Понятие и классификация запасов

При использовании способа  ФИФО партионный учет нужен, поскольку себестоимость поставки — это свойство партии. Партия выбирается по дате документа, образующего партию.

По   учету   движения   материальных   запасов   разработаны   типовые межведомственные документы, своевременная выписка  и  правильное  оформление которых позволяет организовать надлежащий учет и контроль за сохранностью  и правильным использованием этих запасов. Главный бухгалтер субъекта  обязан организовать  правильный  документооборот,  применение  типовых документов, разработать и довести до всех исполнителей графики их составления,  проверки и приема. В деле  рациональной  организации учета большое значение  имеют разработка и доведение до всех лиц, связанных с хранением и учетом  запасов, номенклатуры-ценника. В нем сгруппированы в определенной  последовательности все материальные  запасы,  находящиеся у субъекта.  В зависимости от  их физических свойств и экономического  назначения  группировка  проводится  по группам,  подгруппам,  видам  и  размерам  материальных  запасов.  В  основу построения учетных номенклатур положена классификация  материальных  запасов и их учет на соответствующих счетах подраздела 1300 " Запасы".

Все операции, связанные  с движением  материальных  запасов,  оформляют документами, которые  выписываются  в  минимальном  количестве  экземпляров.

Поступающие  документы   (счета-фактуры,   платежные   требования-поручения, товарно-транспортные  накладные),  связанные   с   получением   материальных запасов,  передают  в  отдел  снабжения  или  в  бухгалтерию  (на  небольших  предприятиях)  для  проверки  и  акцепта  (приема  к   оплате).   Здесь   их регистрируют  в  Журнале  учета  поступающих  грузов  (ф.  №  М-1),  который предназначен для контроля за поступлением и оприходованием запасов,  а также для оперативного контроля за сроками оплаты счетов или отказа от акцепта.

По учету движения материалов применяются следующие типовые  документы.

 Доверенность (ф. № М-2 или ф.  №  М-2а).  Применяется для оформления права должностного  лица  выступать в качестве  доверенного субъекта  при получении материальных запасов. Доверенность оформляет бухгалтерия и выдает под расписку  получателю.  Форму № М-2а применяют субъекты,  у которых получение материальных ценностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном Журнале учета выданных доверенностей (ф. № М-З).

Журнал учета  выданных  доверенностей  (ф.  №  М-3).  Применяется для регистрации  выданных  доверенностей  и  расписки  о   их   получении.   При использовании доверенности (ф.  №  М-2)  данные  о  их  выдаче  и получении фиксируют в корешке доверенности.  В этом  случае  Журнал  учета выданных доверенностей не ведется.

Приходный ордер (ф. № М-4). Применяется для учета запасов,  поступающих на субъекты  от  поставщиков или из  переработки.  Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо  в день  поступления запасов на склад.

Акт о приемке  материалов  (ф.  №  М-7).  Применяется для оформления приемки  запасов,  имеющих  количественное  и  качественное  расхождение   с данными сопроводительных  документов  поставщиков;  составляется  также  при приемке материалов, поступающих без документов.

Акт о  приемке  материалов  в  двух  экземплярах  составляет  приемная

комиссия  с  обязательным  участием  материально   ответственного   лица   и представителя отправителя (поставщика) или представителя  незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (товарно-транспортных накладных, спецификаций и  т.д.)  передают:  один  экземпляр  в бухгалтерию  для  учета  движения  материальных  запасов,  другой  -  отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма  поставщику.

 Акт  о   недостачах  и  потерях  материальных  ценностей   в   процессе заготовления, хранения в производстве (ф.  №  М-7а). Применяется в случае выявления потерь материальных запасов, находящихся в процессе  заготовления, хранения  или производства,  по  которым нормы   естественной   убыли   не установлены.  Оформленный документ  является  основанием  для списания   с подразделений,  ответственных за  сохранность запасов,  и возмещения   их стоимости за счет виновных  лиц.  Документ  прилагается к Акту  о приемке материалов (ф. № М-7).  Заполняется в двух  экземплярах и подписывается комиссией и виновными лицами: первый экземпляр направляется  в бухгалтерию, второй - остается в подразделении.

Акт о потерях  материалов в пределах норм естественной убыли (ф.  №  М-7б). Применяется для оформления выявленных потерь запасов  в  пределах  норм естественной убыли при их поступлении на склады субъекта от поставщиков  или из  переработки,  на   которые   установлены   нормы   естественной   убыли.

Оформленный акт  служит приложением  к  приходному  ордеру  (ф.  №  М-4)  при оформлении приемки запасов. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах:  первый  экземпляр направляется  в бухгалтерию   и   является основанием для списания с материально ответственных лиц потерь  запасов. Второй экземпляр остается на складе.

Акт о порче, бое, ломе материалов (товаров) (ф. №  М-7в).  Применяется для учета запасов  (товаров),  подлежащих  уценке  или  списанию  вследствие допущенной на предприятии порче, боя,  лома.  Составляется  и подписывается комиссией в двух экземплярах. Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания  с материально ответственных лиц потерь запасов. Второй экземпляр остается в подразделении.

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8). Применяется для оформления  отпуска запасов, систематически потребляемых при изготовлении  продукции,  а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска запасов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных запасов со склада. Лимитно-заборные карты выписываются  отделом снабжения   или   плановым   отделом   на   одно   наименование   материалов (номенклатурных номеров)  в двух  экземплярах.  Один  экземпляр до  начала месяца передается цеху (участку) - потребителю запасов, второй - складу  или кладовой  цеха  (участка).  Отпуск  запасов в производство  осуществляется складом при предъявлении  представителем  цеха  своего  экземпляра  лимитно- заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату  и количество отпущенных запасов, после чего выводит остаток лимита.  В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик,  а в лимитно-заборной  карте склада - представитель цеха (участка). Для сокращения  количества  первичных документов,  где   это   целесообразно,   рекомендуется   оформлять   отпуск материалов, непосредственно в карточках учета  материалов  (ф.  №  М-17).  В этом случае расходные документы на отпуск запасов  не  оформляются,  а  сама операция производится на  основании  лимитных  карт,  выписываемых  в  одном экземпляре и не имеющих значения  бухгалтерских  документов.  Лимит  отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при  получении  запасов расписывается непосредственно в карточках учета  материалов,  а  в  лимитно- заборной карте расписывается кладовщик. По  лимитно-заборной  карте ведется также учет запасов, не использованных в производстве  (возврат).  При этом никаких дополнительных документов не составляется. Сверхлимитный отпуск и замена одних видов запасов другими допускается только по разрешению руководителя субъекта или лиц на  то  уполномоченных. Сверхлимитный отпуск на производство  и замену  запасов следует оформлять выпиской  специального  Акта-требования  (ф.  № М-10).   Изменение   лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления.

Отпуск материальных запасов  производится с тех складов,  которые  обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной  карте дату и количество отпущенных запасов, после чего  выводится остаток лимита  по каждому номенклатурному номеру.  Сдача складом лимитно-заборных  карт  в бухгалтерию производится после использования лимита. Бланк лимитно-заборной карты с частично заполненными реквизитами может быть  оформлен  с помощью средств компьютерной техники.

      Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материала  (ф.  №  М-10). Применяется для учета отпуска запасов сверх установленного  лимита  или при их  замене;  является  основанием  для списания  запасов со   склада.

Выписывается в  двух  экземплярах:  один  экземпляр  для  получателя  (цеха,участка), второй -для склада. Кладовщик отмечает в обоих  экземплярах  акта дату и количество отпущенных запасов, после чего  выводит  остаток.  В  акте получателя (цеха, участка) расписывается заведующий складом  (кладовщик);  в акте склада - представитель получателя (цеха, участка).

      Сдача актов-требований  в  бухгалтерию  или  на  обработку  средствами компьютерной техники производится после выдачи  всего  количества  требуемых запасов. Сверхлимитный  отпуск  запасов  и  замена  их  другими  допускается только  по  разрешению   руководителя   субъекта   или   лиц,   на   то   им уполномоченных, и после согласования с соответствующими отделами субъекта.  

  Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. № М-5а). Применяется для учета движения  запасов внутри  субъекта  и их отпуска хозяйствам  своего  предприятия,  расположенным за  пределами его территории,  а   также   сторонним   организациям.   Выписывается   в   двух экземплярах. В случае отпуска материалов хозяйствам своего предприятия один экземпляр передается получателю (цеху, участку), второй  -  складу,  который затем сдается в бухгалтерию.  При   внутреннем   перемещении   накладную- требование  составляет  материально ответственное   лицо   склада   (цеха), сдающего ценности. Один экземпляр служит сдающему складу  (цеху)  основанием для списания  ценностей,  а второй  -  принимающему  складу   (цеху)   для оприходования ценностей. В случае отпуска материальных ценностей хозяйствам своего  предприятия,  расположенным за  пределами   его   территории,   или сторонним организациям   накладную-требование   выписывают   на   основании договоров, нарядов и других  соответствующих  документов.  Первый  экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов,  второй  -  получателю материалов.  При  отпуске   материалов   самовывозом   накладную-требование, подписанную  получателем,  кладовщик  передает  в  бухгалтерию  для  выписки расчетно-платежных  документов,  если  запасы  отпускались   с   последующей оплатой.

Акт об оприходовании  материальных ценностей, полученных при  разработке и демонтаже зданий и  сооружений (ф. № М-35)  -  применяется для оформления оприхода материальных запасов, полученных при разработке и демонтаже зданий и сооружений,  пригодных для использования при производстве  работ.  Акт составляется в трех  экземплярах комиссией,  состоящей из  представителей заказчика и подрядчика. Первый и второй  экземпляры  остаются  у  заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик,  в  свою  очередь,  первый  экземпляр  акта прилагает к предъявленному счету-фактуре для оплаты подрядчику.

1.4. Бухгалтерский  учет движения производственных  запасов

Учет производственных запасов  ведется в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" (ПБУ 5/98) и другими документами.

Жизненный цикл производственных запасов в организации составляют следующие этапы: поступление —  выдача в производство — возврат из производства. В соответствии с циклом в учете производственных запасов выделяются следующие группы учетных операций: учет поступления; учет отпуска материальных ценностей в производство и возврат из него.

Бухгалтерский учет товарно-материальных запасов занимает важное место в  системе промежуточного финансового  учета на предприятии. Он формирует  информацию обратной связи о показателях, характеризующих фактическое состояние  и качественные показатели использования  товарно-материальных запасов. Все  это способствует улучшению ресурсосбережения  на предприятии.

Запасы (сырье, материалы, топливо  и т.д.) являются предметами, на которые  направлен труд человека с целью  получения готовой продукции. В  отличие от средств труда, сохраняющих  в производственном процессе свою форму и переносящих стоимость на продукт постепенно, предметы труда потребляются целиком и полностью переносят свою стоимость на этот продукт и заменяются после каждого производственного цикла. В промышленности постепенно увеличивается потребление товарно-материальных запасов в производстве. Это обуславливается расширением производства, значительным удельным весом материальных затрат в себестоимости продукции и ростом цен на ресурсы.

Основные операции с товарно-материальными  запасами и последовательность их отражения  в учете представлены в таблице 1.

Таблица 1.Основные операции с товарно-материальными запасами и последовательность их отражения  в учете.

Операции с ТМЗ Последовательность отражения операций

1. Приобретение Стоимость приобретенных за наличные средства или в кредит ТМЗ отражается по дебету счетов отдельных видов товарно-материальных запасов и дебету контрольного счета всех товарно-материальных запасов (при непрерывной системе учета ТМЗ) или по дебету счета закупок (при периодическом учете товарно-материальных запасов).

При этом счет наличных средств  или кредиторской задолженности  кредитуется на сумму стоимости  приобретенных товарно-материальных запасов

2. Расходование в производственных  целях По мере использования товарно-материальных запасов в процессе производства их стоимость переносится со счетов товарно-материальных запасов сырья на счет товарно-материальных запасов в незавершенном производстве. При этом счета отдельных видов товарно-материальных запасов кредитуются, а счет незавершенного производства дебетуется