Основные понятия и принципы проектирования организационных структур управления

Базой, на которой строится вся управленческая деятельность, служат организационные структуры. Правда, в последнее время появляются публикации, авторы которых утверждают, что талантливый руководитель способен привести свое предприятие (подразделение) к успеху при любой организационной  структуре. Возможно, это и так. Однако не следует забывать, что наряду с талантливыми руководителями есть и менее даровитые.

В простейшем случае под  структурой понимается совокупность элементов  системы и организация взаимосвязей между ними. Так как функциональные элементы во всех системах во многом схожи, то основным критерием отличия структур считают организацию взаимосвязей. Исходя из этого, принято различать линейную, линейно-функциональную, дивизиональную, функциональную и матричную системы [5].

Безусловный приоритет в  России сейчас принадлежит линейно-функциональной структуре, хотя в научных организациях и других творческих коллективах  часто предпочтение отдается матричной  структуре. При этом нередко авторы ссылаются на успешный опыт применения последней в таких компаниях, как IBM, 3М, General Motors, забывая отметить, что далеко не все разделяют их мнение. Большинство специалистов, а также ряд сотрудников указанных фирм склонны рассматривать структуру этих организаций как сетевую или дивизиональную. Более того, некоторые считают, что в настоящее время вообще нет примера успешного использования матричной модели. Следует также подчеркнуть, что в случае построения предприятия по матричной схеме нарушается один из основных организационных принципов - прямоточность прохождения информации по всем инстанциям.

В целом на Западе предпочтение отдается дивизиональной структуре. Так, по оценке некоторых экономистов, из 500 крупнейших зарубежных компаний 95% построены по дивизиональному принципу. При этом практически все эксперты признают неэффективность построения организации по функциональному принципу.

За последнее время  взгляды на организационные структуры  существенно изменились, и в наибольшей степени это коснулось дивизионального принципа.

 

 

3.  Современные тенденции развития и динамика структур управления

 

Определенная организация  наблюдалась еще на стадии индивидуального  труда ремесленника. Она зародилась из многократно повторяющихся производственных функций, выполняемых ремесленником для достижения конечной цели своего труда. Устойчивая реализация производственных функций и образует простейшую форму организации процесса производства, т. е. его первоначальную структуру, существующую еще в скрытом состоянии. Основой этого явления было кооперированное производство, развитие которого привело к выделению функций управления, формирующих организационную структуру [6].

Таким образом, главным фактором формирования организационной структуры  управления производством было разделение труда, появление функции управления. Совместный труд, кооперация рабочей  силы породили новый тип отношений, сложившийся как отношения между  участниками производственного  процесса, между руководителями и  подчиненными.

На стадии машинного производства произошло полное обособление функций  управления. Появились полностью  освобожденные от производственных функций руководители. Возникает  опосредованный контроль с помощью  ведомостей, отчетов, докладов и т. п. Налаживается обратная связь. Все это, и в особенности рост масштабов  производства, способствовало быстрому развитию организационных структур управления.

В рамках этой структуры  протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором  участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным  для того, чтобы все протекающие  в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Отсюда то внимание, которое руководители организаций уделяют принципам и методам построения структур управления, выбору их типов и видов, изучению тенденций изменения и оценкам соответствия задачам организаций [7].

Структурные взаимосвязи  в организациях находятся в центре внимания многих исследователей и руководителей. Для эффективного достижения цели необходимо понимание структуры работ, подразделений  и функциональных единиц. Организация работы и людей во многом влияет на поведение работников. Структурные и поведенческие взаимосвязи, в свою очередь, помогают установить цели организации, ориентированы на их достижение. Вот почему необходимо ознакомиться с разных сторон со структурным подходом, который применяется в различных организациях для обеспечения основных элементов деятельности и взаимосвязей между ними. Структурный подход предполагает использование разделения труда, охвата контролем, децентрализации и департаментализации.

Под структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и  развитие организации как единого  целого. Организационная структура  управления определяется также как  форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим  функциям, направленным на решение  поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций  структура управления представляется в виде системы оптимального распределения  функциональных обязанностей, прав и  ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими  в ее состав органами управления и работающими в них людьми [8].

Вот почему организационную  структуру любой коммерческой фирмы, больницы, банка, правительственного учреждения или органов с любым видом  деятельности следует рассматривать  с разных позиций и с учетом разных критериев. На ее действенность  и эффективность влияют:

1) действительные взаимосвязи,  возникающие между людьми и  их работой. Это отражается  в схемах организационных структур  и в должностных обязанностях;

2) действующая политика  руководства и методы, влияющие  на человеческое поведение;

3) полномочия и функции  работников организации на различных  уровнях управления (низшем, среднем,  высшем).

При умелом сочетании указанных  трех факторов в организации может  быть создана такая рациональная структура, при которой существует реальная и благоприятная возможность  достижения высокого уровня эффективности  производства.

Ключевыми понятиями структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами организационной  структуры управления могут быть как отдельные работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в  которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности.

Отношения между элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято  подразделять на горизонтальные и вертикальные. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми. Вторые - это отношения подчинения. Необходимость в них возникает при иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления, на каждом из которых преследуются свои цели [9].

При двухуровневой структуре  создаются верхние звенья управления (руководство организацией в целом) и низовые звенья (менеджеры, непосредственно  руководящие работой исполнителей). При трех и более уровнях в  структуре формируется так называемый средний слой, который в свою очередь  может состоять из нескольких уровней.

В заключении важно подчеркнуть, что экспериментирование с разработкой  и введением новых структур управления стало характерной чертой последнего десятилетия XX в. В ходе этих экспериментов  нередко используются самые разнообразные  комбинации известных видов и  типов структур, приспосабливаемых  организациями к конкретным условиям их функционирования. Но все же главная тенденция состоит в том, что каждая последующая структура становится более простой и гибкой по сравнению с ранее действовавшими [10].

Глава 2 Анализ деятельности «Государственного Архива Кемеровской  области в г. Новокузнецке» и его совершенствование

 

1. Общая характеристика Государственного Архива Кемеровской области в г. Новокузнецке

 

Архив относится к архивной отрасли, является государственным  учреждением, подведомственным Архивному  управлению Кемеровской области, осуществляющему  координацию и регулирование  деятельности Архива. Учредителем Архива является Архивное управление Кемеровской  области. Архиву были переданы функции  упраздненного Новокузнецкого филиала  Государственного архива Кемеровской  области.

Юридический адрес и местонахождение  юридического лица: г. Новокузнецк,   ул. Куйбышева, 10.

Архив имеет право:

1. Осуществлять деятельность за счет средств областного бюджета в пределах утвержденных бюджетных ассигнований и доведенных лимитов бюджетных обязательств. Заключение и оплата Архивом контрактов, иных договоров, подлежащих исполнению за счет бюджетных средств, производятся в пределах доведенных ему по кодам бюджетной классификации расходов бюджета лимитов бюджетных обязательств и с учетом принятых и неисполненных обязательств в соответствии с Бюджетным Кодексом РФ.
2. Получать  в установленном  порядке  от  государственных 
   организаций - источников комплектования независимо от их ведомственной подчиненности, а также от  негосударственных организаций необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных и межведомственных архивов и  организации документов в делопроизводстве.
3. Иметь своих представителей в экспертных комиссиях  организаций  для решения вопросов сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации.
4. В установленном порядке давать организациям обязательные для 
   исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в    делопроизводстве.    Работники    Архива    для    выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения организаций.
5. По поручению Архивного управления Кемеровской области 
   информировать руководителей организаций, а при необходимости органы государственной власть о  выявленных  недостатка в    сохранности документов  и  организации  работы  с  документами   в  делопроизводстве; участвовать   в   работе  других   совещательных   органов организаций   при рассмотрении ими вопросов, относящихся к компетенции архива.
6. Привлекать в установленном порядке из других организаций 
   квалифицированных специалистов в качестве консультантов, экспертов.

 

 

2. Анализ структуры управления и организации работы Государственного Архива Кемеровской области в г. Новокузнецке

 

В данном Государственном учреждении применяется линейная структура управления.

Линейная организационная  структура относится к простейшему  виду бюрократических структур, в  ней воплощены принципы централизма  и единоначалия. Руководитель наделен  всеми видами полномочий и осуществляет единоличное руководство. Руководитель несет полную ответственность за результаты деятельности вверенного ему  объекта.

Представляет собой взаимодействие руководителя и подчиненных. Применяется  в основном на низших ступенях управления [11].

Каждый подчиненный имеет  только одного руководителя, а каждый руководитель − нескольких подчиненных  в соответствии с нормами управляемости. Поэтому рост предприятия ведет к увеличению числа уровней управления.

Область применения:

− предприятия с численностью до 300-500 человек с высоким уровнем технологической и предметной специализации (металлообработка, оказание однородных услуг, сборка и т. п.);

− предприятия местной промышленности (изготовление продукции из местного сырья, производство товаров широкого потребления);

В Государственном Архиве Кемеровской области в г. Новокузнецке существует следующая организационная структура, представленная на схеме 2:

 

 

 

 

 

 

 

Схема 2 – Организационная  структура ГУ Архива Кемеровской обл. в г. Новокузнецке

 

Функции выполняемые всеми работниками архива:

Директор архива выполняет следующие управленческие процессы: организует деятельность  Архива  и  несет  персональную 
ответственность за выполнение возложенных на Учреждение задач.

Заместитель директора по основной деятельности - осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора учреждения.

Главный бухгалтер - осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и вести контроль за, экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов.