Основные положения и порядок учета материальных ценностей

Приступив к ревизии ценностей, руководитель ревизионной комиссии опечатывает (опломбировывает) хранилище ценностей, берет под свой контроль все ценности, находящиеся под ответственностью должностных  лиц,  ответственных  за сохранность ценностей.

Количественный состав ревизионной комиссии имеет смысл определять исходя из объемов ревизуемых ценностей либо отталкиваясь от типа ревизуемого подразделения (в главных хранилищах кредитной организации и филиалов оптимальное общее количество участников ревизионной комиссии - 3-4 человека). В более мелких подразделениях право определять количество участников ревизионной комиссии возложено на должностное лицо кредитной организации (филиала), имеющее право подписи распорядительных документов на проведение ревизий. Членами ревизионной комиссии могут являться сотрудники кредитной организации либо временной администрации и территориального учреждения Банка России (в случае введения временной администрации).

О проведенной ревизии ценностей кредитной организации составляется акт ревизии ценностей за подписью всех работников кредитной организации и членов рабочей группы, участвовавших в ревизии, а также должностных лиц кредитной организации, ответственных за сохранность ценностей. Один  экземпляр акта ревизии ценностей остается в кредитной организации, другой - передается руководителю рабочей группы и прикладывается к акту проверки.

Причины всех выявленных расхождений фактического наличия ценностей с данными учета указываются в акте ревизии ценностей или оформляются объяснительными записками.

1.3 Документальное оформление движения материальных ценностей

Учет материальных ценностей кредитной организации осуществляется на основании документов, утвержденных Учетной политикой кредитной организации (требования, накладные), или для этих целей используются унифицированные формы, предусмотренные Росстатом для учета основных средств, нематериальных активов и материалов.

Материальные ценности поступают в кредитную организацию от поставщиков, подотчетных лиц, закупающих материалы за наличный расчет, от списания пришедших в негодность основных средств.

Для получения от поставщиков материальных ценностей кредитная организация (или ее подразделение) выдает доверенности лицам, состоящим  в штате кредитной организации, на бланках установленной формы. Доверенности подписываются должностными лицами, уполномоченными руководством банка, и оформляются его печатью.

Выдаваемые доверенности регистрируются в журнале учета доверенностей. В этом журнале до начала выдачи доверенностей должны быть пронумерованы все листы. Журнал ведется по следующей форме:

· номер доверенности и дата ее выдачи;

· срок действия доверенности;

· должность, фамилия, имя, отчество лица, которому выдана доверенность;

· наименование поставщика;

· расписка лица, получившего доверенность;

· отметка о выполнении поручения по данной доверенности с указанием названия документа,

· его номера и даты.

Получение материальных ценностей возлагается приказом по банку на определенных работников, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности.

При получении груза доверенные работники банка тщательно проверяют соответствие количества получаемых мест и знаков маркировки на них количеству грузовых мест и знакам маркировки, указанным в транспортной накладной, состояние тары и упаковки прибывших мест.

При приеме ценностей, приобретенных за наличный расчет, составляется приходная накладная.

Отпуск материальных ценностей производится по соответствующим документам. При отпуске материальных ценностей представителям филиалов банка получатели ценностей должны обязательно сдавать доверенность на право получения ценностей, оформленную подписями управляющего, главного бухгалтера и печатью.

Стоимость безвозмездно принятых ценностей определяется комиссией из представителей передающей организации и банка, о чем составляются протокол о договорной цене и приемо-сдаточный акт, на основании которого производится оприходование принятых ценностей.

При передаче в эксплуатацию материальных ценностей для использования в составе основных средств составляется акт ввода в эксплуатацию за подписями членов создаваемой комиссии. Акт утверждается руководителем банка (его заместителем).

Со всеми должностными лицами, ответственными за сохранность материальных ценностей, при приеме на работу в установленном законом порядке заключается договор о полной материальной ответственности.

Складской учет ведется по месту эксплуатации, хранения ценностей лицом, ответственным за их сохранность.

Учет ведется на карточках, в книгах с открытием на каждый вид ценностей отдельного лицевого счета, на электронно-вычислительных машинах.

Отпуск материальных ценностей производится на основании требований, подписанных начальником структурного подразделения банка.

Требования составляются в трех экземплярах, из которых:

-первый экземпляр сдается в бухгалтерию и служит основанием для списания со счета по учету ценностей;

-второй экземпляр остается у лица, ответственного за хранение ценностей, для пользования при ведении складского учета;

-третий экземпляр вручается получателю.

В требовании указывается цель использования ценностей.

Передача материальных ценностей от одного должностного лица, ответственного за сохранность материальных ценностей, другому должностному лицу, ответственному за сохранность материальных ценностей, производится по распоряжению руководителя

хозяйственной службы, согласованному с соответствующими структурными подразделениями. Передача оформляется накладной.

Накладная составляется в четырех экземплярах, из которых:

-первый экземпляр сдается в бухгалтерию с отчетом должностного лица, передающего ценности;

-второй экземпляр остается у должностного лица, передающего ценности, для отражения по складскому учету;

-третий экземпляр сдается в бухгалтерию должностным лицом, принявшим ценности;

-четвертый экземпляр остается у должностного лица, принявшего ценности, для отражения по складскому учету.

При необходимости списания материальных ценностей вследствие их амортизации, порчи создается комиссия для подготовки акта. Комиссия создается распоряжением руководства банка, которая осматривает предметы, намеченные к списанию, особенно не полностью амортизированные. По результатам комиссия составляет акт.

Акт составляется в двух экземплярах, рассматривается и утверждается председателем Правления банка или его заместителем.

Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй экземпляр используется должностными лицами для отражения по складскому учету.

Должностные лица, ответственные за сохранность материальных ценностей, в сроки, установленные руководством банка, но не реже одного раза в неделю сдают в бухгалтерию банка отчетность о приходе и расходе материальных ценностей.

Отчетность состоит из приходных и расходных документов, включенных в реестр приходных и расходных документов. Реестр составляется в двух экземплярах.

организация материальные ценности учет ревизия

Глава 2. Порядок учета материальных ценностей в банке

2.1 Учет поступления, движения и выбытия материальных запасов

В составе материальных запасов учитываются материальные ценности (за исключением учитываемых в составе основных средств), используемые для оказания услуг, управленческих, хозяйственных и социально-бытовых нужд.

Материальные запасы принимаются к учету по фактической стоимости, которая определяется исходя из затрат на их приобретение, включая наценки, комиссионные вознаграждения, уплаченные снабженческим, внешнеэкономическим и иным организациям, таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые силами сторонних организаций.

Учет материальных запасов производится на следующих счетах:

N 61002 "Запасные части"

N 61008 "Материалы"

N 61009 "Инвентарь и принадлежности"

N 61010 "Издания"

N 61011 "Внеоборотные запасы".

На счете N 61002 "Запасные части" учитываются запасные части, комплектующие изделия, предназначенные для проведения ремонтов, замены изношенных частей оборудования, транспортных средств и тому подобное.

На счете N 61008 "Материалы" учитываются однократно используемые (потребляемые) для оказания услуг, хозяйственных нужд, в процессе управления, технических целей материальные запасы. На этом же счете учитываются запасы топлива и горюче-смазочных материалов (в том числе и в виде талонов на них), тара, упаковочные материалы, бумага, бланки, кассеты, дискеты, а также другие носители, предназначенные для хранения информации, и тому подобное.

Единицей учета материалов является единица, на которую была установлена цена приобретения (единица веса, длины, площади, штука, пачка и тому подобное).

На счете N 61009 "Инвентарь и принадлежности" учитываются инструменты, хозяйственные и канцелярские принадлежности, основные средства ниже установленного лимита стоимости и другие.

На счете N 61010 "Издания" учитываются книги, брошюры, пособия, справочные материалы и тому подобные издания, включая записанные на магнитных и других носителях информации.

На счете N 61011 "Внеоборотные запасы" учитывается имущество, приобретенное в результате осуществления сделок по договорам отступного, залога до принятия кредитной организацией решения о его реализации или использовании в собственной деятельности.

Инвентарный учет указанного имущества осуществляется в порядке, установленном для основных средств.

Аналитический учет материальных запасов ведется в разрезе объектов, предметов, видов материалов, материально ответственных лиц и по местам хранения.

Материальные запасы (кроме внеоборотных запасов) списываются на расходы при их передаче материально ответственным лицом в эксплуатацию или на основании соответствующим образом утвержденного отчета материально ответственного лица об их использовании.

Руководитель кредитной организации определяет порядок списания отдельных видов и категорий материальных запасов на расходы.

Материальные запасы списываются в эксплуатацию по стоимости каждой единицы.

В целях обеспечения сохранности материальных запасов кредитной организацией должен быть организован надлежащий контроль за их движением.

Операции по приобретению материальных запасов отражаются в бухгалтерском учете следующим образом.

При оплате материальных запасов осуществляются бухгалтерские записи:

Дебет счета 60312 «Расчеты с поставщиками, подрядчиками и покупателями»

Кредит счетов 30102 «Корреспондентские счета кредитных организаций в Банке России», 40702 «Коммерческие организации», 20202 «Касса кредитных организаций»

При получении материальных запасов осуществляются бухгалтерские записи: Дебет счетов 61002 «Запасные части», 61008 «Материалы», 61009 «Инвентарь и принадлежности», 61010 «Издания».

Кредит счета 60312 «Расчеты с поставщиками, подрядчиками и покупателями»

При передаче материалов в подразделении кредитной организации, передающем материалы, оформляются проводки:

Дебет счета 30302 "Расчеты с филиалами, расположенными в Российской Федерации" отдельный лицевой счет подразделения, получающего материалы

Кредит счетов 61002, 61008, 61009, 61010;

в подразделении, получающем материалы:

Дебет счетов 61002, 61008 , 61009, 61010

Кредит счета 30301 "Расчеты с филиалами, расположенными в Российской Федерации".

При отнесении стоимости материальных запасов на расходы при передаче их в эксплуатацию или при использовании осуществляются бухгалтерские записи:

Дебет счета 70606 «Расходы»

Кредит счетов 61002, 61008, 61009, 61010;

Материальные запасы, полученные безвозмездно:

Дебет счетов 61002, 61008, 61009, 61010

Кредит счета 70601 «Доходы»

Учет материальных запасов, выбывающих по договору мены:

Дебет счета 61209 «Выбытие (реализация) имущества»

Кредит счетов 61002, 61008, 61009, 61010.

Учет внеоборотных запасов, полученных в результате осуществления сделок по договорам отступного (залога):

Дебет счета 61011 «Внеоборотные запасы»

Кредит счета 60322 «Расчеты с прочими кредиторами».

2.2 Учет использования горюче-смазочных материалов

Горюче-смазочные материалы учитываются в бухгалтерском и налоговом учете по фактическим затратам.

Учет горюче-смазочных материалов осуществляется на балансовом счете 61008 "Материалы" отдельный лицевой счет "Горюче-смазочные материалы", открываемый в разрезе каждого автомобиля, автобуса, инкассаторской машины, используемых в кредитной организации.

Выдача водителям денежных средств для приобретения горюче-смазочных материалов оформляется следующей проводкой:

Дебет счета 60308 «Расчеты с работниками по подотчетным суммам» по лицевому счету водителя

Кредит счета 20202;

получение авансового отчета от водителя:

Дебет счета 61008 - отдельный лицевой счет "Горюче-смазочные материалы" в разрезе каждого вида автотранспорта

Кредит счета 60308 - по лицевому счету водителя;

Списание затраченных горюче-смазочных материалов:

Дебет счета 70606 «Расходы»

Кредит счета 61008 - отдельный лицевой счет «Горюче-смазочные материалы» в разрезе каждого вида автотранспорта.