих действий, подлежащие занесению в протокол.

     При производстве выемки после предъявления постановления следователь предлагает выдать предметы или документы, подлежащие изъятию, а в случае отказа в этом производит выемку принудительно.