Первичные учетные документы и вопросы документооборота

     График  документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня работ (создание, проверка и обработка документов), выполняемых каждым подразделением организации, а также, всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

     Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Каждому исполнителю вручается выписка из графика документооборота, где перечисляются документы, относящиеся к сфере его деятельности, сроки их представления и подразделения организации, в которые они представляются.

     Правильное  составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

     С учетом назначения и среды обращения  документов можно весьма условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов — в их число входят также те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату (Рис. 2.1). 

Рисунок 2.1. Документооборот предприятия.

В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.

     Порядок движения документов в организации  вторичен по отношению к структуре  организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.

     Для каждого документа в бухгалтерском  учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

1) составление  документа в момент совершения  хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача  документа в бухгалтерию, где  контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;

3) проверка  принятых документов бухгалтером.  Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

4) обработка  документа в бухгалтерии:

• таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

• группировка  — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ  и расход ТМЦ);

• котировка  — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача  документов в архив на хранение  после составления по ним учетных регистров.

     Требования  главного бухгалтера к порядку оформления операции и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации.

Пунктом 3 статьи 9 закона «О бухгалтерском учёте» установлено, что перечень лиц, имеющих  право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

     Согласно  п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности оформления которых определяются отдельными указаниями Минфина России).

     Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. 
 

2.2. Проверка, исправление ошибок и порядок изъятия первичных документов. 

    Проверка  первичных  документов  -  контроль,  проводимый  на   предмет

соответствия  документа установленным правилам.

    Первичные документы, поступающие  в бухгалтерию,  подлежат  обязательной проверке:

• по форме (полнота и правильность оформления документа,  заполнение

реквизитов);

• арифметически (подсчет сумм);
• по содержанию (законность документальных операций).

    При  проверке  по   форме   необходимо   проконтролировать   заполнение

обязательных  реквизитов  документа  -  оформленный   ненадлежащим   образом документ  налоговая   инспекция   может   признать   недействительным.   Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть  заполнены  с  учетом требований  по   их   заполнению,   содержать   необходимые   подписи   лиц, ответственных за составление документа, и их  расшифровки,  а  также  печать организации,  если   это   предусмотрено   бланком   формы   и   действующим законодательством.   При   этом   необходимо   учитывать,   что   в    целях налогообложения первичными документами являются не только накладные,  счета-фактуры,  платежные  поручения,   но   и   договоры,   акты   сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

    Приемка и  проверка  отдельных   первичных  документов,  используемых  в бухгалтерском учете,  могут  быть  поручены  вычислительной  установке.  Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя  предприятия, учреждения выделяются работники, которые  осуществляют  приемку  и  проверку первичных документов, используемых  в  бухгалтерском  учете,  под  контролем главного бухгалтера. 

   Ошибки, выявленные в результате  проверки, можно разделить на  несколько групп:

• по  причинам   возникновения - небрежность,   бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
• по  месту  возникновения - в  тексте  или   цифрах   первичных документов, при разноске в регистры;
• по значению - локальные ошибки (например, в  дате)  и  транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

    Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и  банковские  документы  не  допускается.  В  остальные  первичные  учетные документы исправления могут вноситься лишь  по  согласованию  с  участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех  же  лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

    Ошибки  в  первичных  документах,  созданных  вручную  (за  исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

• зачеркивается одной тонкой чертой неправильный  текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;
• надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;
• на полях соответствующей строки делается  оговорка  "Исправлено"  за подписью лиц,  подписавших  ранее документ,  либо  подтверждается  подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

    В тексте и цифровых данных  первичных  документов  и   учетных  регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Если документ составлен в нескольких экземплярах, то  исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

    Типичными ошибками при работе с первичными документами являются:

• использование   форм   первичных   документов,   созданных   на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;
• отсутствие  в  документах  не   являющихся   унифицированными   или специализированными обязательных реквизитов;
• не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;
• наличие подчисток и помарок в документах;
• нарушение правила исправления ошибок в документах;
• исправления в кассовых документах;
• записи простым карандашом;
• отсутствие прочерков в свободных строках;
• отсутствие штампа или записи "Оплачено" с указанием  даты  (числа, месяца, года) в документах, прилагаемых к  приходным  и  расходным  кассовым ордерам;
• арифметические ошибки при таксировке документов.

    Первичные учетные документы  могут быть изъяты только органами  дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми  инспекциями  и налоговой  полицией  по  делам,  находящимся  у  них  на  рассмотрении,   на основании их постановлений в  соответствии  с  законодательством  Российской Федерации.

    Изъятие  документов  производится  в   соответствии   с   требованиями, изложенными в "Налоговом кодексе Российской  Федерации  (часть  первая)" ст. 94  от 31.07.98 № 146-ФЗ (в ред. Фед. Закона от 31.07.1998 N 147-ФЗ (ред. 09.07.2002)). Выемка документов у предприятий производится на  основании  письменного мотивированного постановления должностного  лица  Государственной  налоговой инспекции, которое должно быть утверждено руководителем  (его  заместителем) налогового органа.

    Должностное  лицо  налогового  органа   предъявляет   постановление   о производстве  выемки  и  разъясняет  присутствующим   лицам   их   права   и

обязанности. Выемка документов производится в присутствии  понятых и  лиц,  у которых производится выемка документов,  а  также,  в  необходимых  случаях, приглашается специалист.

    Представитель   налогового   органа   предлагает   лицу,   у   которого производится выемка документов, добровольно выдать их,  а  в  случае  отказа производит выемку принудительно.

    Не подлежат изъятию  документы   и  предметы,  не  имеющие   отношения  к предмету налоговой проверки.

    При изъятии документов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных ст.99 Налогового Кодекса.

    В протоколе указываются:

• его наименование; место и дата производства конкретного  действия;
• время начала и окончания действия;
• должность, фамилия,  имя,  отчество  лица,  составившего  протокол;
• фамилия,  имя,  отчество  каждого  лица,  участвовавшего  в   действии   или присутствовавшего при его проведении, а в необходимых случаях -  его  адрес, гражданство, сведения о том, владеет ли он русским языком;
• содержание действия, последовательность его проведения;
• выявленные при производстве действия существенные для дела факты и обстоятельства.