Первичные учетные документы и вопросы документооборота

    Изъятые документы перечисляются  в протоколе либо в прилагаемых   к  нему описях с точным указанием наименования и количества.

    Протокол прочитывается всеми  лицами, участвовавшими  в  его   проведении или присутствовавшими при  нем.  Указанные  лица  вправе  делать  замечания, подлежащие внесению в протокол или приобщению к делу.

    Протокол подписывается составившим  его  должностным  лицом  налогового органа, а также всеми лицами, участвовавшими  в  производстве  действия  или присутствовавшими при его проведении.

    В  тех  случаях,   когда   для   проведения   контрольных   мероприятий недостаточно  выемки  копий  документов  налогоплательщиков  и  у  налоговых органов есть  достаточные  основания  полагать,  что  подлинники  документов будут  уничтожены,  сокрыты,  исправлены  или  заменены,  должностное   лицо налогового органа вправе  изъять  подлинные  документы.  При  изъятии  таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются  должностным  лицом налогового органа с указанием на них основания и даты изъятия, и  помещаются на место изъятого подлинного документа.  При невозможности изготовить  или передать изготовленные копии одновременно с  изъятием  документов  налоговый орган передает их лицу, у которого документы были  изъяты,  в  течение  пяти дней после изъятия.

    Копия  акта  или  протокола   с  описью  изъятых  документов   вручается

должностным лицам предприятия под роспись.

    Не допускается производство  выемки  документов  и  предметов   в  ночное

время.

    Меры, которые необходимо предпринять  в связи  с  утерей  (пропажей  или

гибелью)   первичных   бухгалтерских   документов,   указаны   в:

• Положении  "О  документах  и  документообороте  в  бухгалтерском

учете", утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 № 105;

• Инструкции "О порядке изъятия должностным лицом  государственной налоговой инспекции документов,  свидетельствующих  о  сокрытии  (занижении) прибыли  (дохода)  или  сокрытии  иных  объектов   от   налогообложения,   у предприятий,  учреждений,  организаций  и  граждан",  утвержденной   Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 № 16/176.

    В  случае  пропажи  или гибели   первичных   документов   руководитель

предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию  причин пропажи, гибели.

    В необходимых  случаях   для  участия  в  работе  комиссии  приглашаются представители следственных  органов,  охраны  и  государственного  пожарного надзора.

    Результаты работы  комиссии  оформляются  актом,  который   утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта  направляется  вышестоящей организации. 

2.3.  Документооборот первичных документов в организациях различной формы собственности. 

Для ведения бухгалтерского учета все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Оправдательные документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

Поступившие в бухгалтерию первичные учетные документы обязательно подвергаются проверке как по форме (полнота и правильность оформления первичных учетных документов, заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документируемых операций, логическая увязка отдельных показателей).

Первичные учетные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи и их расшифровки (включая случаи составления документов с применением средств автоматизации и передачи их в системах телекоммуникаций).

В зависимости от технологии обработки учетной информации в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (коды, контрольные отметки и т.п.), не нарушающие требований нормативных правовых актов и методических документов по бухгалтерскому учету.

За достоверность содержащихся в документах данных, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут ответственность лица, создавшие и подписавшие эти документы.

В документах на приобретение материальных ценностей должна быть расписка материально ответственного лица в получении этих ценностей, а в документах, подтверждающих факт выполнения работы, - подписи о принятии результата работы ответственными (уполномоченными) лицами.

Записи в первичных учетных документах производятся способом, обеспечивающим сохранность записей: чернилами, пастой шариковой ручки, при помощи пишущих машин и средств автоматизации. Свободные строки в первичных учетных документах прочеркиваются.

В первичных учетных документах (как в текстовой части, так и цифровых данных) подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Исправление ошибки в первичном учетном документе должно быть оговорено надписью: "Исправлено" и подтверждено подписями лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления;

в кассовых и банковских документах исправления  не допускаются.

Как установлено  п. 4.4 указания Банка России от 16 января 2004 г. N 1375-У (ред. от 12.11.2009) "О правилах составления и представления отчетности кредитными организациями в Центральный банк Российской Федерации", все отчетные данные, представляемые кредитными организациями в Банк России, должны быть сформированы на основе первичных учетных документов, а также иных документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации и нормативными актами Банка России.

Согласно  п. 1.3 Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях (в ред. Указаний ЦБ РФ от 08.11.2010 N 2514-У, с изм., внесенными Указанием ЦБ РФ от 29.12.2010 N 2553-У), расположенных на территории Российской Федерации, подлежат обязательному утверждению руководителем кредитной организации формы первичных учетных документов, применяемых для оформления операций, включая формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, по которым не предусмотрены в альбомах Госкомстата России типовые формы первичных учетных документов.

В пункте 1.4 Порядка учета основных средств, нематериальных активов, материальных запасов (приложение 10 к Правилам ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации) воспроизведены положения п. 1 комментируемой статьи, а также установлено, что оформление первичных документов производится в соответствии с требованиями Федерального закона "О бухгалтерском учете".

Центральным банком РФ утверждено Положение от 3 октября 2002 г. N 2-П "О безналичных  расчетах в Российской Федерации" (в ред. Указаний ЦБ РФ от от 22.01.2008 N 1964-У), в котором наряду с прочим определены форматы, порядок заполнения и оформления используемых расчетных документов. Так, в приложениях к названному Положению приведены следующие формы:

N 0401060 - платежное поручение;

N 0401063 - аккредитив;

N 0401061 - платежное требование;

N 0401071 - инкассовое поручение;

N 0401066 - платежный ордер;

N 0401065 - реестр счетов;

N 0401014 - реестр переданных на инкассо  расчетных документов;

N 0401004 - заявление об акцепте, отказе  от акцепта.  
 
 
 

2.4. Особенности и сроки хранения первичных документов. 

      Порядок хранения первичных документов и учетных регистров регламентирован статьей 17 Закона о бухгалтерского учете (в ред. Федерального закона от от 28.09.2010 N 243-ФЗ).

      Так, организации обязаны хранить  первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую  отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

      Ответственность за организацию хранения учетных  документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

      Неиспользуемые  в работе первичные документы, учетные  регистры, бухгалтерские (и налоговые) отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.

      Документы должны храниться в закрывающемся помещении в специально предназначенных для этого шкафах или сейфах, исключающих возможность их пропажи или порчи.

      Перед передачей в архив первичные  документы, относящиеся к определенному  учетному регистру, комплектуются в  хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива, которая содержит:

• наименование учетного регистра, к которому относятся данные первичные документы;
• период, за который скомплектованы документы;
• перечень скомплектованных первичных документов;
• дату комплектации и передачи документов в архив;
• подпись ответственного лица.

      Срок  хранения первичных документов, учетных  регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов и балансов в архиве предприятия  определяется согласно Перечню типовых  документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденного Главным архивным управлением при Совмине СССР 15 августа 1988 г. (с изм., внесенными Указаниями, утв. Росархивом 06.10.2000) При этом, как уже отмечалось ранее, срок хранения бухгалтерских документов не может быть ниже пяти лет.

      Срок  хранения первичных документов может  быть указан в графике документооборота. Однако, поскольку он определен законодательно, достаточно предусмотреть в учетной политике по бухгалтерскому учету порядок сдачи документов в архив организации.

      Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских (налоговых) отчетов  и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный  бухгалтер предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Глава 3. Рекомендации по совершенствованию системы организации первичного учёта на предприятии. 

     В целях совершенствования системы  организации первичного учёта на предприятии любой формы собственности  можно дать следующие рекомендации:

• определить ответственного за составление графиков документооборота лиц и поручить им своевременное доведение данных графиков до исполнителей. Таким образом, будет решено сразу несколько проблем: графики будут доводиться до исполнителей единовременно (путём массовой рассылки), выполнение графиков будет проще отследить (один человек аккумулирует информацию лучше, чем несколько), общий график получить от одного человека быстрее, чем собирать их с нескольких руководителей подразделений. Как правило, на больших предприятиях данную функцию оставляют на начальником административного отдела либо администратором;
• разработать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение/неисполнение сотрудниками организации обязанностей по правильному оформлению первичных учётных документов (в особенности это относится к работникам складских служб, ответственных за точность данных в накладных);
• установить сроки проведения контрольных мероприятий по выявлению недочётов в первичных документов (обязательным в таком случае является создание регистрационных журналов, данные которых будут сравниваться с данными зарегистрированных в них документах);
• во избежание ситуаций, когда одинаковые формы документов имеют большие зрительные различия (что, безусловно, затрудняет их чтение), использовать на предприятии только унифицированные формы документации;
• в уже разработанные инструкции сотрудников, в которых указаны их должностные обязанности (например, должностные инструкции), дополнительно внести сведения о порядке, сроках сбора и регистрации первичных данных;
• периодически осуществлять внутренний контроль за соблюдением требований законодательства в части оформления первичной учётной документации;
• определить ответственного за обучение работников правилам ведения первичной документации, к которому сотрудники организации смогут обращаться в случае возникновения вопросов о правильности работы с документами;
• разработать программу предотвращения попадания на предприятие первичной документации с ошибками и нарушениями из сторонних организаций. В её основе должны лежать принципы, по которым менеджеры организации будут требовать от других фирм (поставщиков, покупателей, банков, государственных органов) предоставлять документацию только по установленным формам.